Outlook padomi un ieteikumi, kas jums jāzina

Outlook ļauj racionāli izmantot e-pastu, kalendāru, kontaktpersonas, uzdevumus un citas iespējas. Tas viss pieejams vienuviet. Nav brīnums, ka kopš 2017. gada pieaug tās popularitāte mobilajās ierīcēs. Pastāv vairāki Outlook padomi un ieteikumi, kas palīdz uzlabot produktivitāti. 

Te ir daži veidi, kā pilnvērtīgāk izmantot Outlook iespējas

Kā viens no miljoniem Outlook lietotāju, droši vien uzskatāt, ka jau zināt, kā pēc iespējas efektīvāk izmantot šo programmu. Jebkurā gadījumā te ir septiņi padomi un ieteikumi, par kuriem, iespējams, vēl nezināt. 

#1 Ļaujiet Outlook ar jums sarunāties 

Lai gan runā nevis Outlook, bet Microsoft produktivitātes palīgs Cortana. Cortana ir integrēts Outlook mobilajā programmā, izmantojot līdzekli E-pasta ziņojumu atskaņošana. Kad šis līdzeklis ir iestatīts programmā Outlook, varat klausīties jaunus e-pasta ziņojumus, esot ceļā. Un varat arī tos pārvaldīt. Izmantojot tikai savu balsi, varat brīvroku režīmā atzīmēt ziņojumus kā nelasītus, atzīmēt tos ar karodziņu, dzēst vai atbildēt uz tiem. 

Turklāt Cortana nelasa tikai e-pasta ziņojumus. Viņš vai viņa (pēc jūsu izvēles) var palīdzēt organizēt jūsu darbu. Mākslīgais intelekts paziņos jums par izmaiņām pasākumos un pat noteiks grafika konfliktus jūsu kalendārā. Uzziniet, kā tas darbojas. 

#2 Izmantojiet svarīgo ziņojumu iesūtni 

It īpaši tālrunī var būt grūti darboties ar juceklīgu iesūtni. Atvieglojiet veidu, kā ātri pārskatīt svarīgāko e-pastu, izmantojot svarīgo ziņojumu iesūtni. Varat izveidot divas līdzvērtīgas iesūtnes — Svarīgie un Citi. Pēc tam pārejiet starp tām, vienkārši slidinot pogu iesūtnes augšpusē.  

Outlook jūsu vietā šķiro e-pasta ziņojumus, svarīgākos pārvietojot uz iesūtni Svarīgie, bet pārējos ziņojumus, piemēram, nevēlamo e-pastu — uz iesūtni Citi. Varat ātri pārklasificēt ziņojumus, pārvietojot tos no vienas iesūtnes sadaļas uz otru. Varat arī atlasīt opciju “Vienmēr pārvietot pie svarīgajiem” vai otrādāk, ja vēlaties, lai atsevišķa sūtītāja ziņojumi vienmēr parādītos konkrētā vietā. 

Turklāt, jo vairāk izmantosit svarīgo ziņojumu iesūtni, jo gudrāka tā kļūs. Tā pievērš uzmanību tam, kā kārtojat savu e-pastu, lai labāk klasificētu ienākošos ziņojumus un palīdzētu koncentrēties svarīgajam.  

#3 Kopīgojiet savus kalendārus 

Mēs visi zinām, ka sapulcēs izniekojam pārāk daudz laika. Kamēr jūs risināt šo problēmu savā organizācijā, Outlook palīdz efektīvāk ieplānot jaunu sapulci. 

Izmantojot iespēju kopīgot kalendārus programmā Outlook, atveriet kalendāra iestatījumus un atlasiet personas, ar kurām vēlaties kopīgot, piemēram, kolēģus vai draugus. Varat ar krāsu iezīmēt dažādas komandas un pārvaldīt atļaujas, lai ļautu cilvēkiem koplietot tikai ar skatīšanās, rediģēšanas vai pārvaldības atļaujām (ar pārstāvja atļauju). Turklāt varat arī izvēlēties, kādu informāciju kopīgojat, piemēram, visu, tikai virsrakstus un atrašanās vietas vai tikai tad, ja esat aizņemts. 

#4 Izmantojiet plānošanas palīgu 

Kad kopīgojat savus kalendārus, varat izmantot plānošanas palīgu mobilajā ierīcē, lai nebūtu jāsūta e-pasta ziņojumi, mēģinot sarunāt sapulces laiku. Izveidojiet pasākumu kalendārā un pievienojiet personas, kuras vēlaties uzaicināt. Pēc tam varat izmantot plānošanas palīga laika atlasītāju, lai vilktu un nomestu laiku kalendārā, kas tiek iezīmēts zaļā krāsā. Tas nozīmē, ka visi ir pieejami. Rezervējiet to! 

#5 Pieminiet kādu, lai pievērstu viņa uzmanību 

Ja strādājat ar kādu birojā, varat uzsaukt: “Hei, Antra!” Kad pieminat viņas vārdu, Antra pārtrauc iesākot darbu un paskatās uz jums. To pašu var izdarīt arī tālrunī, izmantojot Outlook pieminēšanas gadījumus. Kad @pieminat Antru e-pasta ziņojumā, saņēmējs redzēs, ka ir pieminēts sarunā.  

Turklāt, kad citi cilvēki jūs @piemin, iesūtnes ziņojuma fragmentā tiek parādīti svarīgākie teikumi ap jūsu @pieminēšanas gadījumu. Šis līdzeklis ātri informē, kāpēc kādam ir vajadzīga jūsu palīdzība. 

#6 Pielāgojiet pavilkšanas iespējas 

Randiņu lietotnē jūs pavelkat pa kreisi vai pa labi, lai balsotu par potenciālo atbilstību. Arī Outlook iesūtnē varat būt tikpat izlēmīgs. Atveriet Outlook mobilās programmas iestatījumus un atlasiet pavilkšanas opcijas. Varat piešķirt opciju “Pavilkt pa labi” vai “Pavilkt pa kreisi” dažādām darbībām: 

  • Dzēst  
  • Atzīmēt kā lasītu 
  • Atzīmēt kā nelasītu 
  • Atzīmēt ar karodziņu 
  • Arhivēt 

#7 Izmantojiet iespēju “Netraucēt” 

Nemitīga e-pasta pārbaudīšana var likt mums justies kā laboratorijas žurciņām. Mēs spiežam mazo podziņu, lai balvā saņemtu jaunu ziņojumu. Taču tas novērš uzmanību. Gādājiet, lai konkrētajā brīdī varat koncentrēties uz svarīgāko, izmantojot Outlook opciju “Netraucēt”. Izslēdzot paziņojumus no programmām, varat pievērst uzmanību sapulcei vai atskaitei, kas jums jāpabeidz.  

Varat ieplānot ieslēgt opciju “Netraucēt” katru pēcpusdienu, pirms beidzat darbu. Šādi klusais periods var palīdzēt jums organizēt darbu rītdienai. Vai arī varat pēc nepieciešamības sākt netraucēšanas sesiju, kas tiek sākta nekavējoties. 

Sazinieties un kārtojiet saturu, atrodoties ceļā 

Pārslogota iesūtne ir realitāte. Outlook mobilā programma palīdz jums sazināties un organizēt saturu, esot ceļā. Tagad ar Cortana palīdzību, kā arī citiem Outlook padomiem un ieteikumiem, varat kontrolēt veidu, kādā sazināties un strādājat personīgajā un darba vidē.  

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Biznesa padomi

5 paņēmieni, kā strādāt mājās, lai sajustos kā birojā

Papildinformācija

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.