Pieci ieteikumi, kā maksimāli palielināt jūsu komandas produktivitāti, strādājot no mājām

Man pieder mazs uzņēmums Create & Cultivate — tiešsaistes platforma un bezsaistes pasākumu sērija sievietēm, kuras vēlas izveidot un attīstīt savu sapņu karjeru, un es lepojos, ka esmu radījusi saliedētu, sadarbībā balstītu biroja kultūru. Esam neliela komanda. Darba specifikas dēļ mēs bijām pieraduši kopā ceļot, strādāt nedēļas nogalēs un rīkot liela mēroga pasākumus. 

Kad mēs pilnībā sākām strādāt no mājām, mūsu komandai bija daudz jāpielāgojas un jāatrod jauni veidi, kā uzturēt saziņu visā organizācijā, vienlaikus saglabājot pozitīvu darbinieku noskaņojumu. Saglabāt nemainīgu produktivitātes līmeni ir izaicinājums jebkuros laikos — īpaši pašreizējos apstākļos. 

Pēdējo mēnešu laikā esmu atklājusi pāris paņēmienu, kurus mūsu komanda izmanto, lai paaugstinātu uzņēmuma produktivitāti.  

Pilnvērtīgi izmantojiet darbam atvēlētās stundas, ieplānojot regulārus pārtraukumus un samazinot faktorus, kas novērš uzmanību

Kad mūsu komanda tikko bija pilnībā pārgājusi uz darbu no mājām, mēs centāmies strādāt tā, it kā joprojām atrastos birojā. Taču viss notika citādi: ātra piecu minūšu tikšanās gaitenī, lai atrisinātu kādu problēmu, tika aizstāta ar pusstundu ilgu videokonferenci vai neskaitāmām tērzēšanas sarunām. Šīs pagarinātās sesijas neizbēgami izraisīja saziņas pārsātinātību, nemaz nerunājot par sapulcēm, kas cita pēc citas tika rīkotas vairāku dienu garumā. 

Ātri vien sapratu, ka šādā režīmā tiek zaudēts “darba” laiks — iespēja padziļināti pievērsties risināmajiem jautājumiem —, un sāka ciest mana produktivitāte. Kļuva skaidrs, ka man ir jāpārkārto dienas grafiks, ieskaitot brīžus, kad pagatavoju sev pusdienas, pretējā gadījumā varēju nemanāmi bez pārtraukuma iegrimt darbā pie datora no pulksten 7 rītā līdz 7 vakarā. 

Mazo uzņēmumu īpašniekiem uzņēmējdarbība ir iztikas avots, un tagad vairāk nekā jebkad agrāk ir jūtams ārkārtīgi liels spiediens strādāt un darboties ierastajā ātrumā, taču vispirms jums ir jāparūpējas par sevi.  

  • Ieplānojiet laiku sev. Kad mēs vairs nestrādājām birojā, stundām zuda līdzšinējā nozīme un robežas izgaisa. Taču mēs atjaunojām ierasto kārtību, kalendārā ieplānojot laika blokus. Šajā laikā es varēju doties pastaigās, paēst pusdienas un veltīt laiku sev, kas man bija ļoti svarīgi, lai atbrīvotu prātu pirms atgriešanās darbā. Ieplānojot brīžus, kad mans statuss bija NETRAUCĒT, es varēju efektīvāk līdzsvarot savu ģimenes dzīvi, personīgo dzīvi un darbu. Ja es to mērķtiecīgi neieplānoju un mēģināju strādāt bez apstājas, es zaudēju motivāciju, un uzdevumi prasīja vairāk laika, nekā vajadzētu. Izmantojot šos kalendāra laika blokus, mūsu komanda jūtas veselīgāka un spēj atrauties no datora, lai pēc tam ar svaigiem spēkiem atkal ķertos pie darba. 
  • Gādājiet, lai darba laikā netiktu novērsta jūsu uzmanība. Es mudinu savu komandu iestatīt tērzēšanas statusu kā Netraucēt, atvēlot laiku produktīvam darbam. Pieaugot videozvanu un tērzēšanas sarunu apjomam, liela daļa mūsu dienas tiek pavadīta sazinoties, nevis strādājot. Birojā vienmēr var redzēt, ka jūsu durvis ir ciet, taču mājās nav virtuālu durvju, kuras aizvērt. Tāpēc, kad man ir svarīgi projekti vai priekšlikumi, es iestatu savu statusu kā Netraucēt, lai nesaņemtu traucējošus paziņojumus vai īpašus pieprasījumus, kas var parādīties, kamēr mēģinu koncentrēties. Esmu atklājusi, ka tā es varu ātrāk pabeigt uzdevumus, kā arī koncentrēties un saglabāt motivāciju. 

Maksimāli izmantojiet mākoņrisinājumu sniegtās iespējas

Dizains ir nozīmīga uzņēmuma Create & Cultivate daļa. Katru dienu mēs gatavojam jaunus radošos darbus, kuriem nepieciešama atgriezeniskā saite un sadarbība vairāku nodaļu starpā. Es atceros laiku, kad mēs vēl nelietojām mākoņpakalpojumus un ceļš uz radošo apstiprināšanu bija nogurdinošs. Es saņēmu failu, nosūtīju e-pasta ziņojumu ar visām piezīmēm, un ātri vien e-pasta ziņojumu pavedieni kļuva gari un sarežģīti un versiju kontrole kļuva par problēmu. 

Glabājot dokumentus vienuviet, mēs ietaupām tik daudz laika, ka mums vairs nav jāpārbauda e-pasta ziņojumi no pulksten 7 rītā līdz 7 vakarā, lai atrastu kādu vecu atsauksmi un pārliecinātos, vai izmantojam jaunāko versiju. Darbs mājās ir pierādījis, cik vērtīgi ir strādāt, izmantojot mākonī izvietotu risinājumu, it īpaši iespēju koprediģēt dokumentus. 

