Sikker fildeling for små bedrifter

Som ansatt i eller eier av en liten bedrift, vil du ofte ha behov for å dele filer med kolleger og kunder. Men er den nåværende metoden din for fildeling sikker? Holder du viktige dokumenter og sensitive data beskyttet og trygge? 

La oss se nærmere på detaljene rundt sikker fildeling.  

Hva er sikker fildeling? 

Fildeling er helt enkelt forklart det å sende filer til noen andre. Tidligere måtte du kanskje vedlegge filer til e-post for å dele dem. Deretter ble filene kanskje redigert og sendt frem og tilbake. 

Det kan også hende at du brukte et fildelingsnettsted. Begge disse metodene kommer imidlertid med flere sikkerhetsrisikoer. 

Sikker fildeling er å dele filer slik at de er beskyttet mot nettrusler og bare kan åpnes av personer som er gitt tillatelse av eieren. Skylagringstjenester tilbyr sikker fildeling og -beskyttes med følgende sikkerhetsfunksjoner: 

  • Tillatelsebasert tilgang 
  • Passordbeskyttet tilgang 
  • Filkryptering 
  • Overvåking av mistenkelig innlogging  
  • Virusskanning  
  • Gjenkjenning av løsepengevirus 
  • Godkjenning med to faktorer 
  • Delingskoblinger med utløpsdato 

Disse sikkerhetsfunksjonene hjelper deg med å sikre at bare personer med tillatelse kan få tilgang til filen. I tillegg hjelper de med å beskytte filene mot hackere, skadelig programvare og andre nettrusler. 

Hva slags filer bør deles sikkert? 

Ideelt sett bør alle filer som bedriften din deler internt eller med kunder sikres. Fildeling fungerer for alle forretningsfiler, som inkluderer: 

  • Juridisk informasjon 
  • Finansielle data 
  • Personalinformasjon 
  • Private ansattopplysninger 
  • Hemmelige prosjekter 
  • Planer om sammenslåing eller bedriftsovertakelse 

Sikker fildeling beskytter filene dine mot upassende tilgang, kriminelle, løsepengevirus, virus og andre nettrusler.  

Metoder for sikker fildeling 

Ofrene for cyberangrep er små bedrifter i 58 % av tilfellene. Skylagringsleverandører er veldig oppmerksomme på dette problemet. De vet at data- og filsikkerhet er veldig alvorlige emner. Mange inkluderer følgende funksjoner for å hjelpe med å beskytte filene dine: 

  • Passordbeskyttelse. Du kan sende koblinger til passordbeskyttede filer. Bare mottakere som kan passordet kan få tilgang til filen.  
  • Koblinger med utløpsdato. Koblinger med utløpsdato stopper tilgang etter en angitt tid. De gir mottakere tilgang til filer for en begrenset tid. 
  • Forskjellige tillatelser. Med tillatelser for filtilgang velger du hvem som kan vise, kommentere på, redigere eller videredele filer. Du kan for eksempel begrense tilgang til én person, en gruppe, alle ansatte i bedriften eller alle.   
  • Versjonslogg. Det kan hende at noen legger til uønskede endringer i den delte filen. Versjonslogg gir deg mulighet til å gjenopprette en fil tilbake til et tidligere utkast. 
  • Papirkurv. Det kan hende at du utilsiktet sletter en fil. Hvis dette skjer, kan du gjenopprette filer fra papirkurven
  • Beskyttelse mot massesletting av filer. Det kan hende at du sletter et stort antall filer ved et uhell. Hvis dette skjer, sender skylagringsleverandøren et varsel. De fører også opp trinnene for å gjenopprette disse filene. 
  • Aktivitetsovervåkning. Leverandører er på jakt etter og blokkerer mistenkelige påloggingsforsøk. Automatisk overvåkning forhindrer uautorisert tilgang til kontoen din. 
  • Kryptering. Med skylagring skjuler alltid en form for krypteringskode filene dine mot nysgjerrige hackere. 
  • Virusskanning. Filer skannes for kjente virus under nedlastingsprosessen. 
  • Fysisk beskyttelse. Datasentrene hvor innholdet ditt blir lagret har sikkerhetsansatte og bevegelsessensorer. De bruker også videoovervåkning og innbruddsalarmer. 
  • Nettverksbeskyttelse. Nettverkene innenfor og utenfor datasentrene har brannmurer. Disse forhindrer trafikk fra uautoriserte steder. 
  • Systemovervåkning. Programvareteam overvåker og løser sikkerhetsproblemer når de oppstår. 
  • Hvelv. Du må bekrefte identiteten din før du får tilgang til disse sikre mappene. De beskytter filene hvis noen åpner enheten eller kontoen din. 

