Raskite jūsų poreikius atitinkančias el. pašto tarnybos funkcijas

El. pašto tarnybos naudojamos beveik visose internetinėse veiklose, pradedant ryšių palaikymu su klientais ir kolegomis ir baigiant socialinių tinklų paskyrų nustatymu ir apsipirkimu internetu. Ir praktiškai visose pasaulio šalyse žmonės yra prijungti prie el. pašto kliento ir tai leidžia gyventi šiuolaikinį gyvenimą. Tiesą sakant, remiantis „The Radicati Group, Inc.“ atliktu tyrimu, 2017 m. apytikriai pusė pasaulio gyventojų naudojosi el. paštu ir „iki 2021 m. pabaigos el. pašto vartotojų visame pasaulyje bus daugiau nei 4,1 milijardo“. Tai stulbina ir parodo, kokios svarbios tapo el. pašto platformos.

Tačiau el. paštas nebėra tik būdas siųsti ir gauti paprastus pranešimus. Per inovacijas, sukurtas padėti asmenims ir organizacijoms efektyviau ir produktyviau bendrauti, el. paštas išaugo ir dabar apima platų įrankių, galinčių iš tiesų pagerinti darbo metodus, asortimentą. Žinoma, ne kiekvienai įmonei reikia pasiekti visus galimus įrankius, tad toliau sprendimus išskirstėme į „pagrindinius“ ir „išplėstinius“. Tai gali jums padėti nuspręsti, kokio tipo el. pašto klientas jums tinka. Apžvelkime.

Pagrindinės funkcijos

Dauguma nemokamų el. pašto tarnybų teikia kelias pagrindines funkcijas, kurios leidžia efektyviai valdyti ir tvarkyti el. laiškus, pavyzdžiui:

  • Automatiniai atsakymai. Suteikdama galimybę sukurti pranešimą, kuris automatiškai siunčiamas visiems, susisiekusiems su jumis el. paštu, ši funkcija leidžia lengvai informuoti kitus žmones, kad esate išvykę iš biuro, kada grįšite ir į ką jie turėtų kreiptis, kol jūsų nėra.
  • Taisyklių taikymas. Taisyklės yra veiksmai, kuriuos galite automatiškai pritaikyti gaunamiems ir (arba) siunčiamiems laiškams. Jos suteikia jums laisvę rinktis kas suaktyvina taisyklę ir kokie veiksmai atliekami, kai taisyklė suaktyvinama. Pavyzdžiui, jei norite, kad visi jūsų vadovo atsiųsti laiškai patektų į specialų aplanką, galite juos tvarkyti nustatydami taisyklę. Arba, jei norite iš karto panaikinti laiškus, kurių temoje būtų „dalyvaudamas šiandien“, galite sukurti taisyklę, kuri leis tai padaryti.
  • Aplankai. Dauguma nemokamų el. pašto tarnybų siūlo kokio nors tipo funkcijas, skirtas organizacijoms, pvz., aplankus, kad galėtumėte rankiniu būdu rūšiuoti ir laikyti pranešimus, taikydami kokią nors geriausiai jums tinkančią sistemą. Pavyzdžiui, jei dirbate su „projektu X“, galite sukurti aplanką pavadinimu „Projektas X“ ir rankiniu būdu perkelti visus su projektu susijusius pranešimus į tą aplanką: bus lengviau kaupti įrašus apie pranešimus, susijusius su projektu. Arba, jei tyrinėjate įmonei reikalingo produkto kainas, galite sukurti aplanką, skirtą visiems iki šiol gautiems pranešimams bei sąmatoms ir laikyti juos vienoje patogioje vietoje.

Papildomos funkcijos su įmonės lygio el. pašto tarnybomis

Žinoma, kai reikia padaryti daugiau, nei leidžia pagrindinės funkcijos, atsakymu gali tapti įmonės lygio el. paštas. Nors visi el. pašto klientai yra skirtingi, tam tikrų tipų funkcijos, kurias tikitės rasti įmonės lygio sprendime, apima:

  • Saugų ryšį el. laiškais ir saugyklą. Naudojant šifravimą ir įvairias patobulintos saugos funkcijas, daugelis įmonių lygio el. pašto sprendimų turi galią išlaikyti visų jūsų laiškų saugą, tiek perduodant, tiek aplanke Gauta.
  • Bendrinamus kalendorius. Naudodami bendrinamus kalendorius matote, kada su kuo nors (arba visa komanda) galima susitikti, o tai padeda lengviau planuoti laiką su jais ir kitus grupės įvykius, kad jie vyktų visiems patogiu metu. Bendrinami kalendoriai taip pat gali būti puikus būdas informuoti kitus žmones, kad būsite išvykę iš biuro. Tiesiog įtraukite savo atostogų kalendoriaus elementą ir atitinkamai užblokuokite laiką, tuomet visi asmenys, turintys prieigą prie kalendoriaus, matys, kada jūsų nebus.
  • Pranešimų siuntimą keliems asmenims naudojant vieną el. pašto pseudonimą. Kai kurios el. pašto tarnybos leidžia lengvai vienu metu nusiųsti pranešimą visiems žmonėms, su kuriais dirbate ties tam tikru projektu, naudojant tik vieną vardą. Tad, tarkim, ties projektu dirbate su 10 žmonių. Galite įtraukti tuos 10 žmonių į grupę, pavadinti ją „Projekto X komanda“ ir siųsti tiems 10 žmonių pranešimą kaskart, kai el. laiško adresatu pasirenkate „Projekto X komandą“: tai leidžia lengvai bendrinti failus ir visus informuoti.
  • El. laiškų saugojimą. Siekiant atitikti pramonės šakos ir valstybinių reglamentų bei savo įmonės valdymo standartų reikalavimus, nepaprastai svarbu archyvuoti savo įmonės el. laiškus. Laimei, dauguma įmonės lygio el. pašto sprendimų suteikia galimybę nustatyti savo saugojimo strategijas, kad galėtumėte archyvuoti tai, ko jums reikia, ir tiek laiko, kiek reikia.

Nemokamos el. pašto tarnybos turi vietos po saule ir jei jūs esate vieno asmens įmonė, jos gali būti būtent tai, ko jums reikia, kad galėtumėte pradėti. Tačiau jei valdote įmonę, kurioje dirba daugybė darbuotojų, arba jūsų įmonei taikomi pramonės šakos ar valstybinių reglamentų reikalavimai, arba reikia daugiau galimybių, ne tik siųsti ir gauti pranešimus, įmonės lygio el. pašto sprendimas jums puikiai tiks ir suteiks jums įrankius, padėsiančius dirbti, auginti ir teisingai plėtoti verslą.

Apie autorių

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Business Tech

Ką augančios įmonės turi žinoti apie el. pašto archyvavimą

Skaitykite daugiau

Augimo centre nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.