Interesantāku sapulču rīkošana, izmantojot digitālās baltās tāfeles

Kas ir digitāla baltā tāfele?

No matemātiskiem vienādojumiem uz parastās tāfeles līdz diagrammām uz baltās tāfeles — vizuālie rīki palīdz mums kopā atrisināt problēmas. Tie palīdz veidot interesantākas diskusijas un veicina komandu darbu, jo cilvēki spontāni dalās ar idejām.

Bet ja nu visi neatrodas vienā telpā?

Tad var palīdzēt digitāla baltā tāfele. Tā ir virtuāla pamatne, uz kuras jūsu komanda var kopīgot piezīmes, skices, failus un fotoattēlus gluži kā uz fiziskas tāfeles, vienīgi tā ir pieejama ar piekļuvi internetam. (Tāpēc to dēvē arī par tiešsaistes balto tāfeli.) Tā apvieno fiziskās tāfeles labāko daļu, piemēram, tekstu un piezīmju lapiņas, ar digitāliem līdzekļiem, piemēram, ekrānuzņēmumiem un automātisko saglabāšanu, lai jums nekad nebūtu jāuztraucas, ka kāds izdzēsīs jūsu idejas.

Tiešsaistes balto tāfeļu priekšrocības

Interaktīvas baltās tāfeles atvieglo reāllaika sadarbību neatkarīgi no tā, kur atrodas jūsu komanda: mājās, dažādos birojos vai dažādās pasaules vietās. Tā kā hibrīdais darbs pamazām kļūst par normu, digitālās baltās tāfeles ir noderīgs rīks, lai visus efektīvi savienotu. Tās var palīdzēt:

  • Uzlabot produktivitāti. Tiešsaistes baltās tāfeles palīdz visiem būt lietas kursā sapulces laikā, lai varētu ātrāk pieņemt lēmumus. Tā kā visiem ir vizuāla atsauksme, viņi var koncentrēties uz ideju meklēšanu, nevis veikt piezīmes.
  • Paplašināt uzņēmējdarbību. Jebkas, kas racionalizē projekta pārvaldību, noder ieņēmumu palielināšanai. Digitālās baltās tāfeles palīdz vizualizēt katru procesa soli, lai būtu vieglāk pamanīt problēmas, pirms tās sāk izmaksāt pārāk dārgi.
  • Savienot attālos darbiniekus. Var būt grūti iekļaut visus un gādāt, lai visi tiek uzklausīti, ja atrodaties dažādās vietās. Cilvēki pavada apmēram 37 procentus mazāk laika sadarbojoties, nekā to darīja pirms pandēmijas, jo daudzi no mums strādā no mājām. Digitālās baltās tāfeles var palīdzēt palielināt sadarbību, jo ikviens var piedalīties, un tās ir interaktīvākas nekā prezentācija.
  • Būt radošam. Dažreiz vienkārši vajag vairāk vietas, lai pazīmētu, kopīgotu prototipu skices vai sastādītu sarakstu ar produkta nosaukumiem. Interaktīvas baltās tāfeles ļauj eksperimentēt un paspēlēties, un tieši tad rodas vislabākās idejas.
  • Gūt sirdsmieru. Nav nekā briesmīgāka par savu piezīmju pazaudēšanu, jo kāds pārāk ātri izdzēsa balto tāfeli. Digitālās baltās tāfeles automātiski saglabā saturu mākonī, tāpēc ir viegli tajās atrast vajadzīgo saturu pēc sapulces beigām.

Virtuālās baltās tāfeles programmatūra un pamatinformācija

Katra baltās tāfeles programma ir citāda, taču tālāk ir aprakstīti daži kopīgie līdzekļi un kā tos izmantot.

Iestatīšana. Sapulces rīkotājs var iestatīt balto tāfeli ar dienas kārtību, sasniegtajiem mērķiem vai ideju meklēšanas vadlīnijām. Izvēlieties no veidnēm, kas paredzētas, piemēram, projektu atskaites punktiem, retrospekcijai, SWOT analīzei, personāžu veidotājam vai Kanban panelim. Izvēlieties no foniem, piemēram, režģiem, līnijām vai viendabīgām krāsām.

