5 grupės pokalbiams darbe būtini priedai

Nekyla jokių abejonių, kad grupės pokalbis pakeitė mūsų darbo būdą. Mums nebereikia planuoti asmeninių ar konferencinių skambučių, kad iškart gautume atsakymus į klausimus, paskleistume informaciją arba telktume įvairias idėjas. Mes visa tai galime padaryti naudodami komandos pokalbius, kuriuos visi gali peržiūrėti ir į kuriuos gali reaguoti realiuoju laiku.

Šiuo metu daugelis organizacijų turi kokio nors tipo grupės pokalbių programą, tačiau jei ją naudojate tik pasikalbėti su kolegomis apie projekto darbus (arba planuojamus pietus), nepasinaudojate tam tikromis puikiomis funkcijomis, padedančiomis padidinti produktyvumą ir prasmingiau išnaudoti bendravimo laiką, ar būtumėte tame pačiame biure, ar išsibarstę visame pasaulyje.

Kad pasiektumėte daugiau per kitą grupės pokalbį, ieškokite tarnybos, suteikiančios prieigą prie įvairių funkcijų ar priedų, įskaitant:

  • Bendradarbiavimą kuriant failus: kai kurie pokalbių įrankiai leidžia faktiškai atidaryti failus ir dirbti su jais kartu su kitais asmenimis realiuoju laiku. Ši patogi funkcija padeda užtikrinti, kad bus įtrauktos visos idėjos, keitimai bei naujinimai ir kiekvienas komandos pokalbio narys turės galimybę peržiūrėti dokumentus ir iškart juos patvirtinti. Žinoma, jei kam nors reikia papildomo laiko, jie gali atsisiųsti failą, atlikti keitimų arba įtraukti komentarų, tada nusiųsti jį į pokalbį. Tokiu būdu visi pranešimai dėl failo pateikiami vienoje vietoje.
  • Prieigą prie programų: vis dažniau programas pasitelkiame imdamiesi projektų biure ir kelyje, todėl logiška pasirinkti grupės pokalbių programą, kuri yra integruojama ir į kitas programas, kurias naudojate. Pavyzdžiui, jei naudojate failų saugyklos arba bibliotekos programą, kuri leidžia vienoje vietoje saugoti ir tvarkyti visus projekto dokumentus, nuotraukas, vaizdo ir garso įrašus, pasirinkite grupės pokalbių tarnybą, kuri suteiktų prieigą prie programos tiesiogiai iš pokalbio. Turint galimybę pateikti dokumentus pokalbio lange, juos lengviau aptarti.
  • Pokalbio istoriją: komandos pokalbių programos, kurios suteikia galimybę peržiūrėti visą pokalbių istoriją, palengvina susitikimų protokolų, dokumentų užklausų arba failų keitimų registravimą, taip pat suteikia galimybę paprastai peržiūrėti, kas kuo prisidėjo prie pokalbio. Tad jei kuriam nors diskusijos dalyviui reikia aiškumo, tereikia vieną kartą spustelėti. O jeigu kuris nors komandos narys negalėjo prisijungti prie pokalbio, norėdamas prisivyti, turės tik peržiūrėti pokalbio istoriją.
  • Grupės skambučius: tiems kartams, kai svarbu kalbėti ir gyvai matyti pokalbio dalyvius (ne tik peržiūrėti jų kompiuterius ar dokumentus), ieškokite grupės pokalbių programos, kuri integruojama į jūsų mėgstamą vaizdo pokalbių programą. Tokiu būdu, visi galite pereiti į skambutį tiesiogiai iš grupės pokalbio.
  • Susitikimo planuoklę: projektų vadovams ir visiems, planuojantiems susitikimus, turint prieigą prie susitikimo planavimo programos, lengviau planuoti pokalbius, skambučius ir asmeninius susitikimus. Turint galimybę matyti visų komandos narių kalendorius vienoje vietoje, tiek dalyvaujant gyvame pokalbyje, tiek nedalyvaujant, lengva planuoti tolesnes diskusijas.

Komandos pokalbių programos leidžia susisiekti su kartu dirbančiais asmenimis, ar jie būtų tame pačiame pastate, ar kažkurioje pasaulio vietoje. O turint galimybę naudoti įtaisytąsias funkcijas, pavyzdžiui, bendradarbiavimą kuriant dokumentą, ir įtraukti programas, pavyzdžiui, grupės skambučių tarnybas, jos tampa dar naudingesnės. Tiesiog būtinai pasirinkite savo grupės pokalbių programą protingai ir pasikliaukite tokia, kurią teikia patikimą istoriją turinti įmonė, užtikrinanti įsipareigojimus ateičiai. Juk tikriausiai nenorite savo komandai kasmet pristatyti vis naują pokalbių programą, todėl, įsitikinkite, jog pasirinktoji rinkoje išliks ilgai.

Apie autorių

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Manage my business

5 mažai naudojamos projektų valdymo programos funkcijos

Skaitykite daugiau
Manage my business

Išlaisvinkite komandas pagerindami bendradarbiavimą

Skaitykite daugiau
Manage my business

Tvarkykite užduotis su užduočių valdymo programine įranga

Skaitykite daugiau

Augimo centre nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.