Saziņas uzlabošana darbavietā, lai nodrošinātu uzņēmuma attīstību

Sieviete norāda uz lielu ekrānu un runā ar personu grupu, kam r klēpjdatori

Nav noslēpums, ka vāja saziņa ir kaitīga jūsu organizācijai, tomēr tas, cik kaitīga tā var būt, var būt pārsteigums. Saskaņā ar pētījumu “Vājas saziņas izmaksas”, uz ko atsaucas Cilvēkresursu pārvaldības savienība (Society of Human Resource Management — SHRM), “400 uzņēmumu ar 100 000 darbiniekiem aptaujā katrs norādīja vidējos uzņēmuma zaudējumus 62,4 miljonu ASV dolāru apmērā gadā neadekvātas saziņas ar darbiniekiem un to starpā dēļ”. Lai gan jūsu uzņēmums ir tikai daļa no pētījumā iekļauto uzņēmumu lieluma, jūs neesat pasargāts pret nepietiekamas saziņas ietekmi.

Patiesībā, tā kā, ļoti iespējams, jūsu darbinieki pilda vairāk lomu un ir spiesti strādāt vairāk virzienos nekā lielāku organizāciju darbinieki, skaidra un jūsu komandai piemērota saziņa maziem uzņēmumiem var būt vēl kritiskāka. Par laimi, ir pieejams lērums tehnoloģiju un informācijas, kas palīdzēs atvērt (un uzturēt) skaidras saziņas līnijas ar tiem, uz ko visvairāk paļaujaties.

Iegūstiet Microsoft Teams bez maksas

Jā, tiešām, bez maksas. Proti, 0 €. Strādājiet kopā, izmantojot tērzēšanu, failu koplietošanu un videozvanus.

Sākt darbu bez maksas

Izmantojiet tehnoloģijas, bet ne VISAS

Nepieļaujiet kļūdas, tehnoloģijas ir brīnišķīga lieta, bet tās ir jāizvēlas un jāizmanto pārdomāti. Neizmantojiet atsevišķu darbinieku iekštīklu, sociālo iekštīklu, projektu pārvaldības darbvietu, tūlītējo ziņojumapmaiņu, privātas tērzēšana telpas, e-pastu, video kanālu utt. jūsu iekšējai saziņai, bet izvēlieties risinājumu, kas visu nepieciešamo nodrošina vienuviet. Tādējādi ir mazāka neskaidrību iespējamība un lielāka iespējamība, ka jūsu darbinieki tiešām izmantos viņiem pieejamos rīkus. Bet kuri rīki ir tiešām nepieciešami?

  • E-pasts. Mūsdienās e-pasts ir pašsaprotama lieta. Vienkārši nav labāka veida, kā sazināties ar cilvēkiem jūsu organizācijā un ārpus tās. Tikai noteikti izvēlieties mākoņpakalpojuma e-pasta klientu. Tādējādi ne tikai varēsit piekļūt jūsu ziņojumiem no jebkuras ierīces, bet jūsu ziņojumi tiks dublēti mākonī, kā arī vienmēr būs nodrošinātie aktuālie drošības atjauninājumi.
  • Sadarbības darbvieta. Pateicoties iespējai sazināties, izmantojot tūlītējo ziņojumapmaiņu un videokonferences, kā arī iespējai koplietot un strādāt kopā ar failiem reāllaikā, droša un efektīva darbvieta lietojumprogramma var jūsu darbiniekiem nodrošināt līdzekļus, lai sadarbotos projektos, pārrunātu problēmas, koplietotu dokumentus, kā arī veidotu uzticēšanos un darba attiecības, kas ļaus attīstīt kultūru, kas nepieciešama, lai gūtu panākumus. Tā kā tas viss ir iespējams lietojumprogrammā galddatorā, klēpjdatorā, planšetdatorā vai tālrunī, tas nozīmē, ka varat pieņemt darbā vislabākos darbiniekus — neatkarīgi no tā, kurā pasaules vietā viņi dzīvo.
  • Darbplūsmas un uzdevumu pārvaldības risinājumi. Kārtības uzturēšana ir kritiski svarīgi ikvienai organizācijai, bet, ja esat mazs uzņēmums ar ierobežotu darbinieku skaitu, prioritātes var strauji mainīties, radīt neskaidrības un būtiski samazināt jūsu produktivitāti. Tomēr, izmantojot darbplūsmas un uzdevumu pārvaldības programmatūru, varat izstrādāt projektu plānus, kas nodrošina, ka visi jūsu komandas locekļi saprot savas prioritātes, to, kuri uzdevumi (un kad) ir jāveic, un pat nodrošina statusa atjauninājumus un ļauj vienas komandas locekļiem koplietot failus.

Jautājiet saviem darbiniekiem, ko viņi vēlas/kas viņiem nepieciešams

Lai gan kultūra darbvietā parasti veidojas dabiski, patiesi iekļaujošas, sadarbību, apmierinātību un produktivitāti veicinošas kultūras radīšana prasa ieguldījumus. Galu galā nesenā Gallup aptaujā tika atklāts, ka “70% ASV darbinieku nav iesaistīti darbā” un ka nepietiekama iesaiste var radīt apātisku, neproduktīvu un vai pat negatīvu darbvietu.

