Supaprastinkite turinį naudodami įmonės turinio valdymą

Rinkodaros medžiaga, sutartys, el. laiškai, klientams skirtos pateiktys ir potencialiam klientui skirta medžiaga, skaičiuoklės, tekstiniai failai, pdf failai, nuotraukos, vaizdo įrašai, formos, sąskaitos faktūros, pretendentų gyvenimo aprašymai. Tiek mažos, tiek didelės organizacijos yra turinio kūrimo mašinos. Ir nors kurti tą turinį gali būti lengva, jį tvarkyti yra ne toks jau paprastas uždavinys.

Su juo susitvarkyti padeda įmonės turinio valdymo (ECM) sprendimai. Jie suteikia galimybę tvarkyti ir valdyti turinį viso gyvavimo ciklo metu – nuo sukūrimo iki archyvo. Bet kaip ir visa kita, įmonės turinio valdymo sistemos sukurtos nevienodai, tad peržiūrėkime tam tikras funkcijas, kurios gali padėti tvarkyti turinį (ir padaryti pasiekiamą) ir tuo pačiu padėti jūsų komandai efektyviau dirbti.

  • Viena saugykla įvairiausių tipų turiniui. Pasirinkę ECM tarnybą, suteikiančią galimybę išsaugoti vaizdo įrašus, skaičiuokles, vaizdus, tekstinius dokumentus ir kt. vienoje vietoje, galite visus konkretaus projekto ar iniciatyvos failus laikyti kartu.
  • Sukurkite pagrindinius aplankus su praktiškai neribotu poaplankių skaičiumi. Tad, jei turite projektą ar iniciatyvą, kuri vyksta nuolat arba kartą per metus, galite tiesiog sukurti vieną pagrindinį aplanką, tarkim, Trasos valymas, tada sukurkite kiekvieniems metams, kai dirbate su iniciatyva, skirtus poaplankius. Kiekviename iš tų poaplankių galite sukurti papildomų poaplankių tokiems dalykams, kaip sutartys, savanorių formos, rinkodaros medžiaga ir pan.
  • Lengvai redaguokite dokumento ypatybes arba metaduomenis. Turėdami galimybę rasti ir redaguoti failo metaduomenis pačiame dokumente, galite sutaupyti laiko ir užtikrinti, kad failai bus tinkamai pažymėti ateityje vykdomoms paieškoms.
  • Valdykite prieigą prie informacijos. Ne visiems organizacijos nariams reikia pasiekti visus dokumentus. Naudodami ECM, kuri suteikia galimybę taikyti apibrėžtas teises, skirtas dokumentams, failų grupėms, visoms sistemos dalims arba pačiai sistemai, galite labai griežtai valdyti, kas kokį turinį mato.
  • Dirbkite bendradarbiaudami. Kai kurie ECM sprendimai suteikia galimybę kurti dokumento darbo eigas, kurios leidžia sekti ir bendradarbiauti su kitais dirbant su į dokumentą orientuotais procesais naudojant programas, kuriomis jau pasitikite.
  • Paleisti medijos turinį iš savo įmonės turinio valdymo sistemos. Organizacijoms, naudojančioms vaizdo ir garso įrašų failus, suteikta galimybė leisti medijos failus iš pačios ECM, gali sutaupyti komandos laiko sumažinant veiksmų, kuriuos reikia atlikti norint peržiūrėti arba pasiklausyti, skaičių.
  • Saugokite ir apsaugokite verslo įrašus ir svarbius teisinius failus. Naudodami saugią saugyklą, galite užtikrinti, kad jūsų įrašai ne tik saugomi užrakinti ir galutinės būsenos, tačiau juos lengva rasti ir gauti, jei jų kada nors prireiktų vykdant teisinį aptikimą. Ir turint patogią prieigą prie visų dokumentų, galima sumažinti bendras aptikimui reikalingas sąnaudas.
  • Paieška pagal raktažodžius EMC tarnyba, leidžianti vartotojams ieškoti dokumentų ir informacijos pagal raktažodžius, gali padėti jūsų komandai rasti failus, apie kuriuos ji net nežino, bet kurie gali būti aktualūs projektui, su kuriuo ji dirba: o tai gali padėti sutaupyti laiko ir dirbti efektyviau. Srityse, kuriose gali būti ieškoma, turi būti įtrauktas dokumento tekstas, metaduomenys, komentarai ir kt. Be to, dokumentų turėtų būti galima ieškoti pagal sukūrimo datą.
  • Prieinama įvairiais įrenginiais. Pasirinkdami įmonės turinio valdymo sprendimą, sukurtą naudoti kompiuteriuose, nešiojamuosiuose kompiuteriuose, planšetiniuose kompiuteriuose ir telefonuose, vartotojai gali pasiekti reikiamus failus, kai jiems reikia – ar būdami biure, ar dirbdami nuotoliniu būdu, ar keliaudami, ar išorinių susitikimų metu.

Galinčios saugoti, apsaugoti, rasti, tvarkyti ir kurti failus bei dokumentus vienoje vietoje, įmonės turinio valdymo tarnybos leidžia supaprastinti komandos bendravimą, darbą su projektais ir net teisinį aptikimą. Ir ar jūsų organizacija turi vos keletą darbuotojų viename biure, ar joje dirba tūkstančiai žmonių visame pasaulyje, įmonės turinio valdymo sistema gali padėti palaikyti tvarką.

Apie autorių

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Business Tech

Penkios priežastys, kodėl jūsų įmonei reikia intraneto

Skaitykite daugiau
Business Tech

Susitikimų ateitis – AI naudojimas siekiant pagerinti komandos bendradarbiavimą

Skaitykite daugiau
Business Tech

Kaip įmonei pasirinkti tinkamą intraneto programinę įrangą

Skaitykite daugiau
Business Tech

Neprapulkite netvarkoje: naudokite geresnį duomenų bazių valdymą

Skaitykite daugiau

Augimo centre nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.