4 metodes labākam grupas darbam ar iekštīkla programmatūru

Katram projektu vadītājam ir jāapgūst, kā fokusēt savu komandu uz mērķi brīžos, kad darba slodze tās rausta daudzos dažādos virzienos. Dažos gadījumos tas var ietvert darbu ar citiem projektu vadītājiem, lai realizētu projektus ar lielāku prioritāti, palīdzību komandas dalībniekiem darba organizēšanā vai nepieciešamību nodrošināt komandas dalībniekiem, kuri, iespējams, dzīvo dažādās pilsētās vai valstīs, nepieciešamos rīkus efektīvai sadarbībai. Lai gan prasmes noteikt projektu prioritāti ir personiskās pieredzes jautājums, ir pieejama iekštīkla programmatūra, kas var ne tikai palīdzēt jūsu darba grupām strādāt organizēti un savstarpējā sadarbībā, bet nodrošina efektīvu saziņu ar atsevišķiem cilvēkiem un jūsu darba grupām.

Protams, visi iekštīkla portāla programmatūras risinājumi nav līdzvērtīgi, tāpēc aplūkosim četrus rīkus, kas nepieciešami katram iekštīkla risinājumam.

Informācijas pārvaldība

Lai visi varētu sekot līdzi projekta norisei, jūsu darba grupai ir svarīgi zināt, kurš par ko un kad ir atbildīgs. Turklāt jums arī jānodrošina savai darba grupai informācija par to, kā sazināties ar citiem dalībniekiem, informācija par piekļuvi svarīgām tīmekļa lapām vai dokumentiem (īpaši, ja tie aizsargāti ar paroli vai atrodas sagatavošanas serveros), kā arī jāspēj sniegt svarīgi paziņojumi vai atgādinājumi u. c. Tāpēc izvēlieties uzņēmuma iekštīklu, kas sniedz iespēju viegli izveidot grupas lapas, kuras iespējams pielāgot pēc jūsu vajadzībām. Tādējādi varēsit izvietot un koplietot svarīgu informāciju centrālā atrašanās vietā.

Bibliotēkas

Sadarbības programmatūrai, pirmkārt un galvenokārt, jānodrošina viegla sadarbība jūsu darba grupas starpā. Tāpēc izvēlieties risinājumu, kas ļauj jums piešķirt katram dalībniekam piekļuvi kopīgajiem failiem, dokumentiem, attēliem, sapulces piezīmēm un citai informācijai. Pateicoties iespējai izveidot tādu dokumentu bibliotēkas, kas apzīmēti jūsu projektam un jūsu darba grupai saprotamā veidā, katrs dalībnieks var iegūt jaunāko informāciju par jūsu projektu, pārskatīt iepriekšējos nodevumus, redzēt pašreizējo noformējumu, atsvaidzināt atmiņu par projekta prasībām un veikt citas lietas.

Sadarbības rīki

Darbinieku iekštīkla portālā ir jābūt ietvertai iespējai grupas dalībniekiem izveidot darba vietas informācijas koplietošanai un pārvaldībai, lai kopīgi strādātu ar failiem. Šim nolūkam izvēlieties sadarbības programmatūru, kas ietver diskusiju pavedienus, kā arī aptaujas, kas var padarīt vieglāku plānošanu un/vai lēmumu pieņemšanu, koplietojamus kalendārus, uzdevumu sarakstus un sapulču vietas, kā arī iespēju izvietot sapulču piezīmes, dokumentus, dienas kārtības un citus datus. Tāpat kā reāla sapulču telpa, arī iekštīkla risinājums ar darbavietas rīku var nodrošināt darba grupas dalībniekiem, piemēram, grafiskajam dizainerim un tekstu autoram, iespēju strādāt ar vienu un to pašu failu kopējā darbavietā, bez iespējām pārrakstīt vienam otra darbu, tādējādi uzlabojot produktivitāti.

Integrācija ar esošajiem rīkiem

Neatkarīgi no tā, cik lielā mērā iekštīkla portāla programmatūra sola uzlabot jūsu produktivitāti un sadarbību, ja tā ir sarežģīta lietošanā vai nosaka, ka jums jāaizstāj pašreizējie rīki (piemēram, teksta apstrādes, izklājlapu, grafiskā noformējuma programmas un/vai e-pasta rīki), var būt grūti pārliecināt savu darba grupu par tās lietošanu. Lai sasniegtu nepieciešamo produktivitātes un organizācijas līmeni, izvēlieties iekštīkla risinājumu, kas tiek veiksmīgi integrēts ar jūsu grupas šobrīd izmantotajiem rīkiem. Tādējādi jūsu organizācijai nebūs jāiegādājas dārgas un, iespējams, mazāk efektīvas programmas un jūsu komandai nebūs jāuzsāk jauns apmācību process.

Sadarbības programmatūrai jābūt vienkāršai, vienotai un pielāgojamai, nodrošinot jums un jūsu komandai visu nepieciešamo kopīgam darbam kā vienotam veselumam un mazākās grupās. Ja izvēlēsities risinājumu, kas ļaus jums organizēt failus pēc saviem ieskatiem, izmantot esošos rīkus un nodrošinās jums sadarbības rīkus ērtai komandas dalībnieku vienlaicīgai sadarbībai darbā ar failiem, dokumentu un informācijas koplietošanai, kā arī svarīgu diskusiju izsekošanai, jūs iegūsit to, ko vēlas katrs projektu vadītājs – organizētu, produktīvu komandu.

Par autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Business Tips

Efektīvu virtuālo sapulču rīkošana

Papildinformācija
Business Tips

Atklājiet, kādas ir 4 galvenās lieliskas datu vizualizācijas iezīmes

Papildinformācija
Business Tips

4 lieliskas idejas korporatīvā sociālā tīkla uzlabošanai

Papildinformācija

Izaugsmes centrs nenodrošina profesionālus padomus attiecībā uz nodokļiem vai finansēm. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.