Gratis skjermdeling er enkelt, men gjør du det riktig?

Artikkelfokus: Denne artikkelen er ment å gi en kort oversikt om hva en gratis skjermdeling er, samt gi innsikt i hvordan du best kan forberede og gjøre det riktig.  

Hvis du har jobbet med eksterne team, jobbet hjemmefra eller deltatt på et virtuelt allmøte, har du sannsynligvis sett eller deltatt i gratis skjermdeling. Skjermdeling er vanligvis en funksjon i et virksomhetsproduktivitetsverktøy, og den utføres i samarbeid med andre funksjoner, som gratis videokonferanser eller til og med gratis tavler på nettet. Hver av disse funksjonene alene er imidlertid ikke nok til å følge med dagens krav til fjernarbeid.  

Gratis skjermdeling er et allsidig verktøy som lar en person dele sin dataskjerm med andre i sanntid, slik at alle på et møte kan se det samme samtidig. Dette fjerner behovet for å sende relevant innhold, som dokumenter eller bilder. Det har gjort virtuelt sanntidssamarbeid enkelt, samtidig som det bidrar til at møter blir produktive og vellykkede.  

Gratis skjermdeling er enkelt, men det er riktige og gale måter å gjøre det på. Så la oss sørge for at du får det beste ut av gratis skjermdeling.  

Hovedtema 

Tid er en begrenset ressurs, og skjermdeling kan bidra til å redusere tiden du vanligvis bruker på å forklare ideer under et møte. Det er mange bruksområder for det, inkludert opplæring og støtte på nettet, demonstrasjoner for potensielle kunder, gjennomgang av dokumenter og så videre. De beste programmene vil gi deg alternativer, slik at du for eksempel kan dele bestemte vinduer eller hele skrivebordet ditt under et møte.  

Enten du har behov for å dele ideer eller vise innsikt og data raskt, er skjermdeling ideelt. Funksjonen har blitt en vanlig praksis i forretningsverdenen, ettersom den gir mulighet for samarbeid i sanntid. I tillegg holder den møtet gående uten at du trenger å sende noe via e-post.  

Folk flest lærer ting visuelt nå til dags, og derfor det mer sannsynlig at målgruppen forstår og beholder informasjonen du deler hvis de kan se den. Her er noen tips for å sørge for at du får det beste ut av gratis skjermdeling: 

Forstå programvaren 

Du har sannsynligvis tilgang til flere gratis skjermdelingsprogrammer. Derfor er det viktig at du kjenner kontrollene på programmet du bruker. Selv om de fleste programmene er like, har de forskjellige brukergrensesnitt og kontroller. Sørg for at du er komfortabel med hvordan du bruker programvaren og de nødvendige visningsfunksjonene. Gratis skjermdeling er ikke det samme som tradisjonell lysbildefremvisning, men det er en form for presentasjon, så det å være komfortabel med teknologien er alfa og omega. 

Still inn kommunikasjonsverktøyene til “ikke forstyrr” 

Det å motta varslinger midt i en gratis skjermdelingsøkt kan redusere fremdriften, distrahere deg, og i tillegg være potensielt pinlig. Hvis du stiller inn kommunikasjonsverktøyene til “ikke forstyrr”, slipper du uønskede meldinger på skjermen midt i presentasjonen. 

Rydd på skrivebordet eller del et vindu 

På samme måte som når du inviterer folk inn hjemme, vil du ikke at deres førsteinntrykk skal være et rotete og uoversiktlig skrivebord. Et rotete skrivebord kan gjøre det vanskelig for deg å finne filene du må dele, men kan også distrahere personene du presenterer dem for, noe som kan få deg til å virke uprofesjonell og uorganisert. Hvis du ikke har tid til å rydde på skrivebordet, kan en løsning være å dele et vindu i stedet for hele skrivebordet.  

Lukk alle unødvendige programmer og apper 

Det er spesielt viktig å lukke unødvendige apper ettersom du ikke vil dele personlig informasjon, for eksempel bankkontonummeret ditt eller konfidensiell klient- eller firmainformasjon. Vær proaktiv og forberedt før møtet. Spør deg selv om du må dele hele skjermen, eller holder det å dele et bestemt vindu? En rask opprydding vil hjelpe deg og møtedeltakerne slik at dere ikke blir distrahert av andre ting på dataskjermen. 

Sørg for at programvaren er beskyttet 

Cyberangrep skjer omtrent hvert 39. sekund, og derfor er det viktigere enn noen gang å sikre at du og de du presenterer for, har beskyttelse. Velg et gratis skjermdelingsverktøy som er fullt integrert, enkelt å konfigurere og sikkert. 

Konklusjon 

Gratis skjermdeling har mange fordeler, inkludert samarbeid med eksterne arbeidere og team, og samtidig oppmuntrer det til samarbeid. Det er nyttig og enkelt, men det er avgjørende at du gjør det på riktig måte. Du åpner din (ofte private) verden for andre, og følgene av å være uforberedt, kan variere fra litt pinlige til katastrofale. Det å være forberedt hjelper deg med å unngå en dårlig opplevelse for deg og for de du presenterer for.  

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Bedriftsteknologi

Skylagring versus lokale servere: 9 ting du bør ha i bakhodet

Les mer
Bedriftsteknologi

Få mest mulig ut av gratis videokonferanser

Les mer
Bedriftsteknologi

Gjøre telemedisinterapi til et alternativ for pasienter som trenger hjelp

Les mer

Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.