6 būdai, kaip padaryti virtualiuosius susitikimus efektyvesnius

Kada paskutinį kartą turėjote asmeninį susitikimą? Pripažinkime – šiandienos darbo susitikimai tampa vis labiau elektroniniai. Nors internetiniai ar virtualūs susitikimai gali būti patogūs, jie taip pat sumažina dalyvių atsakingumą, nes galima lengviau prarasti žmonių dėmesį. Kai žmonės išsiblaško, susitikimo metu prarandamas dėmesys ir prireikia daugiau laiko kartojimui.

Norėdami sekti savo susitikimus ir neatsilikti nuo tvarkaraščio, pasinaudokite šiais šešiais patarimais ir pakeiskite savo kasdienius procesus.

1. Dienotvarkės veiksmai. Nesvarbu, ar jūsų susitikimo dalyviai yra tame pačiame pastate, ar kitoje pasaulio pusėje, svarbu sutelkti visų dėmesį į aptariamus dalykus. Nors oficialios dienotvarkės ir nebėra tokios madingos kaip kadaise, grąžinkite šią praktiką. Įtraukite susitikimo temas į savo kalendoriaus kvietimo tekstą arba el. paštu išsiųskite dokumentą likus 24–48 valandoms iki paskirtojo laiko. Tokiu būdu suteiksite visoms šalims galimybę nustatyti lūkesčius dėl susitikimo tikslų. Ir, taip, – jei esate susitikimo dienotvarkės gavėjas, perskaitykite ją! Net jei projekto ar diskusijos temas žinote, galite sužinoti svarbios informacijos apie požiūrio taškus ar svarstomas problemas, nes niekada nėra smagu būti nemaloniai nustebintam.

2. Pasiruoškite savo klausimus. Nesvarbu, ar jūsų susitikimas turi nustatytą dienotvarkę, įsitikinkite, kad žinote, kokie yra jūsų tikslai. Prieš susitikimą pasiruoškite bet kokias pastabas ar pagrindinę informaciją, kuria gali reikėti pasinaudoti, taip pat apgalvokite klausimus. Turint paruoštą sąrašą arba punktus su ženkleliais, nereikės galvoti jokių klausimų vietoje, taip pat galima iš karto įsitraukti į diskusiją. Užsirašykite klausimus dienotvarkėje, jei tokia yra, arba iš anksto pasiruoškite pastabų dokumentą, viršuje apibrėždami pradinius tikslus ar mintis. Nesvarbu, koks yra jūsų pasiruošimo stilius, taikydami šią pasiruošimo praktiką užtikrinsite, kad susitikimo dieną gausite priminimą apie savo dienotvarkę.

3. Išspręskite su technologijomis susijusias problemas. Nesvarbu, ar tai pirmasis, ar milijoninis jūsų internetinis susitikimas, įsitikinkite, kad žinote, kaip naudotis turima technologija. Patikrinkite, kaip skambinti, ir ar veikia jūsų garsiakalbiai. Jei jūsų konferencijai arba (su susitikimu susijusiam) el. paštui ar pastaboms pasiekti reikalingas internetas, patikrinkite „Wi-Fi“ ryšį. Pradinis nusivylimas dažnai atsiranda tada, kai tam vienam asmeniui prireikia dar vienos minutės prie konferencijos linijos prisijungti. Nebūkite tuo asmeniu – pasiekite savo konferencijų salę ir prisijunkite iš anksto. Net jei nustatysite savo telefono garso nutildymą iki kol prisijungs kiti žmonės, bent jau galėsite sutelkti dėmesį į savo kalbos turinį, o ne į tai, kaip apskritai prisijungti.

4. Bendrinimas yra svarbus. Jei peržiūrite bet kokią informaciją su papildomais vaizdiniais elementais ar statistika arba jei nurodote išorinius dokumentus, įsitikinkite, kad visi spėja įsisavinti informaciją. Nustatykite ekrano bendrinimą, kad galėtumėte sutelkti auditorijos dėmesį į tuo metu aptariamus dalykus. Šis veiksmas gali padėti išvengti klausimų „Palaukite! Kur mes esame?"klausimų" ir ","Palaukite, man reikia patekti į reikiamą puslapį." Bendrinti savo ekraną nebereikia pauzių ir akimirkos painiavos. Tiesiog atminkite: jei bendrinate ekraną, būtinai išjunkite visas el. pašto, telefono ar pranešimų programas arba informacinius pranešimus, kad išvengtumėte akimirkų, kurios gali priversti pasijusti nepatogiai.

5. Būkite konkretūs. Vienas iš internetinių susitikimų iššūkių – žinojimas, kas ruošiasi kalbėti arba kas turi įsiterpti. Priklausomai nuo susitikimo dalyvių ir jų asmenybių, virtualiųjų susitikimų metu gali būti visko – nuo akimirkų, kai visi kalba vienu metu ir pertraukia vieni kitus, iki ilgų pauzių kam nors baigus kalbėti. Siekdami išvengti neaiškios balsų maišaties ar tylos akimirkų, parenkite klausimus, skirtus konkretiems susitikimo dalyviams. Jei žmonės dirba kartu arba jiems reikalingi kiti proceso veiksmai, kad būtų galima eiti pirmyn, nebijokite konkrečiai paklausti, ar jie turi ką pridurti arba ar turi papildomų klausimų. Būdami konkretūs ir taip pakreipdami pokalbį, užtikrinsite maksimaliai efektyvų susitikimo laiko išnaudojimą ir leisite visiems pasisakyti.

6. Asmenybės privilegijos. Internetiniai, telefoniniai ar virtualieji susitikimai gali būti stabdys – nematoma kūno kalba, todėl neįmanoma žinoti, kaip žmonės reaguoja arba ar jie apskritai seka aptariamą informaciją. Jei norite, kad žmonės neprarastų dėmesio, pirmajame plane turi būti jūsų asmenybė. Būkite tokia pat puiki asmenybė kaip ir tada, kai bendraujate asmeniškai. Arba būkite dar geresni, jei to reikia susitikime. Būdami energingi, sudominsite savo auditoriją ir sutelksite jos dėmesį į aptariamas temas. Jie nenorės nukreipti dėmesio, ypač jei turite įprotį tiesiogiai paklausti žmonių, ką jie mano apie aptariamus dalykus. Visiems maksimaliai įsitraukus į susitikimą, jūsų susitikimo punktai galės būti greitai aptariami, o jūs patys galėsite apimti daugiau medžiagos per trumpesnį laiką.

Koks bebūtų susitikimo formatas, klaidžioti virtualioje maišatyje nebereikia. Jei būsite pasiruošę ir sudominsite savo kolegas, jūsų susitikimai bus aiškūs ir nukreipti į apibrėžtus tikslus.

Nekenkia jūsų organizacijos Tūkstantmečio kartos? Testą.

Apie autorių

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Business Tips

5 būdai, kaip dirbti namuose, kad jaustumėtės taip, lyg būtumėte biure

Skaitykite daugiau
Business Tips

Kaip dirbti iš namų ir gerai atrodyti tai darant

Skaitykite daugiau
Business Tips

Neįprastas bendradarbiavimas: nauji nuotolinių komandų darbo kartu būdai

Skaitykite daugiau

Augimo centre nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.