Rakstīšana un zīmēšana. Rakstiet tekstu ar tastatūru vai uz skārienekrāna ar digitālo pildspalvu. Pastāv programmatūra, kas var automātiski pārvērst rokrakstu par tekstu un skices formās, lai būtu vieglāk visu izlasīt.

Piezīmju lapiņu izmantošana. Jā, šiem krāsainajiem kvadrātiņiem ir digitāls ekvivalents, un to lipīgums nekad nepazūd. Rakstiet uz tām, apvelciet tekstu un kārtojiet tās tāpat, it kā rakstītu uz reālām lapiņām.

Pielikumu augšupielādēšana. Pievienojiet attēlus un zīmējumus, ielīmējiet URL, lai ievietotu tīmekļa lapas priekšskatījumu, vai ievietojiet dokumentu.

Pielāgošana. Izvēlieties savu baltās tāfeles fonu, veidni un pildspalvas krāsu, lai atspoguļotu sava uzņēmuma zīmolu vai vienkārši padarītu lietas vizuāli interesantākas.

Sadarbība. Ikviens var izmantot balto tāfeli reāllaikā, lai pievienotu piezīmes, dokumentus un skices. Ja rādāt prezentāciju un vienkārši vēlaties, lai cilvēki klausītos, pārejiet uz tikai lasāmu režīmu, pēc tam pārslēdzieties atpakaļ uz sadarbības režīmu pēc tam, kad esat sniedzis instrukcijas.

Sekojums. Pēc sapulces beigām varat turpināt rediģēt savu balto tāfeli, pievienot citus līdzstrādniekus, eksportēt paneli kā attēlu, kopīgot to un pat izdrukāt kopiju turpmākai atsaucei.

Iegūstiet Microsoft Teams bez maksas

Jā, tiešām, bez maksas. Proti, 0 €. Strādājiet kopā, izmantojot tērzēšanu, failu koplietošanu un videozvanus.

Sākt darbu bez maksas

5 veidi, kā sadarboties, izmantojot digitālās baltās tāfeles

Tagad, kad jums ir priekšstats par visu, ko iespējams paveikt ar tiešsaistes balto tāfeli, paskatīsimies uz reālās dzīves piemēriem par to, kā izmantot tās, lai sasniegtu savus uzņēmējdarbības mērķus.

  1. Grafiku veidošana un plānošana. Izdomājiet savu nākamo sprintu, projektu vai ceturksni, un sadaliet to mazākās daļās. Interaktīvās baltās tāfeles var palīdzēt jums sastādīt katru jaunā produkta izlaišanas soli vai uzskaitīt budžeta plānošanas lielākos izdevumus, lai jūs atcerētos visu iekļaut.
  2. Deleģēšana. Tiklīdz esat sadalījis projektu daļās, ir vieglāk piešķirt uzdevumus. Izmantojiet tiešsaistes baltās tāfeles veidni, kas ir paredzēta sekojumam, ar iepriekš formatētu vietu uzdevumiem, vārdiem un izvēles rūtiņām.
  3. Ideju meklēšana. Izveidojiet pievilcīgu vietu neatkarīgi no tā, vai tiekaties ar klientiem, lai noteiktu viņu svarīgākos līdzekļu pieprasījumus, vai domājat par potenciālām konferenču tēmām. Sāciet ar baltu lapu vai dažiem attēliem iedvesmai, pēc tam uzrakstiet ieteikumus. Tā kā tā ir virtuāla tāfele, tajā vienmēr pietiks vietas.
  4. Lēmumu pieņemšana. Izmantojiet digitālās baltās tāfeles, lai prezentētu opcijas klientam un saņemtu viņa atsauksmes, vai iedodiet dažas izvēles iespējas savai komandai un lieciet viņiem balsot par labāko.
  5. Hibrīdā darba atbalstīšana. Ja birojā ir viens vai divi cilvēki, viņi var nofotografēt esošu balto tāfeli, importēt to baltās tāfeles programmatūrā un turpināt darbu no iesāktās vietas. Tādā veidā nav jāsāk no sākuma.

