Endringer i lagringstilbudene for Microsoft 365 Education

Microsoft endret i begynnelsen av august 2024* lagringstilbudene for programserien Microsoft 365 Education.  Alle skoletenanter får 100 TB gratis samlet lagringsplass på tvers av OneDrive, SharePoint og Exchange. I tillegg kommer henholdsvis 50 GB eller 100 GB ekstra samlet lagringsplass per betalt bruker for A3- og A5-abonnementer (inkluderer ikke brukerfordeler for elever).

Med samlet lagringsplass er institusjonens totale lagringsgrense den maksimale lagringsmengden som alle brukere kombinert kan benytte seg av. Fra og med 1. februar 2024 vil i tillegg brukere av Office 365 A1 (gratis abonnement) være begrenset til maksimalt 100 GB OneDrive-lagring innenfor institusjonstenantens samlede lagringsplass på 100 TB. Institusjoner kan kjøpe mer lagringsplass ved behov. Noen av fordelene vi forventer, er at det skal hjelpe institusjoner med å redusere noen av sikkerhetsrisikoene knyttet til eldre lagring og dataspredning. Dette er øverste prioritet hos de fleste sikkerhetsansvarlige, samtidig som det bidrar til å redusere det felles miljøavtrykket vårt.

*Viktig merknad: Teknisk håndhevelse er nå i bruk. Hvis du vil finne ut hvor mye lagringsplass institusjonstenanten din bruker, kan du hente ut lagringsrapporten fra administrasjonssenteret for Microsoft 365. For å gjøre det, går du til admin.microsoft.com og følger denne banen: Administrasjonssenter for Microsoft 365 > Rapporter > Lagring.

Overgangen til skyen har ført til at mengden lagrede filer, data og ubrukte kontoer har økt betydelig over tid etter hvert som stadig flere lagrede filer og data blir spredt uten planer for hvordan livssyklusen deres skal avsluttes. Dette er ikke bærekraftig sett fra et kostnadsperspektiv, og det gjør utdanningsinstitusjoner og elevene deres mer utsatt for datainnbrudd. Den bransjen som er mest utsatt for nettkriminalitet i dag, er utdanningssektoren. Grunnskolen alene mottar over 80 % av angrepene med skadelig programvare rettet mot arbeidsplasser.

Lagrede filer som ikke lenger er i bruk, påvirker dessuten karbonavtrykket vårt. Over halvparten av alle data som lagres av organisasjoner, tjener ikke et nyttig formål. Lagringen av disse «mørke dataene» tar opp plass på servere og fører til et høyere strømforbruk. Bare i 2020 stod det for 4 % av det globale utslippet av klimagasser.¹ Microsoft er opptatt av sikkerheten og personvernet til institusjons- og elevdata samt å redusere det felles karbonavtrykket vårt. Datasentrene våre bygges allerede med tanke på de høyeste miljøstandardene. Kunder i utdanningssektoren kan bidra til disse endringene ved å gjøre sin del.
 

Microsofts mål for utdanningssektoren er å gi elever, lærere og institusjoner ressursene de trenger til å oppnå mer. For å nå dette målet fortsetter Microsoft å utvikle nyskapende teknologi, verktøy og tjenester for lærere, slik som de nye læringsakseleratorene vi introduserte tidligere i år. De er laget for å hjelpe elever med lesing og andre viktige ferdigheter. Microsoft tilbyr i dag programseriene Office 365 og Microsoft 365 Education, som er laget for utdanning, gjennom tildelinger av gratis programvare eller med betydelige rabatter på kommersielle priser. Med de nye oppdateringene kan vi fortsette å investere i meningsfull innovasjon samtidig som vi tilbyr disse tjenestene til flere institusjoner over hele verden.

¹ World Economic Forum

For å hjelpe institusjonene med denne overgangen, leverer Microsoft et sett med gratis verktøy som hjelper deg med å håndtere prosessen fra start til slutt. Dette omfatter verktøy for å visualisere gjeldende lagringstildeling og bruk på tvers av OneDrive, SharePoint og Exchange samt verktøy som gjør det enklere å administrere lagrede data og lagrede filer som har nådd slutten av livssyklusen, og som det ikke lenger er bruk for. I dag ligger mesteparten av institusjonene (99,96 %) godt innenfor den tildelte lagringsplassen sin. Med nye verktøy kan alle institusjoner administrere informasjonen sin på en bedre måte og angi gjennomtenkte policyer for styring. Hvis du vil se den gjeldende lagringsprofilen for institusjonstenanten din og få tilgang til de nye verktøyene for lagringsadministrasjon, kan du gå til administrasjonssenteret for Microsoft 365. Last ned e-boken om lagring i Microsoft 365for lagringsveiledning.

Alle institusjonstenanter har en grunnleggende lagringskapasitet på 100 TB. Betalte brukerlisenser for Microsoft 365 og Office 365 A3 og A5 gir henholdsvis 50 GB og 100 GB ekstra samlet lagringsplass. I tillegg kan institusjoner kjøpe ekstra samlet lagringsplass i trinn på 10 TB for USD 300 estimert salg/måned og legge det til tenantgruppen.

