Slik kan skjermdeling forbedre nettmøter

Det sies at arbeidets fremtid er fjernarbeid. I virkeligheten skjer det her og nå. Forskning viser at 54 % av alle ansatte i USA jobber hjemmefra minst én gang i måneden, 48 % jobber hjemmefra én gang i uken, og 30 % jobber gjør det hver dag. Etter hvert som team går fra å dele kontor til å jobbe hjemmefra, på kaféer, leide kontorplasser, flyplasser og tog, er det viktigere enn noen gang å dra nytte av verktøy som bidrar til at samarbeid, kommunikasjon og idémyldring blir enklere enn noensinne – uansett hvor man er og hvilken enhet man jobber på.  

Programvare for videokonferanse spiller for eksempel en viktig rolle i prosessen med å bringe sammen eksterne team. Men det alene er ikke nok. I løpet av disse nettmøtene er det et kraftfullt pålastingsverktøy som virkelig sørger for at alle er oppdaterte, og det er skjermdeling

Tiden der man sender dokumenter, bilder eller koblinger til nettsider som skal brukes i møter via e-post, er forbi. I dag er muligheten til å dele skjermen i sanntid en avgjørende faktor for å gjennomføre et produktivt og vellykket møte heller enn et møte som er langtekkelig, forvirrende og relativt lite effektivt.  

Så hvordan kan du dra nytte av skjermdelingsfunksjonen i programvaren samtidig som du øker teamets effektivitet og resultater? La oss ta en nærmere titt på noen av fordelene med skjermdeling som gjør nettmøter mer produktive: 

Gir en dypere forståelse 

  • Man tror det man ser, og det er også en mer effektiv måte å formidle en tanke eller idé på. Det er ikke rart at 66 % av ledere anser deling av video og data via mobil i sanntid som sentrale deler av hverdagskommunikasjonen. Men det har også andre formål. Se for deg et opplæringsmøte for nye ansatte. Det å vise alle møtedeltakerne hvordan noe fungerer samtidig, i sanntid, er mye mer nyttig enn å bare snakke om det. Det forbedrer kommunikasjon, gir tydelige visuelle inntrykk og legger til rette for en trinn-for-trinn-demonstrasjon.  
  • Noen programvarer for samarbeid gjør det mulig for deltakerne å chatte med hverandre eller verten i et separat vindu ved siden av skjermdelingen mens et møte pågår. Kanskje noen har et spørsmål, men ikke vil forstyrre de andre deltakerne. Da kan de sende en chattemelding til en annen møtedetalker eller verten uten å forstyrre møteflyten. Denne funksjonen bidrar til åpen kommunikasjon og holder møtet i gang.  

Sørger for at alle er fokusert 

  • Skjermdeling kan få fart på ting, samtidig som det sørger for at alle er på bølgelengde. I stedet for å bare snakke om noe – «husker du ifjor da vi gjorde et lignende prosjekt for en annen klient?» – tar du i stedet kontrollen og viser dem hva du snakker om og engasjerer alle i det som foregår på skjermen.  
  • Ved å opprettholde god kontroll blir møtene dine kjappere, mer engasjerende og effektive, noe som hjelper teamet med å oppnå mer.  

Hjelper team med idémyldring  

  • Det har ingenting å si hvilken bransje du er i – det å skape nye ideer og innovative løsninger spiller en viktig rolle i suksessen til enhver bedrift. Én måte å gjøre dette på, er via idémyldring. Skjermdeling under et nettmøte gjør det mulig for deg å samle alle for å skape nye ideer og samarbeide på dokumenter i sanntid.  
  • Noen programvareverktøy inkluderer til og med en digital tavle dere kan skrive notater på, eller måter å kommentere et dokument på mens dere alle ser på det. Det betyr at deltakere kan tegne, skissere, skrive og la ideene flyte på et delt lerret.   
  • Idémyldringsøkter fungerer ikke uten en god måte å ta notater på. Det er essensielt å ha et sammendrag av viktige utbytter, oppfølgingsspørsmål, neste trinn med mer. Den rette skjermdelingsløsningen tilbyr måter å ta notater på samtidig som en nøkkelfunksjon, noe som gjør det lettere å samle alt på ett sted.  

Gjør et møte om til en genuin teaminnsats  

  • Skjermdeling trenger ikke utelukkende å dreie seg om presentasjonen til én enkelt person (men den kan det). I business dreier alt seg om samarbeid. Hvis du vil at en annen møtedeltaker skal endre en fil, hjelpe deg med presentasjonen eller demonstrere noe, kan du gi denne personen kontroll. I tillegg gjør noen skjermdelingsverktøy det mulig for flere deltakere å ta kontrollen og dele skjermene sine. Dette alternativet bidrar til å holde alle engasjert fordi alle teammedlemmer kan vise hverandre hva de diskuterer. Og du kan når som helst ta tilbake kontrollen.  

Støtter fjernarbeidere 

  • Når du ikke kan gå til kontorplassen til kollegaen for å ta en titt på presentasjonen vedkommende har laget, gjør skjermdeling dette mulig for deg – uansett om de er på andre siden av landet eller verden.  
  • Eksterne team kan forstå hverandres arbeid på en bedre måte, samarbeide mer effektivt, redusere forvirring og eliminere gjetning i nærmest ethvert prosjekt.  
  • Noen programvareverktøy gjør det også mulig for deltakerne å ta opp nettmøter, noe som gjør skjermdelingsaspektet mye mer nyttig. Se for deg at møtet involverte en kompleks gjennomgang av en prosess eller en ny programvare. Når møtet tas opp, kan alle bruke det som referanse senere hvis de har behov for det. 

Skjermdeling er et utrolig nyttig og imponerende verktøy som har evnen til å bringe sammen eksterne team. Heldigvis inkluderer noen kostnadsfrie programvarer for konferanser skjermdeling som en av nøkkelfunksjonene som bidrar til å forbedre prosessen for hverdagskommunikasjon og gjør det mulig å gjennomføre produktive, vellykkede og effektive møter. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Bedriftsteknologi

Skylagring versus lokale servere: 9 ting du bør ha i bakhodet

Les mer
Bedriftsteknologi

Få mest mulig ut av gratis videokonferanser

Les mer
Bedriftsteknologi

Gratis skjermdeling er enkelt, men gjør du det riktig?

Les mer
Bedriftsteknologi

Gjøre telemedisinterapi til et alternativ for pasienter som trenger hjelp

Les mer

Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.