This is the Trace Id: c06db7c13c109b7550c0c042b70d61d8

Slik bruker du Kanban til å administrere teamoppgaver

En kvinne i stripet skjorte og briller som arbeider på en bærbar datamaskin.

For teamenes daglige oppgavebehandling er Kanban-tavlene lettvinte verktøy. De er virkningsfulle og kan ha stor innvirkning på produktiviteten, effektiviteten og bunnlinjen deres.

 

Kanban ble popularisert på 1940-tallet av Toyota i Japan. De har en lang historie med å bruke fysiske tavler til å visualisere potensielle flaskehalser samt å administrere og forbedre arbeidsflyten. I dag er det også  enkelt å lage digitale tavler ved hjelp av programvare for oppgavebehandling. De har mange praktiske funksjoner og tilpasninger som bidrar til å spare tid og automatisere prosessene.  

 

Kanban-metoden har økt i popularitet blant IT-selskaper som har fleksibel tilnærming til prosjektledelse og programvareutvikling. De bruker repetitive arbeidssekvenser, også kjent som sprinter. Men bedrifter i alle størrelser, og i alle bransjer, kan ha nytte av å jobbe med Kanban-tavler for å administrere daglige oppgaver.

Kanbanløsning   

Kanban betyr «oppslagstavle» eller «skilt» på japansk, og bruker tavler til å organisere enkeltoppgaver i kolonner, slik kan du konsentrere deg om arbeidet du holder på med uten å miste oversikten over det store bildet av større prosjekter som skal gjøres. 

 

Vanligvis har Kanban-tavler to hovedelementer: Kort symboliserer oppgaver. Kolonner illustrerer oppgaver på ulike stadier av et prosjekt. Kolonner er vanligvis delt inn i tre inndelinger – «Gjøremål», «Pågår» og «Ferdig.» Eller hvis du jobber med et bestemt prosjekt, som å lage en ny programvare, kan du kalle kolonnene «Utforming», «Utvikling» og «Testing.» 

 

Oppgavekort, som vanligvis inneholder sjekklister, oppgaver og etiketter, fordeles mellom de tre kolonnene. Etter hvert som det går fremover med oppgavene beveger kortene seg langs tavlen fra venstre til høyre, slik at du bedre kan se for deg hvor langt arbeidsflyten er kommet – fra «Gjøremål» til «Ferdig.»  


 
Enten Kanban-prosesser er fysiske eller digitale fremmer de teamsamarbeid og produktivitet, og hjelper alle til å forstå hvordan deres personlige innsats bidrar til å ferdigstille prosjektet. Noen team har stående møter hver dag rundt en Kanban-tavle for å oppdatere status, få tilbakemeldinger og overvåke trender.  

 

For å bli ansett som en skikkelig Kanban-tavle, må tavlen ha et begrenset antall oppgaveelementer for å sikre at folk ikke gaper over for mye. Kanban bidrar også til kontinuerlig oversikt over arbeidsflyter. Slik unngår dere flaskehalser. Teamet kan nemlig flagge elementer som hoper seg opp i kolonner.

Fysiske Kanban-tavler

Fysiske Kanban-tavler er ypperlig for team som ikke har anvendt Kanban-konseptet før. Disse tavlene er enkle å lese og administrere. De krever ingen internettforbindelse. For tverrfunksjonelle team som samarbeider om det samme prosjektet, kan de styrke engasjement og kommunikasjon.

Men de er ikke ideelle for oppgaver som krever mer inngående beskrivelser og bakgrunnsinformasjon. En håndgripelig tavle har begrenset plass. Digitale tavler derimot kan lagre et ubegrenset antall notater og kommentarer etter hvert som arbeidsbelastningene øker.   

Dessuten er fysiske tavler mindre fleksible når det gjelder å spore tiden de ulike oppgaver tar og å overholde tidsfrister. Digitale tavler har rapporteringsalternativer som kan tilpasses for rask evaluering av fremdrift og over ytelsesdata.  

