Velge det mest effektive flytskjemaet

Hva er et flytskjema? 

Flytskjemaer gir brukere muligheten til å illustrere en prosess eller et system visuelt ved hjelp av figurer eller en kombinasjon av figurer og tekst. Dette kan variere fra tegnede bilder til robuste, datamaskingenererte diagrammer som deler opp avanserte ideer i lesbare og lettforståelige deler. I tillegg kan både teknisk kyndige og ikke-tekniske personer i praktisk talt alle bransjer bruke flytskjemaer. 

De er spesielt nyttige i en rekke situasjoner, inkludert:  

• Dokumentasjons- og analyseprosesser 
• Utvikling av datamaskinprogramvare eller nettverk 
• Kommunikasjons- eller standardiseringsprosesser 
• Identifikasjon av redundanser, hindringer og ineffektiviteter i prosesser 
• Oppretting av en plan eller struktur for et nytt prosjekt, avdeling eller virksomhet 
• Planlegging av prosjektarbeid med flere interessenter 
• Forståelse av hvordan brukere navigerer på et nettsted eller i en nettbutikk 
• Illustrasjon av en produksjonsprosess 
• Oppretting av et nytt produkt eller ny tjeneste 

 Fordeler med flytskjema 

Sammen med muligheten til å arbeide i nesten alle typer scenarier, har flytskjemaer en rekke fordeler, inkludert:  

Informasjonsvisualisering 

Et flytskjema kan være en velsignelse ettersom det illustrerer hvordan et produkt eller en tjeneste skal fungere, hvordan et prosjekt skal flyte, eller hvordan et nettverk kan fungere før det er bygget. Flytskjemaer gir deg muligheten til å identifisere avhengigheter, effektiviteter, medarbeiderbehov og andre variabler som kan påvirke prosjektet senere, og derfor kan slike skjemaer bidra til å spare tid og penger. 

Dokumentasjon 

Med en flytskjemaoppretter kan du lagre alle filene dine digitalt, distribuere dem nesten umiddelbart, og til og med opprette et bibliotek med flytskjemamaler. På denne måten er filene dine alltid tilgjengelige slik at teamene kan holde seg oppdatert, bedriften kan holde seg kompatibel, og du slipper å finne opp hjulet på nytt neste gang du har behov for å opprette et lignende skjema. 

Forenklet kommunikasjon 

Flytskjemaer tydeliggjør alle detaljer, noe som hjelper team med raskt å forstå oppgavene de skal utføre, når de skal utføres og av hvem. Denne informasjonen kan bety færre møter, færre spørsmål og mer tid for alle til selve arbeidet. Flytskjemaer er også nyttige med informative håndbøker eller til og med i forbindelse med jobbintroduksjon for ansatte. Men viktigst av alt er det at flytskjemaer legger til kontekst i instruksjonssett slik at gjentakende oppgaver kan utføres med større effektivitet.  

Enkel utførelse 

Nettbaserte flytskjemamaler gjør det enkelt å komme i gang raskt. Og med enkle tilpassinger, strømlinjeformet samarbeid og innebygd versjonskontroll, kan du opprette akkurat det organisasjonen trenger, be om innspill i hver fase og vil alltid vite hvor de nyeste og beste filene befinner seg.   

Typer flytskjemaer  

Selv om flytskjemaer kan brukes til å forklare nesten alt mulig, blir de som oftest brukt av én av følgende tre årsaker: for å informere om beslutninger, for å illustrere prosesser eller for å visualisere data. Dette er grunnen til at de fleste flytskjemamaler kan knyttes til én av de tre kategoriene. Så la oss ta en kikk på hver type flytskjema og når og hvorfor de bør brukes.  

1. Beslutningstre 

Forestill deg et beslutningstre som et “hvis den, så det”-flytskjema. Ved å gi deg muligheten til å opprette et kart med mulige resultater basert på et spesifikt sett med valg, kan et beslutningstre hjelpe deg med å se fremdriften tydeligere og understøtte valgene dine. 

Beslutningstrær starter vanligvis med én node (spørsmålet), forgrener seg deretter til to alternativer (beslutninger), og deretter fører de alternativene til tilleggsnoder (mulige resultater). På grunn av egenarten til beslutningstrær, er de spesielt nyttige for å fremheve sannsynligheter og fordeler, og kan til og med brukes til å utforme algoritmer som bidrar til å forutse resultater. 

