Ką augančios įmonės turi žinoti apie el. pašto archyvavimą

Daugumai biuro darbuotojų el. laiškų siuntimas ir atsakymas į juos nebėra atskira nustatyta užduotis, o greičiau tai, ką reikia atlikti nuolat, ir kai kuriais atvejais tai turi būti atliekama beveik automatiškai, tarsi kvėpavimas. Tiesiog pažvelkite į skaičius: šių metų pabaigoje būsime išsiuntę ir gavę daugiau nei 215 milijardų laiškų. O iki 2020 metų pabaigos… Daugiau nei 257 milijardus.

Tai labai didelis kiekis el. laiškų.

Tai taip pat labai daug svarbios informacijos. Įsivaizduokite visus dokumentus, vaizdus ir duomenis, saugomus statistiniame aplanke Gauta. O ką kalbėti apie pagrindinę korespondenciją, idėjų telkimo seansus ir priimtus sprendimus… Ar jūsų įmonė daro viską, ko reikia norint apsaugoti jos intelektinę nuosavybę? Skaitykite toliau, kad sužinotumėte apie kai kuriuos el. pašto archyvavimo aspektus, kuriuos turėtų apsvarstyti augančios įmonės.

Atitikties aspektai

Pradėkime nuo pagrindinių dalykų. El. pašto archyvavimas yra būtent tai, ką nurodo pavadinimas: tai yra asmens el. laiškų saugojimo ir jų ieškos galimybės įgalinimo procesas. Ir to reikalauja įstatymai.

Prieš dešimt metų buvo nustatytos taisyklės, pagal kurias visos įmonės privalo laikyti elektroninius verslo duomenų, įskaitant el. laiškus, įrašus. Teismo ieškinio atveju kiekvienas įrašas turi būti lengvai pasiekiamas, vadinasi, vien bendruoju atsarginių kopijų kūrimu pasikliauti negalima. Kitaip tariant, „Negaliu rasti to failo“ nėra priimtinas pasiteisinimas.

Kai kurios įmonės taip pat turi laikytis papildomų taisyklių. Pavyzdžiui, įmonės, kurių akcijomis prekiaujama viešai, turi atitikti 2002 m. priimto Sarbanes-Oxley įstatymo, o sveikatos priežiūros ir draudimo paslaugų teikėjai – SDPAA reikalavimus.

Vidinis ar nuomojamų išteklių sprendimas?

Įmonei el. pašto archyvavimas reiškia kiekvieno darbuotojo visų išsiųstų ir gautų el. laiškų – net tų pranešimų, kurie buvo pašalinti iš atskirų aplankų Gauta – saugojimą. Tačiau kur ketinate saugoti tuos el. laiškus?

Pirmoji parinktis yra nustatyti vidinį serverį, leidžiant saugoti visus laiškus vietoje. Šis būdas suteikia daugiausiai lankstumo, nes galite labiau kontroliuoti platformą ir saugoti informaciją tiksliai taip, kaip pasirenkate. Tačiau tai brangu – tiek pirminių išlaidų, tiek nuolatinės priežiūros atžvilgiu. Turite nustatyti ir įdiegti fizinius serverius ir mokėti savo IT skyriaus darbuotojams už jų valdymą.

Kitas variantas – pasirinkti nuomojamų išteklių sprendimą ir mokėti trečiosios šalies šaltiniui už jūsų įmonės el. laiškų saugojimą. Šis metodas suteikia galimybę pasiekti informaciją debesyje ir leidžia išvengti didelių išlaidų, susijusių su vietiniu serveriu. Tačiau tokiu būdu gaunate mažiau kontrolės, nes konkrečias platformos funkcijas nusprendžia paslaugos teikėjas.

Nebūtinai viena parinktis yra saugesnė už kitą. Renkantis iš šių dviejų parinkčių, reikia atsižvelgti į konkrečius reikalavimus. Ar jūsų įmonė turi daug pinigų ir nori turėti maksimalią saugyklos kontrolę? Jei taip, galite rinktis vidinį sprendimą. Kitu atveju apsvarstykite galimybę sutaupyti, pasirinkdami užsakomąsias paslaugas.

Papildomos galimybės

Nesvarbu, ar pasirinkote vietinį, ar nuomojamų išteklių sprendimą, yra keletas papildomų funkcijų, kurios jums gali būti naudingos. Pavyzdžiui, jei jūsų darbuotojams būtų naudinga galėti atlikti iešką ankstesniuose el. laiškuose – net jei jie iki dešimties metų senumo, – apsvarstykite galimybę pritaikyti darbalaukio prieigą. Visa ta saugoma informacija neprivalo tiesiog ten būti, kad, galbūt, kada nors ateityje galėtų tapti naudinga.

O kaip su kitomis bendravimo priemonėmis? Jei norite, taip pat įmanoma archyvuoti telefono pokalbius, tiesioginius pranešimus ir „Tweeter“ pranešimus.

Prieš rinkdamiesi, kokią platformą naudoti ir kaip ją naudoti, neskubėdami apgalvokite visus savo įmonės norus ir poreikius.

Apie autorių

„Growth Center“ komanda daugiausia dėmesio skiria padėti jums pradėti, valdyti ir vykdyti verslą.

Darbo pradžia su „Microsoft 365“

Tai jums pažįstamas „Office“ ir papildomi įrankiai, kurie padės geriau bendradarbiauti ir daugiau atlikti bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Pirkti dabar
Susijęs turinys
Business Tech

Raskite jūsų poreikius atitinkančias el. pašto tarnybos funkcijas

Skaitykite daugiau

Augimo centre nėra profesionalių mokesčių arba finansinių konsultacijų. Kreipkitės į savo mokesčių arba finansų specialistą, kad aptartumėte jūsų situaciją.