Labākā tiešsaistes balto tāfeļu lietošanas prakse

Sekojiet šīm vadlīnijām, lai pilnvērtīgi izmantotu tiešsaistes balto tāfeli.

  1. Sagatavojieties. Lai sapulce būtu efektīvāka, veltiet laiku, lai iestatītu digitālo balto tāfeli ar jebkādiem atsauces materiāliem, vadlīnijām un uzņēmuma zīmoliem pirms sapulces sākuma.
  2. Iekļaujiet. Pārliecinieties, vai visi ir iesaistīti un visiem ir iespēja pievienot saturu baltajai tāfelei. Ja pamanāt, ka daži cilvēki runā visvairāk, varētu būt piemērots laiks, lai iekļautu aptauju vai palūgtu visiem pievienot piezīmju lapiņu ar ideju.
  3. Sekojums. Pēc sapulces kopīgojiet baltās tāfeles saiti ar dalībniekiem un precizējiet nākamos soļus — vai sagaidāt, ka cilvēki vēlāk pie tās strādās? Ja kādai citai nodaļai vajadzēs atsauci uz jūsu balto tāfeli, kopīgojiet ar viņiem saiti vai attēlu.

Kā izmantot interaktīvās baltās tāfeles esošajā sistēmā

Lai katrs jaunais rīks būtu noderīgs, tam ir jābūt saderīgam ar to, kas jums jau ir. Tālāk aprakstīts, kā tiešsaistes baltās tāfeles darbojas ar jūsu failiem un programmatūru.

Ar prezentācijām, dokumentiem un PDF failiem. Kad velkat un nometat failus savā baltajā tāfelē, līdzstrādnieki var tiem piekļūt tieši no tāfeles. Varat arī ielīmēt vairākas prezentācijas vai faila lapas baltajā tāfelē turpmākai atsaucei. Lai pievienotu savu pabeigto balto tāfeli citai programmai, eksportējiet to kā attēlu un ielīmējiet to dokumentā vai prezentācijā.

Ar videokonferences iespējām. Video sapulces laikā kopīgojiet savu ekrānu, kurā redzama baltā tāfele, ja vēlaties sākt ideju meklēšanas sesiju, un kopīgojiet saiti, kad esat gatavs likt visiem iesaistīties. Cilvēki var turpināt pievienot baltajai tāfelei idejas pēc sapulces beigām vai, ja nevēlaties vairāk rediģējumu, varat mainīt kopīgošanas iestatījumus.

Ar skārienierīcēm. Pieskarieties pie ekrāna, lai pievienotu un pārvietotu piezīmju lapiņas, zīmētu, rakstītu, dzēstu, mainītu pildspalvas krāsu un iezīmētu tekstu. Ar pirkstiem velciet ekrānu uz vidu, lai tālummainītu, vai pārvietojiet baltās tāfeles saturu tālāk, lai pievienotu vairāk vietas.

Ar piezīmju veikšanas programmu. Ir baltās tāfeles programmatūra, kas ļauj eksportēt jūsu digitālo balto tāfeli uz piezīmju veikšanas programmu ar vienu klikšķi.


Nākamās darbības

Ja neesat drošs, kuru tiešsaistes balto tāfeli izvēlēties, pamēģiniet programmu Microsoft Whiteboard. Lai iegūtu visaptverošu risinājumu ar iebūvētiem baltās tāfeles līdzekļiem, izmēģiniet Microsoft Teams bez maksas vai iegādājieties Microsoft 365 darbam, lai tūlīt sāktu darbu.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Produktivitāte

5 veidi, kā integrētās tiešsaistes kalendāra programmas palielina produktivitāti

Papildinformācija
Produktivitāte

5 veidi, kā aptaujas var palielināt iesaistīšanos tiešsaistes sapulcēs

Papildinformācija
Produktivitāte

5 veidi, kā attālajiem darbiniekiem sadarboties

Papildinformācija

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.