Mana radošā direktora asistente un es vienlaikus strādājam pie radošām idejām. Es varu ievietot attēlus, kas viņai nepieciešami konkrētiem slaidiem, un viņa tos var formatēt reāllaikā. Es varu turpināt darbu un atstāt piezīmes viņai 9. slaidā, kamēr viņa atrodas 7. slaidā, pabeidzot kopiju utt. Sadarbība ļauj mums pēc iespējas efektīvāk izmantot mums atvēlēto laiku, jo abas varam vienlaikus pievērsties vienam dokumentam. 

Ierakstiet sanāksmes, lai ietaupītu kolēģu laiku 

Šajā jaunajā tāldarba vidē cilvēki cenšas veikt vairākus pienākumus. Šī situācija viņiem bieži liedz apmeklēt tikpat daudz sapulču, cik kādreiz, kad viņi vēl strādāja birojā. Vecākiem ir jāmāca savi bērni mājās, laulātajiem jādala darba telpa, turklāt viņiem var būt sapulces, kas pārklājas, kā arī daudzi citi faktori, ar kuriem mums visiem katru dienu jāsaskaras. Ja jums ir vienlaikus jāveic gan jaunie, gan vecie pienākumi, ne vienmēr varat pagūt uz visām sapulcēm.  

Šī iemesla dēļ mana komanda sāka ierakstīt sapulces. Tagad mums nav jāraizējas, ja nokavējam zvanu vai tā daļu, jo mēs varam atgūt iekavēto, kad vien vēlamies. 

Mums nav jāpaļaujas uz kāda cita komandas dalībnieka sniegtu sapulces kopsavilkumu. Skatoties ierakstu, mēs varam patīt to atpakaļ un vēlreiz noklausīties, ko esam palaiduši garām tajās piecās minūtēs, kamēr bērns niķojās vai kamēr bijām aizgājuši līdz ārdurvīm saņemt sūtījumu no kurjera.    

Katru dienu ieplānojiet īsas atskaites

Kad mēs vēl strādājām birojā, mūsu ierastais sapulču grafiks nebija īpaši pārslogots, jo mēs varējām sasaukties pāri telpai vai piebikstīt netālu sēdošajam kolēģim. Ātri sapratām, ka, strādājot no mājām, šāds ritms vairs nedarbojas — katru dienu bija pārāk daudz citu darbu. Turklāt mums pietrūka neformālo diskusiju, kuras varēja rīkot klātienē birojā. 

Tā kā nevarējām vairs ātri uzzināt visu nepieciešamo, mēs katras dienas beigās sarīkojām nelielu sapulci, lai noskaidrotu, kā mūsu komanda tiek galā ar svarīgākajiem uzdevumiem. Mēs arī atklājām, ka šai ikdienas sapulcei nav jābūt stundu garai. Tā kā regulārās sapulces ir īsākas, mums tām nav jāatvēl liela dienas daļa. 

Tajā pašā laikā visi ir lietas kursā par notiekošo. Ikdienas sapulces palīdz mums turpināt darbu un būt produktīvākiem, vienlaikus nodrošinot arī ātru problēmu risināšanu un potenciālo grūtību noteikšanu, lai izvairītos no kavējumiem. 

Uzturiet savu biroja kultūru un pozitīvu komandas noskaņojumu

Apmierināti darbinieki ir daudz produktīvāki, un pozitīvas motivācijas saglabāšana šajos neskaidrajos laikos ir uzņēmuma Create & Cultivate prioritāte. Kad mēs strādājām birojā, bija daudz vieglāk saglabāt pozitīvu garastāvokli, jo mēs varējām organizēt klātienes pasākumus, piemēram, katru ceturtdienu mums bija laimīgās stundas ar īpašiem viesiem, labu ēdienu un lieliskām sarunām. 

Šo laimīgo stundu laikā ir radušās dažas no mūsu labākajām pasākumu idejām. Mēs vēlējāmies atrast veidu, kā uzturēt šo sociālo saikni, tāpēc nolēmām rīkot divas laimīgās stundas nedēļā, lai virtuāli neformālā gaisotnē radītu jaunas idejas, izmantojot video tērzēšanu. Mēs esam atklājuši, ka šajos neskaidrajos laikos šie īpašie brīži kopā ar komandu palīdz kompensēt klātienes saziņas trūkumu un vienlaikus noskaidrot, kā darbinieki pierod pie jaunajiem apstākļiem. 

Vēl viens paņēmiens, ko mēs izmantojam noskaņojuma uzlabošanai, ir iknedēļas e-pasta ziņojumi ar padomiem un ieteikumiem. Tajos mēs apkopojam gan televīzijas pārraides, ko noskatīties nedēļas nogalē, gan vingrojumus, ko var izpildīt mājas apstākļos. Šāda saziņa atgādina, ka mēs visi esam kopā, un stiprina komandas garu.  


Šajos nepieredzētajos laikos ir svarīgāk nekā jebkad agrāk pārvērtēt un pielāgot mūsu darbplūsmas mūsdienu tāldarba realitātei. Tas, kas veicināja produktivitāti un pozitīvu noskaņojumu tradicionālajā biroja vidē, šodien, iespējams, vairs nedarbojas. Taču vienmēr var veikt nelielus pielāgojumus. Kā maza uzņēmuma īpašniece esmu atklājusi, ka šie ieteikumi palīdz man maksimāli izmantot laiku, kā arī palīdz man un manai komandai strādāt efektīvi, neupurējot tik svarīgo personīgo laiku, kas paredzēts atpūtai un spēku atjaunošanai. 

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.