Droša failu koplietošana mazajiem uzņēmumiem

Kā maza uzņēmuma darbiniekam vai īpašniekam jums bieži ir nepieciešams koplietot failus ar kolēģiem un klientiem. Bet vai jūsu pašreizējā failu koplietošanas metode ir droša? Vai svarīgie ieraksti un sensitīvie dati ir aizsargāti un drošībā? 

Iepazīsimies ar drošas failu koplietošanas pamatiem.  

Kas ir droša failu koplietošana? 

Failu koplietošana ir vienkārši failu nosūtīšana kādam citam. Pagātnē, iespējams, esat koplietojis failus, pievienojot tos e-pasta ziņojumiem. Pēc tam lietotāji var veikt labojumus un nosūtīt failus atpakaļ, un tā daudzkārt. 

Iespējams, esat pat izmantojis failu koplietošanas vietni. Abas šīs metodes rada vairākus drošības riskus. 

Droša failu koplietošana tiek nodrošināta, aizsargājos failus pret tiešsaistes apdraudējumiem un atļaujot piekļuvi tikai personām, kurām īpašnieks ir piešķīris atļauju. Mākoņkrātuves pakalpojumi nodrošina drošu failu koplietošanu un aizsardzību, izmantojot tālāk norādītos drošības līdzekļus. 

  • Piekļuve, pamatojoties uz atļaujām 
  • Ar paroli aizsargāta piekļuve 
  • Failu šifrēšana 
  • Aizdomīgu pieteikšanās darbību uzraudzība  
  • Vīrusu skenēšana  
  • Izspiedējprogrammatūras noteikšana 
  • Divfaktoru autentifikācija 
  • Koplietošanas saites ar derīgumu 

Šie drošības līdzekļi nodrošina, ka failam var piekļūt tikai lietotāji ar atļaujām. Turklāt tie palīdz aizsargāt failus pret urķiem, ļaunprogrammatūru un citiem tiešsaistes apdraudējumiem. 

Kādus failus var droši koplietot? 

Ideālā gadījumā visiem failiem, ko jūsu uzņēmums koplieto iekšēji vai ar klientiem, ir jābūt aizsargātiem. Failu koplietošana darbojas visiem uzņēmuma failiem, kas ietver tālāk norādīto. 

  • Juridiskā informācija 
  • Finanšu dati 
  • Personāldaļas vai personāla informācija 
  • Privāta darbinieku informācija 
  • Slepenie projekti 
  • Apvienošanās vai iegādes plāni 

Droša failu koplietošana aizsargā jūsu failus no neatbilstošas piekļuves, neuzticamām personām, izspiedējprogrammatūras, vīrusiem un tiešsaistes apdraudējumiem.  

Drošas failu koplietošanas metodes 

Kiberuzbrukumos 58% gadījumu cieš mazie uzņēmumi. Mākoņkrātuves pakalpojumu sniedzēji ir labi informēti par šo problēmu. Viņi zina, ka datu un failu drošība ir nopietnas problēmas. Daudzi ietver tālāk norādītos līdzekļus, lai aizsargātu jūsu failus. 

  • Aizsardzība ar paroli. Varat nosūtīt saites failiem, kas aizsargāti ar paroli. Failam var piekļūt tikai tie adresāti, kuri zina paroli.  
  • Saites ar derīguma termiņu. Saites ar derīguma termiņu atsauc piekļuvi pēc noteikta laika. Tās adresātiem sniedz iespēju piekļūt failiem ierobežotā laika periodā. 
  • Dažādas atļaujas. Izmantojot failu piekļuves atļaujas, varat atlasīt, kuras personas var skatīt, komentēt, rediģēt vai tālāk koplietot failus. Piemēram, jūs ierobežojat piekļuvi vienai personai, grupai, visiem uzņēmuma darbiniekiem vai ikvienam.   
  • Versiju vēsture. Kāds var jūsu koplietotajā failā veikt nevēlamus labojumus. Versiju vēsture sniedz iespēju atjaunot failu iepriekšējā melnrakstā. 
  • Atkritne. Var gadīties nejauši izdzēst failu. Šādā gadījumā varat atjaunot failus no atkritnes
  • Aizsardzība pret failu masveida dzēšanu. Varat nejauši izdzēst lielu skaitu failu. Šādā gadījumā mākoņkrātuves nodrošinātājs nosūtīs brīdinājumu. Tajā tiks norādītas arī darbības, lai atkoptu šos failus. 
  • Darbību pārraudzība. Pakalpojumu sniedzēji uzrauga un bloķē aizdomīgus pierakstīšanās mēģinājumus. Automatizētā novērošana neļauj nesankcionēti piekļūt jūsu kontam. 
  • Šifrēšana. Izmantojot mākoņkrātuvi, šifrēšanas koda tips vienmēr slēpj failus no ziņkārīgiem urķiem. 
  • Vīrusu skenēšana. Lejupielādes laikā faili tiek skenēti, lai tajos meklētu zināmus vīrusus. 
  • Fiziska aizsardzība. Datu centriem, kur tiek glabāts jūsu saturs, ir drošības speciālisti un kustības sensori. Viņi arī izmanto video novērošanu un ielaušanās noteikšanas brīdinājumus. 
  • Tīkla aizsardzība. Tīkliem datu centros un ārpus tiem ir ugunsmūri. Tie ierobežo datplūsmu no nesankcionētām atrašanās vietām. 
  • Sistēmu uzraudzība. Programmatūras darba grupas uzrauga un novērš drošības problēmas, kad tās rodas. 
  • Seifi. Jums ir jāverificē sava identitāte, pirms piekļūstat šīm drošajām mapēm. Tie aizsargā failus gadījumos, kad kāds piekļūst jūsu ierīcei vai kontam. 

