Finn e-postfunksjonene som passer forretningsbehovene dine

E-posttjenester brukes til alt på nettet. Fra å holde kontakt med klienter og kollegaer til å sette opp kontoer for sosiale medier og netthandel. I nesten alle land i verden er personer koblet til en e-postklient for å kunne ta del i et moderne liv. I følge et studie fra The Radicati Group Inc. brukte mer eller mindre halvparten av verdens befolkning e-post i 2017, og «innen slutten av 2021 vil antallet e-postbrukere i verden være over 4,1 milliarder». Det er helt utrolig. Og det viser hvor viktige e-post er.

E-post er ikke bare en måte å sende og motta enkle meldinger på. Gjennom utvikling av nye og mer effektive kommunikasjonsmetoder for individer og organisasjoner, omfatter e-post nå mange verktøy som kan gjøre jobben din enklere. Alle bedrifter trenger så klart ikke hvert eneste verktøy som finnes, og for å hjelpe deg å finne den rette e-postklienten for deg, har vi delt dem opp i enkle og avanserte løsninger nedenfor. La oss ta en titt.

Enkle funksjoner

De fleste gratis e-postklienter tilbyr noen enkle tjenester som lar deg organisere meldinger effektivt, for eksempel:

• Automatiske svar: Denne funksjonen lar deg sende automatiske svar til alle som sender deg en e-postmelding. Dette gjør det enkelt å informere andre om at du ikke er på kontoret, når du er tilbake og hvem de kan kontakte i mellomtiden.
• Regler: Regler er handlinger som brukes automatisk på innkommende og utgående meldinger. Regler lar deg bestemme hva som utløser en regel og hva som skjer når de blir utløst. Du kan for eksempel sette opp en regel som flytter alle meldinger fra sjefen din til en spesifikk mappe. Eller hvis du vil slette alle meldinger med «Registrer deg i dag» i tittelen, kan du sette opp en regel som gjør det for deg.
• Mapper: De fleste gratis e-posttjenester tilbyr en eller annen slags organiseringsfunksjon, for eksempel mapper, som lar deg sortere og lagre meldinger slik du vil. For eksempel, hvis du jobber på Prosjekt X, kan du opprette en mappe og gi den navnet Prosjekt X, og flytte alle meldinger angående prosjektet dit. Dette gjør det enkelt å lagre all kommunikasjon om prosjektet. Og hvis du henter inn priser for et produkt bedriften trenger, kan du opprette en mappe for alle meldingene og prisforslagene du har mottatt, slik at du har dem på en plass.

Tilleggsfunksjoner i e-postløsninger for bedrifter

Når du trenger mer en de enkle funksjonene kan gi deg, er det kanskje på tide å prøve en e-postløsning for bedrifter. Selv om alle e-postklienter er forskjellige, kan du stort sett gå ut fra at en bedriftsløsning inneholder:

• Trygg kommunikasjon og oppbevaring av e-post: Mange bedriftsløsninger bruker kryptering og et vidt spektrum av avanserte sikkerhetsfunksjoner som sørger for at meldingene dine er trygge, både når de blir sendt og når de oppbevares i innboksen din.
• Delte kalendere: Med delte kalendere kan du se når noen (eller hele teamet) er tilgjengelige, noe som gjør det enkelt å finne tidspunkter til møter og andre gruppearrangementer som passer for alle. Delte kalendrer kan også være en grei måte å opplyse om at du ikke er på kontoret på. Bare legg til en hendelse som viser at du er utilgjengelig i kalenderen din når du skal på ferie, så kan alle som har tilgang til kalenderen, se når du er borte.
• Send meldinger til flere personer med ett e-postalias: Noen e-posttjenester gjør det enkelt å sende meldinger til alle som jobber på det samme prosjektet samtidig, uten å bruke mer enn ett navn. Det vil si at hvis du jobber med ti personer på et prosjekt, kan du samle alle ti i en gruppe du kaller Team Prosjekt X og sende en melding til alle sammen ved å adressere den til Team Prosjekt X. Dette gjør det enkelt å dele filer og holde hele teamet oppdatert.
• Oppbevaring av e-post: Hvis du vil følge reguleringer fra bransjen og myndighetene, og dine egne, interne bedriftsstandarder, er det helt nødvendig å arkivere e-postmeldingene bedriften mottar og sender. Heldigvis tilbyr de fleste bedriftsløsninger for e-post muligheten til å sette opp egne policyer, slik at du kan arkivere det du trenger, så lenge du trenger det.

Gratis e-posttjenester kan være nyttige, og hvis du driver et enkeltmannsforetak, trenger du kanskje ikke mer i begynnelsen. Men hvis du driver en bedrift med flere titalls ansatte, eller hvis du er underlagt reguleringer fra bransjen eller myndighetene eller trenger mer enn å sende og motta e-postmeldinger, vil en bedriftsløsning for e-post være midt i blinken. Det vil gi deg verktøyene du trenger for å arbeide, vokse og bygge opp bedriften på en ordentlig måte.