5 iemesli, kāpēc konsolidēt mākoņprogrammas

Nosauciet biznesa izaicinājumu, un droši vien atradīsit mākoņprogrammu (vai vairākas), kas sola to izlabot. Mākoņprogrammas ir liels ieguvums mazajiem uzņēmumiem. Jums nevajag ieguldīt dārgā infrastruktūrā, lai pārvaldītu biznesa procesus, piemēram, cilvēkresursus, projektu pārvaldību, grāmatvedību un klientu attiecību pārvaldību. Izmantojot no abonementa atkarīgu modeli, ir viegli sākt darbu, turklāt jūs maksājat tikai par to, ko izmantojat. Taču, ja neuzmanīsities, pārāk daudz programmu, kas savstarpēji pārklājas, var radīt neefektīvu darbu un celt izmaksas.

Daudziem biznesa procesiem ir izvēle starp risinājumiem, kas specializējas konkrētā uzdevumā, un risinājumiem, kas ir paredzēti visaptverošam procesam vai vairākām biznesa vajadzībām jūsu uzņēmumā. Dažreiz koncentrētas programmas ir pareizā pieeja, taču ir svarīgi apsvērt šos ieguvumus pret viena konsolidēta risinājuma priekšrocībām.

1. Samazinātas IT izmaksas

Visacīmredzamākais konsolidējošo programmu ieguvums ir ekonomiskums. Lai gan abonementi parasti ir lētāki par programmu viesošanu klātienē, arī ar mākoņprogrammām ir saistītas izmaksas. Vairums biznesa programmu pieprasa mēneša maksu, pamatojoties uz lietotāju daudzumu vai izmantotās krātuves lielumu. Šīs izmaksas summējas, it īpaši, ja maksājat vairāk par vienu programmu ar līdzīgu funkcionalitāti.

Var būt arī sarežģīti pārvaldīt vairākus abonementus. Ne visi uzņēmumi izmanto vienādu metriku, lai noteiktu izmaksas. Kļūst grūti pārvaldīt, par ko maksājat, ja dažādas komandas izmanto dažādas programmas. Konsolidējot rēķinu izrakstīšanu, iegūsit labāku ieskatu par to, ko izmanto jūsu uzņēmums un cik lielu vērtību jūs iegūstat no mākoņprogrammām.

2. Produktīvāks darbs

Neskatoties uz ar abonementiem saistītajām izmaksām, pārāk daudz programmu samazina produktivitāti. Tāpat kā pārslēgšanās starp uzdevumiem, arī pārslēgšanās starp dažādām programmām iznieko laiku un kaitina jūsu darbiniekus. Šīs zaudētās minūtes un stundas ar laiku summējas — tas ir laiks, ko jūsu darbinieki varēja izmantot lietderīgi. Tālāk sniegti daži piemēri par to, kā konsolidēšana var racionalizēt darbu.

• Viena programma tērzēšanai, zvaniem un sapulcēm ļauj darbiniekiem ātri pārslēgt saziņas veidus. Piemēram, ja komandas dalībniekiem neizdodas atrisināt problēmu tērzējot, viņi var sākt sapulci ar visiem tērzēšanas dalībniekiem tikai ar vienu pogas klikšķi.
• Strādājot pie viena projekta, jūsu darbiniekiem var būt nepieciešams sazināties ar kolēģi, pēc tam sadarboties pie dokumenta un pārskatīt projekta grafiku — tas viss jāizdara dažu stundu laikā. Šos uzdevumus ir vieglāk izpildīt, ja visas programmas ir pieejamas vienā platformā, piemēram Microsoft Teams.
• Ja informācija tiek glabāta vienā platformā, darbinieki neizniekos laiku, atverot vairākas dažādas programmas, lai atrastu meklēto.

3. Tehnoloģijas vienkāršošana

Mākoņprogrammas ir vieglāk iestatīt nekā lokālos risinājumus, taču tas nenozīmē, ka tās nerada grūtības. Kādam — parasti IT nodaļai — tās ir jāuztur. Tas var iekļaut lietotāju pievienošanu un noņemšanu no programmām, kad mainās viņu lomas uzņēmumā, programmu integrēšanu ar citām sistēmām, piemēram identitātes piekļuves pārvaldības risinājumu, un to problēmu novēršanu, kas darbiniekiem rodas ar programmatūru.

Ja ir mazāk programmu, kas jāatbalsta, IT nodaļai atbrīvojas vairāk laika, ko pavadīt pie lielākām iniciatīvām, kas veicina uzņēmuma izaugsmi.

