E-pasta arhivēšana — 5 iemesli, kāpēc šis ir vislabākais e-pasta līdzeklis

Neatkarīgi no tā, vai strādājat korporatīvajā vidē, jūs visdrīzāk nosūtāt un saņemat vairākus e-pasta ziņojumus dienā. Tas ir ātrs un ērts veids, kā sazināties ar kolēģiem, klientiem, draugiem un ģimeni. Protams, e-pasts ir ļoti populārs saziņas rīks uzņēmumos — lielākoties tāpēc, ka spēj reģistrēt sarunas un kalpot kā ērti meklējama informācijas krātuve.

Patiesībā, pētījumi uzrāda, ka trīs ceturtdaļas no organizācijas intelektuālā īpašuma tiek glabātas e-pasta un ziņojumapmaiņas sistēmās. Tas nozīmē, ka ir svarīgi aizsargāt šos datus, nevis vienkārši nosūtīt uz atkritni. Taču tik liels informācijas apjoms var pārslogot uzņēmuma krātuves serverus.

Tātad, kāds ir labākais risinājums?

E-pasta arhivēšana nav nekas jauns. Šis rīks ir pieejams jau gadiem ilgi, bet kāpēc to izmanto tik maz uzņēmumu? Šeit ir piecas priekšrocības, ko sniedz e-pasta arhivēšanas risinājums:

  • Krātuve. Kad e-pasta dati tiek glabāti tiešsaistes serveros, tie var ievērojami samazināt veiktspēju, ja serveris tiek aizpildīts. Citas iespējas ir izdzēst e-pasta ziņojumus pilnībā, kas nav gudra rīcība, jo svarīgus datus iespējams zaudēt neatgriezeniski, vai arī glabāt datus citur. E-pasta arhivēšana atbilst pēdējai minētajai iespējai un pārvieto datus uz drošu serveri ārpus darba vietas vai uz mākoņa vidi. Daži risinājumi izmanto uzlabotu saspiešanu un/vai atkārtotu dublēšanu, lai samazinātu nepieciešamo diska vietu arhīvā — dažreiz pat par 50 procentiem un vairāk.
  • Atjaunošana. Atkarībā no jūsu izmantotajiem dublēšanas risinājumiem e-pasta arhivēšana var paātrināt procesu, tiklīdz nepieciešams atjaunot datus. Tā notiek tāpēc, ka arhivētie dati aizņem mazāk vietas. Turklāt nearhivētu e-pasta ziņojumu atjaunošana ir ātrāka un vieglāka, jo pasta servera datu slodze ir mazāka.
  • Drošība. Tikai tāpēc vien, ka jūsu vecie e-pasta ziņojumi ir noglabāti citā vietā, nenozīmē, ka tie netiek aizsargāti tikpat labi kā e-pasta ziņojumi jūsu aktuālajā iesūtnes vidē. Ja jums ir atbilstošs e-pasta arhivēšanas risinājums, dati tiek saglabāti un aizsargāti ar nepārtrauktas datu dublēšanas un augstākā līmeņa atkopšanas iespējām. Lai iegūtu vislabāko pakalpojumu, meklējiet pakalpojumu sniedzēju, kas nodrošina uzticamību, pieejamību un veiktspēju ar garantētu 99,9% darba laiku un pakalpojumu līmeņa līgumu ar finansiālu atbalstu.
  • Produktivitāte. Kad jūsu reāllaika serveri ir pārpildīti ar milzīgu e-pasta datu apjomu, konkrēta e-pasta ziņojuma vai tēmas meklēšana var kļūt nogurdinoša un lēna. Papildus pēc atbrīvošanās no e-pasta kvotām un automātiskās e-pasta arhivēšanas iestatīšanas darbiniekiem vairs nav jātērē vērtīgais laiks, dzēšot e-pasta ziņojumus vai pārvietojot tos uz PST failiem kā agrāk. Turklāt, kad sniedzat darbiniekiem iespēju viegli piekļūt arhivētiem un dublētiem e-pasta datiem, jūs nododat varu viņu rokās — viņiem vairs nav jāiesaista IT nodaļa, lai to izdarītu viņu vietā.
  • Atbilstība. Lielākā daļa nozaru pieprasa, lai organizācijas uzturētu biznesa darījumu reģistru — un, tā kā e-pasta ziņojumi bieži satur šādu informāciju, tos nedrīkst izdzēst. Atsevišķas nozares, piemēram, veselības aprūpe, finanšu joma, farmācijas un enerģijas nozare ir ieviesušas striktus noteikumus par to, kāda biznesa informācija jāsaglabā.

Ja apsverat e-pasta arhivēšanas risinājumu, atcerieties izpētīt pakalpojumu sniedzējus, un izvēlieties tādu, kas piedāvā lietotājam draudzīgu risinājumu, sniedzot kontroli, un uztur augstus drošības un uzticamības standartus.

Par autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Business Tech

Jūsu IT komandas ieteikumi labākām tiešsaistes sapulcēm

Papildinformācija

Izaugsmes centrs nenodrošina profesionālus padomus attiecībā uz nodokļiem vai finansēm. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.