Kā vēl vairāk aizsargāt mākoņkrātuves failus 

Mākoņkrātuve ir droša. Tik un tā varat veikt papildu darbības, lai aizsargātu failus gan krātuvē, gan jūsu ierīcēs. Varat veikt tālāk norādītās darbības.  

Stipras paroles izveide 

Stipra parole ir iedarbīga pirmā aizsardzības līnija. Tā var pārtraukt nepilnvarotu personu piekļuvi failiem. Parolei jāatbilst tālāk norādītajām prasībām. 

  • Astoņas rakstzīmes vai garāka 
  • Nesatur pilnus vārdus 
  • Neietver lietotājvārdus vai reālos vārdus 
  • Atšķiras no citām parolēm 
  • Lielo un mazo burtu lietošana  

Divfaktoru autentifikācijas izmantošana

Divfaktoru autentifikācija aizsargā jūsu kontu pret urķiem. Tā ir daļa no uzlabotās pieteikšanās procesa. Mākoņkrātuves nodrošinātājs nosūtīs kodu uz jūsu tālruni, e-pastu vai programmu. Pēc tam varat to ievadīt un piekļūt saviem failiem.  

Failu šifrēšanas iespējošana mobilajās ierīcēs

Jūsu pakalpojumu sniedzējs var šifrēt failus, ko glabājat iOS vai Android mobilajā programmā. Šī šifrēšana aizsargā jūsu datus, kad kāds cits izmanto jūsu tālruni. Ja jūsu tālrunis ir uzlauzts vai nozagts, šifrēšana var sniegt jums sirdsmieru. Tā ir nepieciešama, ja glabājat failus tālrunī. 

Strādāšana kopā koplietojamos failos 

Sadarbība aizņem lielāko daļu darba laika. Ņemot to vērā, mākoņkrātuves pakalpojumi piedāvā līdzekļus, kas palīdz darba grupām strādāt kopā failos. Visas izmaiņas vai komentāri failos tiek sinhronizēti reāllaikā, līdz ar to komandas dalībnieki vienmēr strādā ar aktuālu dokumentu.  

Ir vairākas darbības, ko adresāti var veikt ar koplietotajiem failiem. Dažas no tām ir norādītas tālāk. 

  • Skatīt. Jebkura persona, ar kuru esat koplietojis failu, var to skatīt. Lai to paveiktu, nav nepieciešams pierakstīties mākoņkrātuves platformā.  
  • Lejupielādēt. Lietotāji, ar kuriem esat koplietojis failu, var to lejupielādēt. Ja vēlaties lielāku drošību, varat izvēlēties bloķēt lejupielādes.  
  • Rediģēt. Ar pilnas rediģēšanas atļaujām adresāts var rediģēt jūsu dokumentu. Ir ieteicams iespējot izmaiņu reģistrēšanu pirms koplietošanas, lai vēlāk varētu apstiprināt vai noraidīt labojumus.  
  • Komentēt. Lietotāji, kuriem ir piekļuve failam, var tajā pievienot komentārus un atbildēt uz tiem.  
  • Sadarboties. Vairāki lietotāji var rediģēt jūsu failu vienlaikus, izmantojot reāllaika sadarbību. Visas izmaiņas failos tiks sinhronizētas reāllaikā un automātiski atjauninātas visiem redaktoriem. 
  • Koplietot. Lietotāji ar rediģēšanas atļaujām var koplietot jūsu failu. Tomēr lietotāji bez rediģēšanas atļaujām var pārsūtīt jūsu saiti, ja vēlas. Daži pakalpojumi sniedz iespēju atspējot koplietošanu lietotājiem. 

Droša failu koplietošanas risinājuma izvēle 

Tirgū ir daudz failu koplietošanas opciju. Pārskatot izvēles iespējas, pievērsiet uzmanību tālāk norādītajām obligātajām prasībām.  

  • Drošības opcijas. Izvēlieties risinājumu, kurā ir spēcīgas drošības opcijas. Saites, kuras aizsargā paroles un atļaujas, ir neatsveramas. Saites ar derīguma termiņu ir noderīgas, ja koplietojat ar ārējiem partneriem.  
  • Šifrēšana. Kad koplietojat failus un kad tie atrodas krātuvē, tiem ir jābūt drošiem. Izvēlieties pakalpojumu sniedzēju, kas izmanto šifrēšanu.  
  • Ērta lietošana. Jūsu krātuves risinājumam ir jābūt lietotājam draudzīgam. Jābūt iespējai failus ātri koplietot, saņemt un strādāt tajos ar komandas dalībniekiem. Turklāt jums nebūs problēmu mainīt atļauju līmeņus. 

Droša failu koplietošana jūsu darba grupai 

Failu koplietošana paātrina projektus. Tomēr, neveicot papildu piesardzības pasākumus, jūsu dati var tikt apdraudēti. Droša failu koplietošana racionalizē darba grupas darbplūsmas un garantē failu drošību.  

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Biznesa tehnoloģijas

Mākoņkrātuve salīdzinājumā ar lokālajiem serveriem: 9 lietas, kas jāpatur prātā

Papildinformācija
Biznesa tehnoloģijas

Pilnvērtīga bezmaksas videokonferenču iespēju izmantošana

Papildinformācija
Biznesa tehnoloģijas

Bezmaksas ekrāna kopīgošana ir viegla, bet vai jūs to darāt pareizi?

Papildinformācija
Biznesa tehnoloģijas

Tālveselības terapijas opcijas nodrošināšana pacientiem sarežģītā laikā

Papildinformācija

Business Insights and Ideas nesniedz profesionālu konsultāciju nodokļu vai finanšu jomā. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.