Jūsu IT komandas ieteikumi labākām tiešsaistes sapulcēm

Tā kā arvien vairāk darbinieku strādā no mājām un ceļā, video konferences ir svarīgs kolēģu saziņas līdzeklis. Tiešsaistes sapulces kļūst arvien svarīgākas mūsu ikdienas biznesa saziņā un sadarbībā.

Sadarbība ar jūsu IT speciālistiem var sniegt darbiniekiem priekšrocības, nodrošinot to gatavību virtuālajām sapulcēm un zināšanas par pieejamo tehnoloģiju efektīvu izmantošanu. Tādējādi varat ietaupīt saviem IT speciālistiem vērtīgu laiku, palīdzot darbiniekiem veiksmīgi iestatīt video konferenču zvanus.

Pārbaudiet iestatījumus iepriekš

Pirms zvana veikšanas darbiniekiem jāsazinās ar IT nodaļu un jāpārliecinās, vai viņiem ir nepieciešamie spraudņi un jaunākās tehnoloģijas. Papildus dažas minūtes pirms sapulces darbiniekiem būtu jāpārbauda, vai visas kameras un mikrofona ieejas un izejas darbojas pareizi zvana laikā.

Novērsiet nevēlamu kavēšanos

Aizkavēts, nesinhronizēts video un skaņa var būt izplatīta problēma, ko bieži izraisa tīkla savienojamības problēmas. Lai nodrošinātu, ka tas neietekmē sapulces, darbinieki var lūgt, lai IT speciālisti konfigurē pakalpojuma kvalitāti, kā prioritāti iestatot tīkla trafiku jūsu video konferences risinājumam tiem darbiniekiem, kas veic zvanus no biroja. Iezvanes zvanu skaits arī var palēnināt savienojumu. Ņemot to vērā, darbiniekiem jāuzaicina tikai paši nepieciešamākie dalībnieki vai jāgrupē vairāki darbinieki vienā iezvanē, ja tas ir iespējams.

IT informācijas ieskati var uzlabot sapulces

Tā kā mūsdienu virtuālo konferenču risinājumi piedāvā tik lielu līdzekļu skaitu, darbinieki ne vienmēr ir informēti par visām iespējām, kas viņiem pieejamas tiešsaistes sapulcēs. Jūsu IT speciālisti var sniegt darbiniekiem norādījumus par programmā iebūvēto tiešsaistes tērzētavu, sadarbības tāfeļu un tiešās failu koplietošanas rīku izmantošanu, lai padarītu labāku nākamo zvanu.

Izveidojiet padomu kontrolsarakstu un dalieties ar to

Lieliska metode jūsu darbinieku un IT speciālistu sadarbībai ir padomu izveide, ar kuriem iespējams dalīties visā uzņēmumā un izmantot, lai nodrošinātu maksimāli efektīvas virtuālās sapulces. Katra organizācija ir atšķirīga, un katrai organizācijai ir tās unikālie apstākļi, taču šeit ir daži padomi, kas palīdzēs sākt IT kontrolsaraksta izveidi jūsu darbiniekiem:

        
  • Ja izmantojat ārēju mikrofonu, sapulces rīkotājiem un dalībniekiem, iespējams, būs jāpārslēdzas no noklusējuma iebūvētās audio ierīces un jāatlasa mikrofons kā audio ierīce.
  •     
  • Lai novērstu nejaušas fona skaņas, kas sabojā sapulces gaitu un samazina dalībnieku saziņas ātrumu, darbiniekiem jāierosina, lai sapulces dalībnieki izslēdz skaņu līdz brīdim, kad sāk runāt.
  •     
  • Tiem dalībniekiem, kas plāno kopīgot savu ekrānu, būtu iepriekš viss jāsagatavo, lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem. Ciļņu vilkšana vai mēģinājumi atvērt failus sapulces laikā var palēnināt zvanu un izraisīt ekrāna aizkavēšanos.

Par autoru

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Darba sākšana ar Microsoft 365

Tā ir pazīstamā sistēma Office un vēl dažādi rīki, kas palīdz labāk strādāt kopā, lai varat izdarīt vairāk jebkurā laikā un vietā.

Iegādāties tūlīt
Saistītais saturs
Business Tech

E-pasta arhivēšana — 5 iemesli, kāpēc šis ir vislabākais e-pasta līdzeklis

Papildinformācija

Izaugsmes centrs nenodrošina profesionālus padomus attiecībā uz nodokļiem vai finansēm. Jums jāsazinās ar savu nodokļu vai finanšu speciālistu, lai apspriestu savu situāciju.