Ieskats mūsdienīgā sapulcē

Neatkarīgi no jūsu attieksmes sapulces ir šeit uz palikšanu. Kā saziņas rīks sapulces nodrošina grupas darba ieskatus, saikni starp dalībniekiem reāllaikā un konstruktīvas sarunas. Taču dažreiz sapulces var kļūt neproduktīvas. Patiesībā ASV Nodarbinātības birojs rēķina, ka uzņēmumi katru gadu zaudē 37 miljardus dolāru uz nevajadzīgu sapulču rēķina. Tā kā 37 procenti no darbinieku laika mūsdienās tiek pavadīti sapulcēs, ir vērtīgi apsvērt mūsu sapulču stilu, lai papildinātu pieaugošo vadības stilu un biznesa stratēģiju apjomu.

Mūsdienīgas sapulces apmierinātības koeficients

Apsverot savu biznesa stratēģiju, jums jāapzinās sapulču tiešās un netiešās izmaksas, neatkarīgi no tā, vai sapulces notiek klātienē, vai digitāli. Katras sapulču formas priekšrocību līdzsvarošana ļaus ieviest integrētu pieeju jaunām tehnoloģijām un tradicionālajai biznesa praksei.

Tehnoloģijai attīstoties, arī mūsdienu darbvietā darbs kļūst arvien ātrāks. Organizācijā, kur nozīmīgi ir katra minūte, tādu pakalpojumu kā audio vai video konferenču izmantošana samazina darbinieku nepieciešamību pēc laika pārvaldības. Izmantojot audio konferences, darbinieki un ieinteresētās puses var vienkārši pievienoties sarunai, sniegt savu pienesumu un atgriezties pie darba, neizejot no biroja. Izmantojot video konferences, jums vairs nav jāsapulcē kopā jūsu attālie darbinieki. Ekrāni ļauj sarunāties aci pret aci ar vairākiem darbiniekiem, kuri atrodas dažādās laika joslās. Papildus darba grupu apvienošanai šie resursi var aizstāt darba komandējumus, novēršot nevajadzīgus izdevumus.

Protams, sapulces klātienē joprojām nodrošina cilvēciskas emocijas, kas nav pieejamas virtuālajā interfeisā. Saziņā ar jaunu klientu tikšanās klātienē var nostiprināt savstarpēju uzticēšanos, radot pamatu ilgstošām profesionālajām attiecībām. Neraugoties uz negatīvajām atsauksmēm par sapulcēm, 92 procenti sapulču dalībnieku novērtē sapulces kā iespēju iesaistīties ar savu viedokli, norādot, ka veiksmīgas sapulces var uzlabot darbinieku apmierinātību ar savu darbu. Lielāka darbinieku apmierinātība nozīmē mazāku kadru mainību.

Saskaņā ar Verizon aptauju vairāk nekā 90 procenti sapulču dalībnieku atzinās, ka sapulču laikā iegrimst domās, izlaižot visu sapulci vai kādu tās daļu, tikmēr 70 procenti atzīst, ka sapulču laikā dara ko citu. Skaidrs, ka mums labi zināmajām sapulcēm nepieciešamas pārmaiņas. Iedomājieties produktivitātes līmeni, ko būtu iespējams sasniegt, ja mēs pilnībā mainītu savu priekšstatu par sapulci.

Mūsdienīgas sapulces definīcijas maiņa

Jaunās tehnoloģijas, darbaspēka tendences un pārmaiņas ekonomikā nosaka nepieciešamību pēc mūsdienu sapulces pilnveidošanās. Nesenā BlueJeans pētījumā tika noskaidrots, ka 25 procentos sapulču piedalās vismaz viens mobilā video zvana dalībnieks. Šāds mobilo video sakaru lietojuma palielinājums varētu būt saistīts ar pusslodzes vai ārštata darbinieku skaita pieaugumu. Dažu pēdējo gadu laikā šie līgumdarbinieki veidoja aptuveni 40,4 procentus no modernā darbaspēka.

Galvenā atziņa? Lai uzņēmumi un to darbinieki gūtu panākumus nākotnē, sapulces šodien ir jāintegrē ar digitālajām un fiziskajām tehnoloģijām.

Taču kā tas izskatīsies? Kāda ir ideālā sapulču vieta, fiziskā vai digitālā? Atbilde nebūs identiska katram uzņēmumam, taču dažas inovācijas ir radītas, lai palielinātu darba produktivitāti organizācijās.

  • Digitālās tehnoloģijas popularizē vienkāršus, ar vienu pieskārienu izveidojamus savienojumus, kas apvieno attēlu un skaņu. Aptaujas un telemetrija, lai izmērītu sekmīgu saziņas laiku, jau parādījušas uzlabojumus saziņā no vidēji trīs minūtēm līdz laikam, kas mazāks par vienu minūti.
  • Uzlabojumi fiziskajās tehnoloģijās nodrošina audiovizuālo pakalpojumu atkarībā no ierīces tipa, neatkarīgi no tā, vai tie ir vadu vai bezvadu zvani un vai tie notiek korporatīvo tīklu ietvaros vai ārpus tiem. Ideālā gadījumā šie uzlabojumi nodrošina augstas kvalitātes sapulču pieredzi attālajiem dalībniekiem un uzņēmuma darbiniekiem.
  • Dažas organizācijas ir ieviesušas jaunas metodes, piemēram, digitālo tāfeli, lai šie uzlabojumi būtu efektīvi. Novatoriski grupas sadarbības risinājumi, piemēram, skārienjutīgie displeji un ciparu pildspalvas un rokraksta iespējas, kā arī iebūvētās video konferences veido mūsdienīgu sapulci.

Mūsdienās 28 procenti vadītāju uzskata sapulces par lieku laika patēriņu. Taču, ja sapulces tiek izmantotas efektīvi, tas var būt kas vairāk par līdzekli jūsu biznesa stratēģijas uzlabošanai, jo sapulces rada iespējas saziņai, inovācijām un sinerģijai starp jūsu darba grupas dalībniekiem. Neatkarīgi no lomas organizācijā — darbinieka, vadītāja vai ārštata darbinieka — visi darbinieki iegūs no vienotas pieejas augstas kvalitātes sapulču rīkošanai.

Par autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Business Tech

3 svarīgi fakti par mākoņskaitļošanu mobilā pasaulē

Papildinformācija

Izaugsmes centrs nenodrošina profesionālus padomus attiecībā uz nodokļiem vai finansēm. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.