Fem programvarefunksjoner for prosjektledelse ditt team ikke bruker

Fra innebygde maler og kjente planleggingsverktøy til direkte samarbeid og lett tilgjengelighet på tvers av enheter – det er ingen hemmelighet at den rette programvaren for prosjektledelse kan øke produktiviteten for prosjektledere og teamene og gjøre det mulig å gjennomføre prosjekter raskt og enkelt. Men går organisasjoner glipp av noen av de mindre åpenbare verktøyene som også fins tilgjengelig?

Ifølge en nylig studie var de mest ettertraktede prosjektplanleggingsverktøyene fildeling, tidssporing, e-postintegrering og Gantt-diagrammer. Slett ingen overraskelse. Men hvilke hjelpsomme verktøy brukes minst? Interessant nok er det videochat, integrering med sosiale medier og mobil tilgang som later til å være den glemte programvaren ved prosjektledelse. Men når kommunikasjon er angitt som det viktigste aspektet ved en vellykket prosjektledelse, kan det være at lederne går glipp av en gullgruve her? Her tar vi en nærmere titt på fem uutnyttede ressurser og hvordan disse kan bidra til at gjennomføring av prosjekter blir enklere og mer effektivt:

1 og 2. Videochat / chat i sanntid – Å velge programvare for prosjektledelse med integrerte kommunikasjonsverktøy lar prosjektets teammedlemmer samarbeide ved bruk av stemme, video eller chat i prosjektområdet. Hvor viktig er dette for at teamet skal lykkes? En rapport fra Project Management Institute fant ut at én av hovedårsakene til at prosjekter mislykkes, i henhold til bedriftenes egne rapporter, er dårlig kommunikasjon. Å ha muligheten til å kommunisere i sanntid med medlemmer i den andre enden av korridoren, eller på den andre siden av kloden, ved bruk av verktøy utformet for å overføre de viktige samtalene raskt og sikkert kan være nøkkelen til et vellykket prosjekt.

3. Integrering med sosiale medier – Sosiale medier dreier seg ikke lenger bare om Facebook-oppdateringer eller tweets om de siste trendene. Nå kan man også øke kommunikasjonsnivået blant team og andre involverte aktører. Undersøkelser viser at det å bruke sosiale medier tilrettelegger for småprating, som i sin tur igjen «skaper god kontakt og et trivselsbasert, støttende, samarbeidende og tillitsfullt miljø.» Så hvorfor ikke dra nytte av disse fortrinnene for å skape et vellykket prosjekt? Å bruke programvare med sosiale bedriftsnettverk som egne Yammer-nyhetsfeeder i SharePoint kan eksempelvis være nyttig når man skal kommunisere i sanntid med kollegaer om prosjektdetaljer.

4. Mobil tilgang – Det å bruke programvare som er tilgjengelig for Windows, iOS og Android er viktig, slik at alle kan oppdatere oppgaver på enheten og vise tidslinjer og rapporter på farten. Med tidssporing angitt som en svært viktig komponent for en vellykket prosjektledelse, er det viktig å finne en løsning som lar teammedlemmer sende inn oppdateringer mens de er på farten. Forbedret oppføring for oppgaver og tid gir prosjektledere umiddelbart innsyn for å kunne ta raskere overveide avgjørelser.

5. Støttespiller-vennlige innstillinger – Blant prosjekter som anses som «høytytende», er det over 80 prosent som aktivt har engasjerte støttespillere. Gang på gang har undersøkelser vist at det å ha en overordnet støttespiller som støtter prosjektet fra start til slutt, er avgjørende for å oppnå suksess. En støttespiller tar riktignok ikke del i de daglige oppgavene, men de bør ha tilstrekkelig tilgang slik at de kan støtte teamet etter behov ved å få oversikt over prosjektets fremgang og fordeler – og de kan og bør kjempe for prosjektet hver gang det høver seg. Det er viktig å ha programvare som lar prosjektkontoradministrasjonen eller støttespilleren administrere innstillinger tilknyttet prosjektledelsens portefølje uten behov for ekstra assistanse.

Kommunikasjonsferdigheter og tidsplanlegging er viktigere enn noensinne, med tanke på at stadig flere team arbeider eksternt og globalt. Å ha tilgang til verktøy som lar deltakere administrere mens de er på farten og dele de siste oppdateringene, samtalene og prosjekttidslinjene raskt via et eget prosjektområde, sørger for at alle er oppdaterte og informerte. Finn ut mer om det å oppnå bedre innsyn i prosjektytelse, samt kutt i budsjett, økte innsparinger osv.

Om forfatteren

Growth Center-teamet er fokusert på å hjelpe deg med å starte, administrere og drive virksomheten din.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Manage my business

Fremtidens planlegging – prosjektplanlegging i skyen

Les mer
COVID-19

Fem tillegg som gruppechatten på arbeidsplassen trenger

Les mer
Manage my business

Fullfør oppgavene med programvare for oppgavebehandling

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.