6 metodes, kā padarīt virtuālās sapulces efektīvākas

Kad jums pēdējo reizi bija sapulce klātienē? Tas ir jāatzīst: mūsdienās darba tikšanās kļūst arvien vairāk pakļautas elektroniskiem saziņas līdzekļiem. Lai gan tiešsaistes vai virtuālās sapulces var būt ērtas, tās samazina dalībnieku atbildības sajūtu un tie bieži zaudē uzmanību dažādu blakus aktivitāšu rezultātā. Kad cilvēku uzmanība ir novērsta, sapulces zaudē fokusu un jāvelta vairāk laika, lai atkārtotu informāciju.

Lai sapulces padarītu maksimāli efektīvas un iekļautos grafikā, izlasiet šos sešus padomus un mainiet savu ikdienu.

1. Ievērojiet dienas kārtību. Neatkarīgi no tā, vai sapulces dalībnieki atrodas vienā ēkā vai dažādās pasaules malās, svarīgi, lai visi ievērotu noteiktu kārtību. Lai arī formāla dienas kārtība vairs nav tik izplatīta, varat atjaunot šo praksi. Iekļaujiet sapulces tēmas sava kalendāra uzaicinājuma pamattekstā vai izsūtiet pa e-pastu dokumentā 24-48 stundas pirms paredzētā sapulces laika. Tādējādi visiem dalībniekiem būs iespēja plānot sapulces rezultātu saskaņā ar tās mērķiem. Ja esat sapulces dienas kārtības adresāts, izlasiet to! Arī tad, ja pārzināt projektu vai sarunas tēmas, varat uzzināt svarīgu informāciju par perspektīvām vai problēmām, lai nekļūtu par sapulces nezinīti.

2. Rūpīgi sagatavojieties. Neatkarīgi no tā, vai jūsu sapulcei ir dienas kārtība vai nav, uzziniet, kādi ir sapulces mērķi. Pirms sapulces apkopojiet visas piezīmes vai pamatinformācija, kas varētu noderēt, kā arī sagatavojiet jautājumus. Sagatavots saraksts vai aizzīmes atvieglos jautājumu izdomāšanu sapulces laikā, ļaujot daudz aktīvāk iesaistīties diskusijā. Pierakstiet jautājumus par dienas kārtību, ja tādi rodas, vai arī izveidojiet savas piezīmes iepriekš, augšpusē pierakstot sākotnējos mērķus vai idejas. Neatkarīgi no jūsu sagatavošana stilu, veicot šāda prakse sagatavošana nodrošina tiks parādīts atgādinājums savu programmu sapulces.

3. Novērsiet problēmas saistībā ar savām tehnoloģijām. Nav nozīmes, vai tā ir jūsu pirmā vai miljonā tiešsaistes sapulce, jums jābūt drošam, ka protat izmantot savas tehnoloģijas. Pārliecinieties, vai pārzināt iezvani un vai jūsu skaļruņi darbojas. Ja jums nepieciešams internets, lai piekļūtu konferencei vai (ar sapulci saistītam) e-pastam vai piezīmēm, pārbaudiet Wi-Fi tīklu. Tas var radīt kaitinošas situācijas jau pašā sākumā, ja kādam no dalībniekiem nepieciešams papildu laiks, lai piekļūtu konferences līnijai. Neesiet šādas situācijas iemesls — dodieties uz konferenču telpu iepriekš un pārbaudiet iezvani. Pat tad, ja iestatāt savam tālrunim izslēgtu skaņu, kamēr pievienojas pārējie dalībnieki, vismaz varat koncentrēties uz sarunas saturu, nevis pievienošanos pašai konferencei.

4. Dalīšanās nozīmē rūpēšanos. Ja pārlūkojat informāciju ar pievienotu vizuālo materiālu vai statistiku vai sniedzat atsauces uz ārējiem dokumentiem, pārliecinieties, ka visi var sekot līdzi jūsu stāstījumam. Iestatiet ekrāna koplietošanu, lai varat piesaistīt skatītāju uzmanību un izvietot visu nepieciešamo vienuviet. Šis solis var novērst tādus izsaucienus kā “Uzgaidiet! Kad esam?"jautājumiem, kā arī"Pagaidiet, man ir piekļuve labajā rūtī." Ekrāna koplietošanu, tiek novērstas pauzes un iespēju laiku. Atcerieties: ja kopīgojat savu ekrānu, noteikti izslēdziet e-pasta, tālruņa vai ziņojumapmaiņas programmas vai paziņojumus, lai novērstu nevēlamus paziņojumus.

5. Esiet tiešs. Viens no izaicinājumiem tiešsaistes sapulcēs ir saprast, kurš būs nākamais runātājs vai kuram jāiesaistās. Atkarībā no sapulces dalībniekiem un viņu personībām virtuālās sapulces var izpausties gan kā nekontrolētas sarunas pāri cits citam, gan kā ilgas pauzes, tiklīdz kāds no runātājiem ir beidzis runāt. Lai novērstu balsu murdoņu vai klusumu ēterā, uzdodiet jautājumus citiem sapulces dalībniekiem. Ja cilvēki strādā kopā vai paļaujas uz citām darbībām procesā, lai virzītu projektu tālāk, nebaidieties uzdot viņiem tiešus jautājumus, vai viņiem ir kas piebilstams vai radušies papildu jautājumi. Tieši vēršoties pie katra dalībnieka, varat nodrošināt maksimāli efektīvu sapulces laika izlietojumu un ļaut katram izteikties.

6. Izvirziet personību priekšplānā. Tiešsaistes, tālruņa vai virtuālās sapulces var kļūt garlaicīgas, un jums nav iespēju redzēt dalībnieku ķermeņa valodu, lai noteiktu viņu reakciju un to, vai viņi klausās. Lai samazinātu iespēju zaudēt cilvēku uzmanību, neaizmirstiet par savas personības harizmu. Esiet tikpat atraktīvs kā klātienē — vai pat vairāk, ja sapulces gaita pieprasa. Liels enerģijas pieplūdums piesaistīs jūsu auditoriju un liks sekot līdzi aplūkotajām tēmām. Viņi nezaudēs stāstījuma pavedienu, īpaši, ja uzdosiet tiešus jautājumus, lai uzzinātu viņu domas par attiecīgo punktu. Ja visi dalībnieki būs maksimāli iesaistīti, jūs varēsit ātri pārrunāt sapulces tēmas un pārskatīt lielāku materiālu apjomu īsākā laikā.

Neatkarīgi no sapulces formāta galvenais ir nepazust virtuālajā juceklī. Ja esat sagatavojies un piesaistāt savus kolēģus, jūsu sapulces būs skaidri saprotamas un virzītas uz jūsu mērķiem.

Vai jūsu organizācija millennial piemērota? Izmantojiet viktorīnas.

Par autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Business Tips

Kā strādāt no mājām un izskatīties lieliski

Papildinformācija
Business Tips

5 paņēmieni, kā strādāt mājās, lai sajustos kā birojā

Papildinformācija
Business Tips

Neierasta sadarbība: jaunas metodes attālinātu darba grupu sadarbībai

Papildinformācija
Business Tips

5 padomi no IT direktora par mobilo produktivitāti, attālinātajām darba grupām un drošību

Papildinformācija

Izaugsmes centrs nenodrošina profesionālus padomus attiecībā uz nodokļiem vai finansēm. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.