4. Piekļuve pie labākiem ieskatiem

Dati ir viens no jūsu uzņēmuma labākajiem līdzekļiem. Datu analīze ir vajadzīga daudz kur, piemēram, lai saprastu, kuri ir jūsu labākie klienti, lai atklātu pārdošanas tendences un risinātu problēmas ar ražošanu. Taču, ja klientu dati, finanšu informācija un projektu plānošana ir sadalītas vairākās programmās, jūs varat palaist garām svarīgus ieskatus.

Konsolidējot programmas vienā labi integrētā biznesa informācijas rīku risinājumā vai komplektā, cilvēkiem ir vieglāk analizēt datus visā uzņēmumā un atklāt svarīgus ieskatus, kas palīdz pieņemt gudrākus lēmumus. Piemēram, ja jūsu komandai ir piekļuve klientu datiem visos klienta dzīves cikla tikšanās reizēs, viņi var prognozēt vajadzības un nodrošināt labāku apkalpošanu. Pārdošanas datu apvienošana ar darbinieku utilizācijas datiem var palīdzēt saprast, kā efektīvāk pārvaldīt resursus. Turklāt daudzas platformas piedāvā metriku, ko var pārskatīt īsumā.

5. Lielāka drošība

Mūsdienu pasaulē katra ierīce, lietotāja konts un programma ir potenciāla ieeja ļaundariem, kuri vēlas nozagt datus vai citādi traucēt jūsu uzņēmumam. Ja lietojat programmas no vairākiem atšķirīgiem ražotājiem, jūs esat vairāk pakļauts drošības pārkāpumiem, jo daudzi cilvēki izmanto vienu paroli vairākos kontos. Ja viens konts ir apdraudēts, uzbrucēji var izmantot tā informāciju, lai piekļūtu citiem kontiem, tostarp jūsu korporatīvajam tīklam.

Samazinot to programmu skaitu, ko izmanto jūsu komanda, jūs vienkāršojat drošību. Kad darbinieki izmanto vienu kontu, lai piekļūtu vairākām programmām, varat lietot tās pašas drošības vadīklas visās programmās. Tā kā ir jāpārrauga mazāk programmu, visticamāk, pamanīsit drošības incidentus, pirms tie spēj pa īstam kaitēt jūsu uzņēmumam.

Kā zināt, vai jums ir pārāk daudz programmu

Daudzas mākoņprogrammas ir viegli atrast un izmantot. Iespējams, jūs nemaz nezināt visas programmas, ko lieto jūsu uzņēmums. Taču, pat ja ar nodomu esat izvēlējies programmas savam uzņēmumam, pastāv citas iespējas, ko ir vērts apsvērt. Tālāk aprakstīti daži indikatori, ka jūsu uzņēmums lieto pārāk daudz programmu.

• Nodaļas vai projektu komandas izmanto atšķirīgas programmas, kas veic vienādas funkcijas. Piemēram, jūsu mārketinga komanda kopīgo failus, izmantojot Microsoft OneDrive, taču jūsu produktu izstrādes komanda izmanto Box.
• Komandas dalībniekiem ir jālejupielādē dati no vienas sistēmas un jāaugšupielādē tie citā sistēmā, kad izdarītu darbu. Piemēram, pārdošanas nodaļai ir jāimportē informācija no pārdošanas izsekošanas rīka uz projektu pārvaldības rīku pēc veiksmīgas pārdošanas beigām.
• Svarīga informācija ir izkaisīta dažādos atšķirīgos rīkos, kā rezultātā darbiniekiem ir jāmeklē vairākas programmās, lai atrastu meklēto.
• Redzamības trūkums jūsu uzņēmumā sarežģī informācijas apkopošanu dažādos projektos, resursos un ieņēmumos.

Mākoņprogrammas palīdz jums un jūsu komandai stādāt neatkarīgi no atrašanās vietas. Taču pārāk daudz programmu var samazināt efektivitāti. Lai uzlabotu drošību, produktivitāti un izmaksu pārvaldību, aplūkojiet visaptverošus risinājumus, lai redzētu, vai pastāv kādas iespējas samazināt to programmu skaitu, ar kurām darbinieki strādā katru dienu. Vai arī iegūstiet detalizētāku analīzi par potenciālajiem programmu konsolidācijas izmaksu ietaupījumiem un veiciet pašnovērtējumu, lai noteiktu, vai programmu ekosistēmas vienkāršošana ir pareizā pieeja jūsu uzņēmumam.