For å finne kapasiteten din, kan du bruke denne beregningen: 100 TB + (betalte #A3-brukere x 50 GB) + (betalte A5-brukere x 100 GB) + (ekstra kjøpt lagringsplass) = kapasitet/grense.

Her er et eksempel:

100 TB standardgrense (102 400 GB)

+ 500 A3 undervisningslisenser (25 000 GB)
+ 1000 A5 undervisningslisenser (100 000 GB)
+ 3x 10 TB lagringspakker (30 720 GB)

= Totalt samlet lagringstildeling/-grense (258 120 GB)

For mer informasjon og en komplett liste over lisenser som bidrar til den samlede lagringsplassen, gå til nettsiden Oppdateringsbeskrivelse for Office 365 Education-tjenesten .

Hvis du vil finne ut hvor mye lagringsplass institusjonstenanten din bruker, kan du hente ut lagringsrapporten fra administrasjonssenteret for Microsoft 365. For å gjøre det, går du til admin.microsoft.com og følger denne banen: Administrasjonssenter for Microsoft 365 > Rapporter > Lagring.

Samlet lagringsplass er spesifikt på tvers av OneDrive, SharePoint og Exchange. I SharePoint inkluderer lagringsplassen alle nettsteder. I Exchange inkluderer den felles postbokser og postbokser for brukere og grupper. Arkiverte og offentlige postbokser og oppdagelsespostbokser er derimot ikke inkludert i lagringsgrensen.

Betalte brukere bidrar til lagringsgruppen. Bruksfordeler for elever (SUB) og tidligere elever bidrar ikke til lagringsgruppen. Men alle brukere – inkludert SUB og tidligere elever– bruker av den samlede lagringsplassen. Microsoft anbefaler å angi grenser på tvers av brukergrupper for å administrere den samlede lagringsplassen i institusjonstenanten på en bedre måte.

For å hjelpe institusjonene med denne overgangen, leverer Microsoft et sett med gratis verktøy som hjelper deg med å håndtere prosessen fra start til slutt. Dette omfatter verktøy for å visualisere gjeldende lagringstildeling og bruk på tvers av OneDrive, SharePoint og Exchange samt verktøy som gjør det enklere å administrere lagrede data og lagrede filer som har nådd slutten av livssyklusen, og som det ikke lenger er bruk for. Disse nye verktøyene er tilgjengelige for å hjelpe IT-avdelingen med å håndtere lagring:

Vis gjeldende lagringsplass

• Vis samlet lagringsgrense og forbruksspesifikasjon etter tjenester

• Vis de største forbrukerne av lagringsplass i OneDrive, SharePoint og Exchange

Administrer og frigjør lagringsplass

• masseangivelse av lagringsgrenser i OneDrive

• generer en rapport med inaktive brukere som kan masseslettes

Lagringsadministrering for sluttbrukere

• Gjør det mulig for brukere å se og administrere OneDrive-lagring

Last ned e-boken om lagring i Microsoft 365 for lagringsveiledning.

*Tilgjengelig 2024

Hvis institusjonstenanten din har overskredet lagringsgrensen eller nærmer seg den, har du følgende alternativer:

• Angi grenser og frigjør lagringsplass – les e-boken om lagring i Microsoft 365
• Kjøpe ekstra betalte brukerlisenser og legge dem til i den samlede lagringsplassen (50 GB for Microsoft 365 A3-lisenser og 100 GB for A5-lisenser)
• Kjøpe ekstra lagringsplass i trinn på 10 TB (USD 300 estimert salg/måned)

Administratorene varsles når tenantens lagringskapasitet er på 80 % og 90 %. Ved 100 % kapasitet mottar administratorene et nytt varsel, og har 30 dager på seg til å utføre tiltak. Etter 30 dager låses lagringsplassen i skrivebeskyttet modus for både SharePoint og OneDrive dersom ingen tiltak er iverksatt.

Exchange vil forbli upåvirket. Brukerne dine kan fortsette å motta og sende informasjon. Du vil kunne slette innhold fra OneDrive og SharePoint. Microsoft anbefaler at du enten frigjør lagringsplass og fjerner nettsteder eller innhold, øker lagringskapasiteten gjennom ekstra A3- eller A5-lisenser, ekstra lagringspakker, eller alternativer for kald lagring, slik som M365 Arkiv, Azure Files eller Azure Blob Storage.

Brukerne vil motta advarsler når de nærmer seg lagringsgrensen. Standardnivået for varsling er ved 90 % lagringskapasitet. Ved 100 % kapasitet vil brukerne kun få skrivebeskyttet tilgang til OneDrive. Brukerne vil ikke kunne laste opp, redigere eller synkronisere nye filer til OneDrive, og eksisterende filer vil være skrivebeskyttet. Brukere kan derimot fortsatt laste ned filer, slette filer og tømme papirkurver.