Utarbeide en smartere prosjektplan med disse strategiene og malene

Uavhengig av hvor stort eller lite et prosjekt kan være, så er fullføringen av det nesten alltid knyttet til kvaliteten og nøyaktigheten av prosjektplanen. Prosjektplaner skal inkludere all nøkkelinformasjon for prosjektet. Dette er helt avgjørende for virksomhetens evne til å legge til rette for nye investeringer

Hva er en prosjektplan?

Prosjektplaner varierer mye i både størrelse og formål. Foretak som vurderer en ny produktserie, har kanskje behov for store mengder data før de tar en beslutning, mens en liten bedrift i motsetning trenger færre faktorer for å bestemme seg. Alminneligheten mellom disse ytterpunktene er en prosjektleders evne til å formidle den nødvendige informasjonen på en konsis, relevant og nøyaktig måte.

Her er noen tips om hvordan du kan gjøre dette i den neste prosjektplanen din.

Nøklene til en smartere prosjektplan

Tenk som en journalist. Før de i det hele tatt har tatt tak i penn og papir, rapporterer erfarne journalister ved hjelp av den gamle fempunktsmetoden “hvem”, “hva”, “hvorfor”, “når” og “hvor”. “Hvordan” er også inkludert, om enn litt i bakgrunnen.

Den metoden er like aktuell for prosjektledere som skal utarbeide en ny prosjektplan. Det er helt avgjørende å ta høyde for hver av disse komponentene når man setter opp en omfattende plan. Dette vil føre til at interessenter samarbeider slik at fremdriften til prosjektet opprettholdes i lange perioder. Tenk på fempunktsmodellen i følgende lagstruktur:

  • Hva er det viktigste produktet, eller forretningsresultatet, som prosjektet skal skape?
  • Hvorfor trenger en virksomhet de leveransene? Hvordan kan man på best mulig måte legge til rette for det ønskede resultatet?
  • Hvilke personer må være involvert for å realisere prosjektplanen?
  • Når må denne planen være gjennomført, og er prosjektets tidsfrist stram eller fleksibel?
  • Hvorfor trenger en virksomhet de leveransene, dvs. hva er hensikten med eller den strategiske plasseringen av leveransen, produktet eller forretningsresultatet?
  • Hvor befinner prosjektets største risikoer seg, og hvordan kan jeg på best mulig måte ta høyde for dem i forhold til et anslått resultat?

Vurder å vente med prosjektoppstarten til prosjektplanen kan besvare alle disse spørsmålene. Disse utfordringene vil sannsynligvis føre til omfattende og problemer hvis de ikke løses.

Bruk god tid i starten for å spare tid senere

Det er sjelden man opplever at omfattende forhåndsplanlegging er en ulempe for en prosjektplan. Husk likevel at hver type av og størrelse på et virksomhetsprosjekt utvikler seg underveis. Selv det skjøre rammeverket, som tar høyde for en viss grad av ukjente faktorer, er avhengig av et stabilt sett med justeringer mellom hovedaktørene.

Arranger intervjuer med viktige prosjektinteressenter for å få en grundig forståelse av “hva” og “hvorfor” i prosjektplanen din. Detaljert dokumentasjon av de mest omfattende målene betyr at du kan fylle prosjektplanen med konteksten som teammedlemmene trenger for å formidle nøyaktige tids- og ressursestimater.

Bruke prosjektplanmaler når det er mulig

Konseptet med en prosjektplanmal kan være litt utfordrende avhengig av hvordan termen brukes. I den klassiske tilnærmingen representeres en prosjektplan av en rekke kategorier i et sentralt databehandlingsdokument for å beskrive ting som nødvendige budsjetter, arbeidstid, nøkkeloppgaver og et overveldende Gantt-prosjektdiagram. Bruk en mal som dette til å få et forsprang på den typen presentasjon.

Men slike typer omfattende dokumenter har en tendens til å fokusere mer på prosjektets “hvordan”-poster enn “hva”- og “hvorfor”-postene. Og det er derfor prosjektplaner også kan være en mer omfattende samling dokumenter. En mal som denne kan hjelpe deg med å fokusere på viktig informasjon og uttalelser som kan føre til diskusjoner (og forhåpentligvis avtaler) om et prosjekts makroinitiativer.

Du må kanskje også klargjøre andre dokumenter, basert på prosjektets eller firmaets behov. Sørg for at du vet om det forventes at disse skal være klare i din neste presentasjon:

1. Prosjekterklæring eller ganske enkelt en oversikt over prosjektets mål, team og viktigste interessenter

2. Prosjektkommunikasjonsplan hvis flere interessenter er involvert, spesielt tredjeparter (dvs. kunder eller ledergruppe)

3. Prosjektmal, inkludert vurdering av prosjektrisiko.

Inkludere et sammendrag for ledelsen

Uavhengig av hvor mange av de dokumentene prosjektplanen kanskje krever, så må du huske at omfattende prosjektdetaljer ikke passer for alle. Beslutningstakere høyt oppe i hierarkiet er kanskje bare interessert i en enkel og objektiv mening samt anslått investeringsavkastning. La de enkelte teamene ta seg av detaljene.

Det anbefales på det sterkeste at du vurderer et sammendrag for ledelsen som et vedlegg til alle prosjektplandokumentene. Jo større prosjekt, jo flere team og enkeltpersoner vil være involvert. Ikke alle disse personene trenger omfattende detaljer om “hvordan” for et prosjekt.

En kort, men overbevisende oversikt, inkludert nøkkelverdiene som mest sannsynlig vil gi god respons, kan hjelpe dine medarbeidere med å spare tid og energi i kontrollprosessen.

Identifisere prosjektmetodikken

Prosjekthåndteringsmetodikker som “fossefall” (waterfall) og “smidig” (agile), er begge en del av sannsynligheten for at et prosjekt lykkes. Å kombinere en rigid struktur som et fossefall med en gjentatt produktutviklingsprosess vil skape gnisninger gjennom hele prosjektperioden.

En god prosjektplan bør både anbefale og ta høyde for en definert metodikk. En prosjektleder er midtpunktet når det gjelder flere viktige dataflyter, noe som gjør deg til hovedekspert på om fossefall, smidig eller en annen type administrasjonssystem er best for å få ting gjort.

Viktigst av alt er det imidlertid at du bruker prosjektplanen som en mulighet til å flagge saker som krever en viss grad av fleksibilitet. Hvis du skaper slike forventninger, kan det bidra til å fokusere på underliggende problemer som må løses.

Ingen universell prosjektplan

Beklageligvis er det vanskelig å finne eksempler på universelle prosjektplaner. Forretningsprosjekter og produktinitiativer er rett og slett for varierte og behovsspesifikke for å koke alle detaljene ned til en universell mal. Husk at prosjektplaner bare er så nyttige som de er skreddersydd til å være for oppgaven som skal utføres.

Men disse tipsene og komponentdokumentmalene kan hjelpe deg med å ta høyde for de eventualitetene, slik at du kan sette sammen de riktige dataene for den rette jobben. Med den type kvalitetsinformasjon i boks, kan du begynne å bygge smartere og mer nøyaktige prosjektplaner. Dette vil til syvende og sist føre til bedre prosjekter.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Produktivitet

Nybegynnertips for prosjektstyring

Les mer
Produktivitet

Tips for å lede medarbeidermøter på en effektiv måte

Les mer

Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.