2. Prosessflytskjema 

Ved å videreføre funksjonene til et diagram og analysere flyten av aktiviteter under produksjon av et produkt eller en tjeneste, kan et prosessflytskjema hjelpe deg med å finne avvik og redundanser i prosessen din, identifisere hvor det er behov for spesifikke ressurser, utstyr eller personer, avsløre potensielle flaskehalser eller problemområder, og avdekke mulige ineffektiviteter.  

Sammen med en beskrivelse av hvordan en aktivitet skal fungere, eller klargjøringene av et produkt eller en tjeneste, kan prosessflytskjemaer også engasjere nyansatte, lære opp eksisterende team eller hjelpe eksterne leverandører eller konsulenter med å forstå virksomheten din og hvor de passer inn. 

3. Dataflytskjema 

Når du har behov for å analysere dataene dine grundig, kan et dataflytskjema være til hjelp. Ved hjelp av symboler og korte tekstetiketter til å vise inndata, utdata, lagringspunkter og -baner, kan slike skjemaer samle informasjon i en grafisk illustrasjon av hva som kan være vanskelig å uttrykke med ord. Og ettersom de tekniske teamene og ikke-tekniske interessentene kan bruke dem, er de et gunstig alternativ når du skal presentere informasjonen for et større publikum.  

Tips til flytskjema 

Oppretting av et flytskjema, spesielt ved hjelp av en flytskjemamal, er enkelt, men oppretting av et utmerket flytskjema krever litt mer innsats. Så la oss se på noen tips for å opprette et flytskjema som ikke bare informerer, men også ser spektakulært ut. 

• Gjør skjemaene dine enkle å lese. Opprett flytskjemaet med sluttbrukerne i mente. Dette betyr at du må sørge for at skjemaets oppsett og utseende hjelper leserne med å finne ut hvor de skal se først og hvor de skal se videre. Ved å justere utseendet etter behov ved hjelp av riktig grammatikk, tydelige titler og ingen uforståelige ord, sørger du for at skjemaet er brukervennlig. (Hint: Når du er i tvil, kan du teste skjemaet på noen som ikke kjenner til prosjektet ditt.) 
• Vær konsekvent. Når du bruker figurer, skrifttyper, farger og navnekonvensjoner konsekvent i flytskjemaet, blir det enklere for leserne.  
• Bruk kontrast. Konsekvent bruk av farger er avgjørende, men du bør ikke bruke samme farge eller fargeserie for hver figur. Ved å bruke ulike farger kan du gjøre trinn eller handlinger mer fremtredende. Og ved å bruke skriftfarger som skiller seg fra bakgrunnen, vil det bli enklere å lese skjemaet. 
• Bruk en nettbasert flytskjemaoppretter. Med maler, innebygd versjonskontroll, enkelt samarbeid og muligheten til å redigere dem når som helst, kan disse verktøyene hjelpe deg med å teste utforminger og opprette og vedlikeholde skjemaene i planen.   

Integrere flytskjemaet 

Enten du skal ta en avgjørelse, forklare en prosess eller dele data med din administrerende direktør, kan innebygging av flytskjemaer i andre forretningsprogrammer og kommunikasjonsverktøy ytterligere forbedre produktiviteten. Ved hjelp av en flytskjemaoppretter og produktivitetsverktøy kan du hente innhold for skjemaene fra alle kildene dine, inkludert dokumenter, filer og nettsteder for sosiale medier.  

I tillegg bør du kanskje også vurdere å integrere flytskjemaene i BI-verktøy (forretningsintelligens). Dermed kan du og teamet samhandle med dataene og formidle dem på en bedre måte. Med innebygde flytskjemaer og BI-verktøy, kan du forvandle data til engasjerende visuelle effekter, opprette interaktive rapporter, utforske data mer detaljert, og få innsikt som legger til rette for raske og veloverveide beslutninger.  

Det finnes utallige måter å opprette flytskjemaer på samt innføre innovasjon i virksomheten din. Hvis du vil finne ut mer, kan du sjekke denne trinnvise veiledningen for automatisering av flytskjemaer fra strukturerte data i regneark, og du kan fordype deg i moderne flytskjemaverktøy.