5 grunner til å konsolidere skyapper

Nevn én forretningsutfordring, og du finner sikkert en skyapp – eller flere – som lover å løse den. Skyapper har vært fantastiske for små bedrifter. Du trenger ikke investere i kostbar infrastruktur til prosesser som personaladministrasjon, prosjektledelse, regnskap og administrasjon av kunderelesajoner. Med abonnementsbaserte modeller er det enkelt å komme i gang, og du betaler bare for det du bruker. Men, hvis du ikke er forsiktig, fører for mange apper som overlapper hverandre til ineffektivitet og økte kostnader.

For mange forretningsprosesser har du valget mellom løsninger som spesialiserer seg på bestemte oppgaver og løsninger. De fokuserer på helhetlige prosesser eller flere forretningsbehov på tvers av bedriften. Noen ganger er fokuserte apper riktig tilnærming, men det er viktig å avveie fordelene deres opp imot én enkelt forsterket løsning.

1. Reduser IT-kostnadene

Den mest åpenbare fordelen med å konsolidere apper er kostnadseffektivitet. Selv om det stemmer at abonnementer pleier å være billigere enn å drifte apper lokalt, kommer der også gebyrer med skyapper. De fleste forretningsapper krever månedlige avgifter basert på antall brukere eller lagringsplassen som brukes. Disse kostnadene hoper seg opp, spesielt hvis du betaler for mer enn én app med lignende funksjonaliteter.

Det kan også være mye styr med å administrere flere abonnementer. Ikke alle selskaper bruker de samme måleverdiene til å vurdere kostnader. Å holde oversikt over hva du betaler for, blir komplisert når ulike team bruker ulike apper. Ved å konsolidere fakturering får du bedre innsyn i hva bedriften bruker, og hvor mye verdi dere får fra skyappene.

2. Få gjort mer

Utenom kostnadene for abonnementer, går for mange apper utover produktiviteten. Å bytte mellom oppgaver tar tid, og det er frustrerende for de ansatte å bytte mellom forskjellige apper. De tapte minuttene og timene samler seg opp. Det er tid som de ansatte kunne brukt på viktigere oppgaver. Her er noen eksempler på hvordan konsolidering kan bidra til å effektivisere arbeidet:

• Én enkelt app til chatter, samtaler og møter lar de ansatte bytte raskt mellom ulike kommunikasjonsmodi. For eksempel, hvis teammedlemmer finner ut at de ikke kan løse et problem på chat, kan de starte et møte med alle i chatten. Det er bare å trykke på en knapp.
• Når du jobber med ett enkelt prosjekt, kan det hende at de ansatte må kommunisere med kollegaer, så samarbeide om et dokument, og deretter revidere prosjektplanen – alt i løpet av et par timer. Å fullføre disse oppgavene er mye enklere hvis alle appene er tilgjengelige på én enkelt plattform, slik som Microsoft Teams.
• Hvis informasjonen holder til på én enkelt plattform, slipper ansatte å kaste bort tid på å åpne flere forskjellige apper for å finne det de leter etter.

3. Forenkle teknologien

Selv om de er enklere å sette opp enn lokale løsninger, kan også skyappene by på problemer. Noen – vanligvis IT-avdelingen – må vedlikeholde dem. Det kan bety å legge til og fjerne brukere fra apper etter hvert som rollene deres i firmaet endres. De må kanskje integrere apper med andre systemer slik som administrasjonsløsninger for identitetstilgang. Feilsøking av problemer som ansatte får med programvaren kan også være nødvendig.

Når IT får færre apper å støtte, får de mer tid til større initiativer som fremmer veksten for virksomheten.

4. Få tilgang til bedre innsikter

Data er en av bedriften sine største verdier. Skal dere forstå hvem som er de beste kundene, avdekke salgstrender og ha full kontroll på produksjonsutfordringer, trenger dere dataanalyse. Men hvis kundedata, informasjon om finanser og prosjektplanlegging er fordelt mellom flere apper, kan dere gå glipp av viktige innsikter.

Konsolider apper i én enkelt løsning eller i en pakke med godt integrerte verktøy for forretningsinformasjon. Da er det lettere for folk å analysere data på tvers av hele selskapet og oppdage viktige innsikter som bidrar til smartere beslutninger. For eksempel, hvis teamet ditt har enkel tilgang til kundedata på tvers av alle berøringspunkter i kundens livssyklus, kan dere forutse behov og gi bedre service. Å koble salgsdata til ansattes bruksdata kan være til hjelp for å forstå hvordan dere kan behandle ressursene deres mer effektivt. I tillegg viser mange plattformer viktige måledata som dere raskt kan se gjennom.

5. Øk sikkerheten

I dagens virkelighet er alle enheter, brukerkontoer og apper potensielle åpninger for ondsinnede aktører som vil stjele data eller på annen måte skade virksomheten deres. Bruk av apper fra flere forskjellige leverandører fører til større risiko for sikkerhetsbrudd. Dette fordi mange bruker det samme passordet på flere kontoer. Hvis en konto er kompromittert, kan angripere bruke informasjonen til å få tilgang til andre kontoer, også bedriftsnettverket.

Ved å redusere antall apper teamet ditt bruker, forenkler du sikkerheten. Når ansatte bruker én enkelt konto for å få tilgang til flere apper, kan du bruke de samme sikkerhetskontrollene på alle appene deres. Med færre apper å overvåke, er det mer sannsynlig at dere oppfatter sikkerhetshendelser før de gjør reell skade på selskapet.

Slik vet du om dere har for mange apper

Mange skyapper er enkle å finne og bruke. Faktisk er du kanskje ikke klar over alle appene bedriften bruker. Men selv om du har vært veldig bevisst på valg av riktige apper for bedriften, kan det fortsatt være mulig å konsolidere. Indikasjoner på at virksomheten bruker for mange apper, kan være:

• Avdelinger eller prosjektgrupper bruker forskjellige apper med lignende funksjoner. For eksempel, hvis markedsføringsteamet deler filer med Microsoft OneDrive, mens produktutviklingsteamet bruker Box.
• Teammedlemmer må laste ned data fra ett system og laste det opp til et annet for å få utført arbeidsoppgaver. For eksempel kan salgsavdelingen måtte importere kundeinformasjon fra et salgssporingsverktøy til et prosjektstyringsverktøy, etter at dere har fullført salget.
• Viktig informasjon er spredt rundt på flere verktøy, og de ansatte må søke i flere apper for å finne det de trenger.
• Manglende synlighet på tvers av virksomheten gjør det vanskelig å holde styr på det som skjer med prosjekter, ressurser og inntekter.

Skyapper hjelper deg og teamet ditt å jobbe hvor som helst. Men for mange apper kan også gjøre dere mindre effektive. For å forbedre sikkerhet, produktivitet og kostnadsstyring, ta en titt på omfattende løsninger. Sjekk om det er mulig å redusere antall apper som teamet ditt må sjonglere mellom i hverdagen. Eller få en mer detaljert analyse av potensielle kostnadsbesparelser ved appkonsolidering, og ta en egenvurdering. Da kan du avgjøre om forenkling av appøkosystemet ditt er riktig for virksomheten deres.