Til slutt, hvis du jobber med eksterne team som sjelden er på kontoret, er det nesten umulig å bruke fysiske Kanban-tavler effektivt. Et digitalt tavle gir teamet tilgang til systemet for oppgavehåndtering når som helst og fra hvilken som helst enhet.

En mann som jobber på den bærbare datamaskinen sin ved et bord.

Enkel prosjektledelse.

Alle administrerer prosjekter. Microsoft Project gir deg kraften og enkelheten til å gjennomføre et hvilket som helst prosjekt med suksess.
Mer informasjon.

Digitale Kanban-tavler 

Hvis du synes at fysiske tavler fulle av fargerike notater ikke fungerer lenger, kan det være riktig for teamet deres å investere i programvare for oppgavebehandling som bruker Kanban-metodens prinsipper og visuelle konsepter. Dessuten har digitale alternativ mange fordeler som fysiske kort ikke har, for eksempel datavisualisering, vedlegg og kortlogg.  
Tavlevisning i Microsoft Planner

Når du ser etter Kanban-funksjonaliteter, finn en løsning som hjelper deg å lage innholdsrike oppgavekort slik som sjekklister, etiketter og spesifikke forfallsdatoer. Den bør også kunne synkroniseres med programmer du ofte bruker. Da kan du legge ved tekstdokumenter, regneark og presentasjoner til hvert kort. Teamet ditt får da tilgang til alle nødvendige data på ett sted, uten å bytte mellom apper.  

For å få hjelp til å føre oppgavene jevnt og trutt over i «Ferdig»-kolonnen, bør du også vurdere en programvare som automatisk kan vise oppgavestatuser som sektor- og stolpediagrammer. Dette gir deg raskt innsikt i hvilke oppgaver som er i rute – og hvilke som ikke er det. For eksempel kan du justere og omfordele oppgaver hvis du ser at noen i teamet stadig ikke holder tidsfrister.

Til slutt, ettersom flere selskaper går over til virtuell arbeidsstyrke, bør du vurdere skybasert oppgavehåndtering. Da får du kontroll over oppgavelistene dine hvor som helst og på alle slags enheter.

Fordelene med å bruke en Kanban-løsning

Kanban-tavler har en solid base for organisering av oppgaver på en sammenhengende og strukturert måte. De egner seg spesielt godt for folk som lærer best visuelt, de som foretrekker grafer, diagrammer og andre bilder for å tolke og arbeide med informasjon.  

Når de brukes riktig, effektiviserer Kanban-tavler arbeidsflytene og begrenser forstyrrelsene som uunngåelig oppstår under prosjekter og oppgaver. Det er fordi alle i teamet konsentrerer seg om å få arbeidet unna i jevn fart. Kanban-tavler kan vise når bestemte oppgaver sinker prosjekter. Slik er det enkelt å endre kurs om nødvendig.  

Kanban-tavlene gjør dessuten teammedlemmene mer effektive. De unngår å bruke tid på unødvendige oppgaver. Hver oppgave er del av et større mål. Kanban kan derfor gjøre teamet deres betraktelig mer effektivt.

Konklusjon

Et av de mest populære mantraene på dagens arbeidsplasser er «Slutt å begynne, og begynn å fullføre». Kanban fokuserer på å fullføre oppgaver. 

Hvis teamet ditt stadig unnlater å fullføre oppgavene sine, passer det godt å prøve Kanban-metoden nå. Det kan ta litt tid å sette opp tavlen og utvikle gode prosesser, men er dere besluttsomme, og er dere innstilt på stadig forbedring, går du og teamet produktive dager i møte.

Finn ut mer om programvare for oppgavebehandling basert på Kanban-metoden.

 Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten din.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.
Kjøp nå

Relatert innhold

Bedriftsteknologi

Hvorfor videokonferanse er viktig for bedriften din: 10 hovedfordeler

Les mer
Administrer bedriften

Åtte måter å administrere eksterne team på og puste litt lettere

Les mer
Administrer bedriften

Slik bruker du dagens rammeverk

Les mer
Administrer bedriften

Slik kan oppgavestyring bidra til å overføre teamene dine til hybride arbeidsplasser

Les mer
Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.

Følg Microsoft 365