Diemžēl, jautājot tieši, daudzi cilvēki nesniedz pārdomātas, godīgas atbildes — vai nu tāpēc, ka uztraucas par nepietiekamu anonimitāti, vai tāpēc, ka viņiem vienkārši ir nepieciešams laiks, lai apsvērtu tēmu. Tāpēc nodrošiniet cilvēkiem to, kas nepieciešams, lai viņi sniegtu reālas, godīgas atbildes, izmantojot lietojumprogrammu, kas sniedz iespēju sazināties ar jūsu darbiniekiem, kā arī darbiniekiem atbildēt viņiem ērtā laikā. Izvēloties lietojumprogrammu, meklējiet tādu, kas nodrošina iespēju viegli ieplānot darbinieku pasākumus, pieprasīt informāciju no mazām grupām vai lielām komandām un pat izstrādāt aptaujas, nosūtīt tās ikvienam un apkopot atbildes (anonīmas vai citādas) reāllaikā. Nodrošinot sev iespēju sazināties ar jūsu komandu, uzziniet, ko jūsu darbinieki domā par jūsu uzņēmumiem un kas viņiem nepieciešams, šāda lietojumprogrammā var palīdzēt radīt kultūru, kur ikviens jūtas gaidīts un piepildīts.

Kā efektīvi sazināties

Efektīvas saziņas iemaņas tiek mācītas augstskolās un vadītāju semināros, bet tās, visticamāk, tiek aizmirstas līdz laikam, kad absolvējat vai dodaties atpakaļ uz biroju un nododaties “reālajam” darbam. Lai gan ir daudz padomu, kā uzlabot saziņu, vislabākie nereti ir visvienkāršākie, tālāk ir norādīti daži piemēri.

  • Ziņojumiem ir jābūt skaidriem, vienkāršā valodā, un nedrīkst izmantot žargonu. Lai gan jūs, iespējams, sagaidāt, ka jūsu komandas to pārzinās, žargons tik un tā var traucēt uztveršanu. Patiesībā žargona lietošana tiek uzskatīta par tik sliktu formu, ka daudzas augstskolas sāk saviem biznesa studentiem mācīt, kā runāt bez tā, un ASV valdība atklāja tīmekļa vietni PlainLanguage.gov, kas paredzēta, lai palīdzētu ierēdņiem veidot dokumentus, lai “sabiedrībai ir vieglāk lasīt, saprast un izmantot valsts sniegto informāciju”.
  • Satiecieties ar savu komandu tur, kur tā atrodas. Ja jūsu dati liecina, ka jūsu darbinieki visbiežāk sazinās, izmantojot tradicionālos rakstiskos vai video ziņojumus, kas tiek nosūtīti e-pastā, dariet tā. Ja aptauja tiek atklāts, ka viņi dod priekšroku saziņai klātienē vai reāllaika straumēšanas sapulcēm nozīmīgu paziņojumu gadījumā, izmantojiet tos. Galu galā “iekšējā saziņa tiek norādīta kā galvenais panākumu stūrakmens gandrīz 79% organizāciju”, kā liecina raksts pakalpojumā LinkedIn, līdz ar to saziņas uzturēšana ar jūsu komandu un informācijas nodošana tā, lai komanda to saņemtu, ir kritiski svarīga. Turklāt tas arī ļauj ietaupīt laiku.
  • Nozīmīgiem paziņojumiem, svarīgiem uzņēmuma jaunumiem vai citiem būtiskiem ziņojumiem (piemēram, izmaiņām uzņēmuma labumos) ievērojiet saziņas plāna veidni, tāpat kā ārējiem paziņojumiem. Tādējādi jūsu ziņojums (rakstisks vai mutisks) būs skaidrs, un tajā būs iekļauta visa derīgā informācija. Turklāt, kad jūsu ziņojums būs pabeigts, lūdziet, lai kāds, kam uzticaties, to pārskata.
  • Papildiniet tekstu ar vizuāliem līdzekļiem. Saskaņā ar sociālo zinātņu izpētes tīkla informāciju “65 procenti cilvēku mācās vizuāli”, kā arī 3M aptaujā tika atklāts, ka “vizuālu informāciju varam apstrādāt 60 000 reizes ātrāk nekā tekstu”, tāpēc, ja vien varat komandai nodrošināt attēlu, diagrammu, grafiku, video, infografiku vai citu vizuālu piemēru par to, ko vēlaties vai cerat sasniegt, tas uzlabos saprašanu.

Protams, nepastāv universāla pieeja attiecībā uz to, kā uzlabot saziņu un iesaistīšanos jūsu darbinieku vidū, bet, izmēģinot jaunas tehnoloģijas un jaunu pieeju uzņēmuma saziņā, varat izvairīties no pārpratumiem, mazināt baumas un ietaupīt laiku, un pat uzlabot to, kā jūsu komanda strādā, kā jūsu darbinieki jūtas jūsu organizācijā, kā arī palielināt uzņēmuma kopējos rādītājus. Galu galā Aon Hewitt atskaite atklāja, ka “katrs 1% pieaugumos darbinieku iesaistē nozīmē, ka varat gūt papildu 0,6% apgrozījuma pieaugumu jūsu organizācijai”, tāpēc ir vērts izmēģināt jebkādas iespējas, lai iesaistītu darbiniekus.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Mana uzņēmuma izaugsme

Nepazaudējiet kontaktpersonas: 4 padomi vieglai kontaktpersonu pārvaldībai

Papildinformācija

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.