Kā izveidot ideālu tiešsaistes sapulci

Daiena Būere (Dianna Booher), Microsoft viesautore

Sekmīgas tiešsaistes sapulces plānošana un vadīšana ir līdzīga ēkas būvprojekta plānošanai un būvniecībai. Izņemot to, ka sapulce ir ātrāka un lētāka, un tajā var sasniegt vairāk.

Lai nodrošinātu panākumus gan būvniecībā, gan tiešsaistes sapulces izveidē, izpildiet šīs četras darbības:

Detalizētu plānu izveide

Būvniekiem ir rasējumi. Katra detaļa ir redzama zīmējumos — pamati, priekšējā siena, sānu sienas, aizmugurējā siena, jumts, elektroinstalācija un kanalizācija. Līdzīgi arī sapulču vadītājiem ir nepieciešams detalizēts sapulces plāns: galvenie jautājumi, atbildīgie izpildītāji, laiks, formāts.

Papildus plāniem pārliecinieties, vai pārzināt platformas tehnoloģiju. Ja nepieciešams, vingrinieties darbā ar rīkiem, lai nodrošinātu, ka netērējat dalībnieku laiku sapulces laikā, lai novērstu problēmas, no kurām varējāt izvairīties. Gadījumā, tehnoloģijas jūs tomēr pievils, neskatoties uz sagatavošanos, nodrošinieties ar rezerves plānu, kas padarīs jūs par īstu līderi.

Piesaistiet vērtīgus cilvēkus

Būvnieki algo izcilus darbiniekus — uz kuriem viņi paļaujas, ka tie spēs plānotajā laikā izstrādāt un uzbūvēt iespaidīgas celtnes. Arī sapulču vadītāji apzinās, ka rezultāti ir atkarīgi no pareizo cilvēku piesaistes — un panākt, lai viņi ģenerētu svaigas idejas.

Ideālais sapulces dalībnieku skaits ir atkarīgs no jūsu mērķa. Taču pētījumi uzrāda, ka šis skaitlis ir 7 — ja nepieciešama nopietna diskusija, nevis tikai vēlaties lūgt cilvēkiem atbildēt tērzēšanas lodziņā. Ja dalībnieku skaits ir pārāk mazs, grupa nespēj ģenerēt pietiekami daudz ideju. Ja dalībnieku ir pārāk daudz, viņi kautrējas runāt.

Protams, ja jūs vienkārši sniedzat prezentāciju un visa saziņa notiek vienā virzienā, auditorijas skaitam nav īpašas nozīmes. (Šādu sapulci gan drīzāk ir jāuzskata par prezentāciju.)

Ieviesiet atcelšanas sistēmu, lai gadījumā, kad svarīgs dalībnieks nevar ierasties, varat ātri atcelt sapulci, netērējot pārējo dalībnieku laiku.

Pievērsiet uzmanību drošībai

Būvnieki ir vienprātīgi par vienu no lielākajām problēmām celtniecības laikā: nozagtu aprīkojumu no būvlaukuma. Tāpēc viņi rūpējas par drošību ar žogiem, sargiem, zīmēm un slēdzenēm.

Kā tiešsaistes sapulces vadītājs varat parūpēties par drošības jautājumiem saistībā ar pieteikšanos un sensitīvu dokumentu augšupielādēm/lejupielādēm. Atzīmējiet sensitīvus datus, lai tie tiktu attiecīgi koplietoti. Pārliecinieties, vai attālie darbinieki izprot konfidencialitātes politikas un kontroles.

Apsveriet iespēju izmantot “zonēšanu”

Būvniekiem ir jāievēro dažādi zonējuma noteikumi, no nepieciešamo stāvvietu skaita līdz jumta uzstādīšanai, elektrības kodējuma un augstuma apzīmējumiem.

Arī jūs kā sapulces vadītājs varat apsvērt zonēšanu. Kāds ir ideālais laiks, lai ieplānotu sapulci jūsu globālajai auditorijai, jūsu ceļā esošajiem darbiniekiem un jūsu klientiem? Vai jūsu izvēlētā platforma ir vienlīdz pazīstama un pieejama visiem?

Iestatiet laika skalas, kas nodrošina elastību

Būvniekiem laika grafiki ir kritiski svarīgi, lai ieplānotu darbus, ko paveic dažādi apakšuzņēmēji. Apakšuzņēmējam C ir jāpabeidz darbs, pirms darbu var sākt apakšuzņēmējs D. Slikti laikapstākļi var ietekmēt jebkuru grafiku, tāpēc būtiska ir elastība.

Līdzīgi jums kā sapulces vadītājam ir jāpārzina darba kārtība, lai pielāgotu diskusiju norises gaitā, izdarītu efektīvus kopsavilkumus, paātrinātu sapulces gaitu, ja nepieciešams, pārkārtot darba kārtību atbilstoši mērķim — piemēram, lai pielāgotos kavētājiem vai dalībniekiem, kuri piesakās pārāk agri.

Tāpat kā jebkura ēka stingri turas uz saviem pamatiem vai sagāžas, arī jūsu tiešsaistes sapulces izdošanās ir atkarīga no rūpīgas plānošanas.

Daiena Būere (Dianna Booher) ir 47 grāmatu autore, kas izdotas 60 valodās. Viņa palīdz organizācijām sazināties savā starpā un vadītājiem palielināt savu ietekmi ar stingru klātbūtni. Viņa regulāri raksta izdevumiem Forbes, HuffPost un The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.