Slik kan du oppnå videre beskyttelse av skylagringsfiler 

Skylagring er sikker. Du kan allikevel foreta videre tiltak for å beskytte filene både i lagring og på enhetene dine. Du kan:  

Opprette et sterkt passord 

Et sterkt passord er en kraftig første forsvarslinje. Det kan stoppe uautoriserte personer mot å få tilgang til filene dine. Passordet skal: 

  • Være på åtte tegn eller lengre 
  • Ikke bestå av hele ord 
  • Ikke inkludere noen brukernavn eller virkelige navn 
  • Være annerledes enn de andre passordene dine 
  • Bestå av store og små bokstaver  

Bruke godkjenning med to faktorer

Godkjenning med to faktorer beskytter kontoen din mot hackere. Det er en del av en avansert påloggingsprosess. Skylagringsleverandøren sender en kode til telefonen, på e-post eller i en app. Deretter kan du angi den og få tilgang til filene.  

Aktiver filkryptering på mobilenhetene

Leverandøren kan kryptere filene du oppbevarer på iOS- eller Android-mobilappen. Denne krypteringen beskytter dataene når noen andre bruker telefonen din. Hvis telefonen blir hacket eller stjålet, kan kryptering gi deg trygghet. Det er noe du må ha hvis du lagrer filer på telefonen. 

Samarbeide på delte filer 

Samarbeid tar opp mesteparten av tiden på jobb. Med det i tankene, tilbyr skylagringstjenester funksjoner som hjelper team med å jobbe i sammen på filer. Alle endringer eller kommentarer på filer blir synkronisert i sanntid, slik at teammedlemmer alltid jobber på et oppdatert dokument.  

Det finnes et utvalg av ting som mottakere kan gjøre med delte filer. Disse inkluderer: 

  • Vise. Enhver person du har delt filen med, kan vise den. De behøver ikke logge seg på skylagringsplattformen for å gjøre dette.  
  • Laste ned. Personer du har delt filen med, kan laste den ned. Hvis du vil ha mer sikkerhet, kan du velge å blokkere nedlastinger.  
  • Redigere. Med fullstendige redigeringstillatelser, kan mottakeren redigere dokumentet. Det er best å aktivere spor endringer før du deler, slik at du senere kan godkjenne eller avvise redigeringer.  
  • Kommentere. Personer med filtilgang kan legge til og svare på kommentarer i filen.  
  • Samarbeide. Flere personer kan redigere filen samtidig med samarbeid i sanntid. Alle endringene på filer blir synkronisert i sanntid og automatisk oppdatert for alle som redigerer. 
  • Dele. Personer med redigeringstillatelser kan dele filen. Personer uten redigeringstillatelser kan allikevel videresende koblingen om de vil. Enkelte tjenester gir deg mulighet til å deaktivere deling for brukere. 

Velge en sikker fildelingsløsning 

Det finnes mange forskjellige alternativer for fildeling på markedet. Når du vurderer valgene, bør du se etter disse viktige funksjonene:  

  • Sikkerhetsalternativer. Velg en løsning med kraftige sikkerhetsalternativer. Koblinger som er beskyttet av passord og tillatelser er avgjørende. Koblinger som utløper er nyttige hvis du deler med eksterne partnere.  
  • Kryptering. Filene må være trygge når du deler dem og når de er lagret. Velg en leverandør som benytter kryptering.  
  • Brukervennlighet. Lagringsløsningen må være brukervennlig. Du bør være i stand til å raskt kunne dele, motta og jobbe med teammedlemmer på filer. I tillegg bør det være enkelt å endre tillatelsesnivåene. 

Sikker fildeling for teamet 

Fildeling får fart på prosjektene. Uten ekstra forholdregler kan dataene allikevel være i fare. Sikker fildeling strømlinjeformer teamets arbeidsflyt og holder filene sikre.  

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Bedriftsteknologi

Skylagring versus lokale servere: 9 ting du bør ha i bakhodet

Les mer
Bedriftsteknologi

Få mest mulig ut av gratis videokonferanser

Les mer
Bedriftsteknologi

Gratis skjermdeling er enkelt, men gjør du det riktig?

Les mer
Bedriftsteknologi

Gjøre telemedisinterapi til et alternativ for pasienter som trenger hjelp

Les mer

Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.