Vai vienkārša doma par pārāk daudz e-pasta ziņojumiem jums izraisa aukstus sviedrus? Vai jūsu pastkaste ir nekārtīgs nelasītu ziņojumu un vēlākai izmantošanai saglabātu uzdevumu sajaukums?
Tam tā nav jābūt. Sapnis par organizētu iesūtni var šķist nesasniedzams, bet tas ir tuvāks, nekā jums šķiet.
E-pasts, tāpat kā jebkurš cits rīks, pareizi lietojot, piešķir pievienoto vērtību jūsu dzīvei. Izmantojot pārdomātu plānu, jūs varat iesūtni pārvērst par vienu no saviem labākajiem saziņas palīgiem.
Jūsu e-pasts ir daļa no jūsu identitātes — rūpīgi to sargājiet
Šo principu var uzskatīt par e-pasta pārvaldības zelta likumu. Aizņemtiem ļaudīm ir svarīgi, lai jūsu e-pasta adresi uzzina tikai tie, kam tā ir nepieciešama. Ja jūsu adrese ir atrodama pārāk daudzās vietās, jūsu iesūtne noteikti tiks pārpildīta.
Jūsu identitātes aizsargāšanas metode ir izmantot dažas adreses. Jums ir sava “īstā” e-pasta adrese — tā, kuru lietojat katru dienu. Alternatīvā adrese ir tā, kuru varat izmantot, aizpildot veidlapas, veicot pirkumus tiešsaistē utt. Šī otrā adrese novirzīs visus reklāmas ziņojumus un citu nevēlamo saturu, lai jūsu galvenā adrese paliktu tīra.
Pasaulē, kurā daudzi cilvēki cīnās ar darba un privātās dzīves līdzsvarošanu, atsevišķas e-pasta adreses ir lieliska vieta, ar ko sākt. Vienkārši izmantojiet programmu, kas var viegli uzturēt jūsu kontus vienuviet, bet pārvaldīt atsevišķi.
Kaliet dzelzi, kamēr tā karsta!
Vilcināšanās var radīt problēmas daudzās jūsu dzīves jomās. Tas noteikti attiecas uz e-pasta ziņojumiem. Ja neapstrādāsit e-pasta ziņojumus drīz pēc to saņemšanas, drīzumā radīsies juceklis.
Mēģiniet izveidot iesūtnes pārskatīšanas grafiku. Piemēram, jūs varat ieplānot e-pasta ziņojumu pārvaldīšanu trīs reizes dienā. Veiciet šo uzdevumu no rīta, pēc pusdienām un pirms došanās mājās. Izmantojot trīs pārbaudes reizes, jūs pietiekami visam sekosit līdzi, un tas neaizņems pārāk lielu jūsu dienas daļu.
Tehnoloģiju izmantošana jūsu labā ir noderīga šī mērķa sasniegšanā. Izmēģiniet līdzekli E-pasta ziņojumu atskaņošana programmā Outlook darbam ar iOS. Šis līdzeklis skaļi atskaņo e-pasta ziņojumus un piedāvā ērtu iesūtnes un kalendāra kopsavilkumu.
Neatkarīgi no tā, vai izmantojat to, lai apskatītu jaunumus iesūtnē darbā vai personīgajā kontā, varat klausīties ziņojumus un rīkoties ar tiem, izmantojot vienkāršas balss komandas vai ar vienu pirkstu pārvelkot, lai tos apstrādātu, esot ceļā. Lai atbildētu uz e-pasta ziņojumu, vienkārši diktējiet īsu ziņojumu un nosūtiet to. Tas ir lieliski piemērots, lai sekotu jaunumiem no rīta pārvietošanās laikā vai pusdienu pārtraukumā, kad rokas var būt aizņemtas ar ko citu.
Nežēlīga dzēšana
E-pasta ziņojuma izdzēšana var būt sarežģīta. Pat ja nedomājat, ka jums šis ziņojums būs vajadzīgs nākotnē, tik un tā ir grūti nospiest pogu. Bet jums tas jādara.
Ir svarīgi izdzēst neatbilstošus e-pasta ziņojumus, jo, ja tie netiek apstrādāti, tie var kļūt par garīgu nastu. Netīrības sajūta iesūtnē var izraisīt pārmērības sajūtu, pat ja šie ziņojumi nav nepieciešami. Regulāri izdzēšot darba e-pasta ziņojumus, jūs sperat nelielu soli stresa līmeņa pazemināšanas virzienā.
Vai joprojām neesat pārliecināts, vai varat pieņemt šo ieradumi? Izmēģiniet starpposmu. Tā vietā, lai nekavējoties izdzēstu e-pasta ziņojumus, pārvelciet, lai ieplānotu to atgriešanos iesūtnē ērtākā laikā. Pretējā gadījumā noņemiet pārējo un izbaudiet nedēļas nogali.
Nav nepieciešams romāns
Mēs visi laiku pa laikam lietojam pārāk daudz vārdu. E-pasta ziņojumos ir viegli aizrauties pat tad, ja īsāks ziņojums gandrīz noteikti paveiktu to pašu.
Iemāciet sev rakstīt īsākus ziņojumus, sarakstoties ar kolēģiem un klientiem, kā arī draugiem un ģimenes locekļiem. Jūs ietaupīsit laiku, rakstot īsākus e-pasta ziņojumus, kā arī jūsu ziņojums būs skaidrāks.
Rakstīt īsus, informatīvus e-pasta ziņojumus ir māksla. Sākumā jums tas var šķist grūti, taču ar prakses palīdzību tas būs paveicams. Drīz jūs pamanīsit, ka lielākajā daļā jūsu ziņojumu ir tikai daži teikumi.
Varat arī izmantot aizzīmju punktus, lai ātri un kodolīgi prezentētu idejas. Jūsu ziņojumu saņēmējiem patiks kodolīgums, un jūs katru dienu paveiksit vairāk.
