Forenkle hverdagen med gruppevideosamtaler

Enten du er en del av et team på to eller 20, enten resten av gruppen sitter borte i gangen, i nabobygget, på andre siden av byen eller jordkloden, kan det være utfordrende å holde seg oppdatert på de bevegelige delene av prosjektet. Ved hjelp av e-post, direktemeldinger og en lang rekke programvarer for samarbeid er det enklere enn før å samarbeide eksternt. På grunn av måten vi kommuniserer på, kan det likevel oppstå problemer med produktiviteten underveis. 

En av grunnene til det, er at vi bruker e-post til nesten alt. Hvis alle medlemmene i teamet skal si hva de mener eller stille spørsmål, kan kjedene fort bli så lange og uhåndterlige at det opprinnelige budskapet blir borte. Dette kan skape mye forvirring. 

Noe som også øker problemet, er at mesteparten av kommunikasjonen er ikke-verbal. (I en undersøkelse fant forskere at 55 prosent av kommunikasjonen er kroppsspråk, 38 prosent er tonefall og bare 7 prosent er ordene som faktisk blir sagt). Når du ikke kan se menneskene som snakker, går du dermed glipp av mye av budskapet. Det er derfor videokonferanser kan være så viktige når man skal prøve å kommunisere klart og tydelig.  

Hvis denne tanken får deg til å stoppe opp, kan du også ta innover deg dette: Ifølge en nylig utført undersøkelse mente 90 prosent av respondentene at video gjorde det enklere å kommunisere tydelig og få frem budskapet, og 94 prosent av respondentene følte at videokonferanser forbedret produktiviteten. Men det er bare toppen av isfjellet.  

Hvis alt dette høres flott ut, men du ikke er helt sikker på når, hvordan og hvorfor du bør bruke gruppevideosamtaler, bør du lese videre. Det kan hjelpe deg med å effektivisere dagen og gjøre den mer produktiv.  

La oss ta en titt på de fem viktigste fordelene med videokonferanser. 

Oppklarer misforståelser 

Mange av de moderne kommunikasjonsmidlene våre, som tekstmeldinger, chat på nettet og kommentarer i dokumenter og apper, er laget for å skrive kortfattede meldinger og ikke holde nyanserte samtaler. På grunn av dette kommuniserer mange på en kort og konsis måte. 

Dette kan dessverre føre til at leserne må antyde hva som er tonefallet. Avhengig av hvordan dagen eller humøret er, kan det oppfattede tonefallet resultere i sårede følelser og et knust ego – eller det kan godtas uten problemer. Det kommer helt an på hvilke «brilleglass» leseren ser meldingen gjennom.  

Du kan imidlertid gjøre team i stand til å kommunisere tydelig ved hjelp av verbale og ikke-verbale stikkord, og sørge for at teamet fokuserer på hverandre. Hvis alle kan se og bli sett, er sjansen større for at de følger med). Med skjermdeling kan dessuten alle i samtalen vise dokumenter og tegninger, noe som også gjør det lettere å samarbeide.  

Som en bonus kan også travelt opptatte team og fjernarbeidere bli med i videokonferansen, uansett om de arbeider på kontor, hjemmefra, på en kafé eller en flyplass.   

Reduserer mengden e-post 

Ifølge Harvard Business Review (HBR) bruker et menneske i gjennomsnitt 28 prosent av arbeidsdagen på e-post. Hvis du arbeider med et prosjekt, kan det avbryte flyten og kvele produktiviteten. Faktisk sier HBR at «noen undersøkelser antyder at det kan ta opptil 23 minutter og 15 sekunder å gjenvinne konsentrasjonen etter et avbrudd, slik som en pause for å sjekke e-posten». 

En måte å redusere mengden av e-post i teamets innboks er å snakke sammen i en gruppevideosamtale i stedet for i en lang e-poststreng. Ved å bruke daglige eller ukentlige videosamtaler kan du få siste nytt om prosjekter og tidslinjer, diskutere ideer, dele skjermer og samarbeide om leveranser, og sørge for at alle er fokuserte og oppdaterte. Du kan gjøre det til faste tider som teamet avtaler, eller spontant når behovet oppstår.  

Effektive én-til-én-samtaler  

En av grunnene til at videokonferanser kan være så nyttig når det gjelder å gi konstruktive tilbakemeldinger, vurderinger fra ansatte, gi veiledning og stille forventninger, er at det er altfor lett å mistolke tonefallet i skriftlige ord.  

Ved å ha en samtale ansikt til ansikt kan dere begge se og bli sett, høre og bli hørt, og sende og motta meldinger på en tydelig måte. Og du kan gjøre alt uten å måtte tolke tonefallet. I tillegg sier en rapport fra Washington Post: «Undersøkelser viser at forespørsler som gjøres ansikt til ansikt, er 34 ganger mer effektive enn de som sendes via e-post.» Med en videosamtale har du dermed større sjanse for å få et positivt resultat. 

Gjør det lettere å møte kunder ansikt til ansikt  

Gruppevideosamtaler hjelper ikke bare det interne teamet å samarbeide bedre – de kan også hjelpe deg med å bygge virksomheten din. I en undersøkelse svarte 94 prosent av de som brukte video i møter at det hjalp virksomheten med å vokse.  

Ved å gi alle muligheten til å bli sett og hørt kan du kommunisere tydeligere, og med funksjoner for skjermdeling kan du i tillegg dele relevant informasjon. Videokonferanser kan også gi bedre forståelse mellom kulturer, oppmuntre til deltakelse og bygge relasjoner. Med mulighet for å inkludere flere deltakere og minske reisevirksomheten er det heller ikke rart at de som ble spurt svarte at gruppevideosamtaler har en så positiv innvirkning på bedriften.  

Gjør det enkelt å føre register 

Selv om du tar masse notater i et møte, vil det oppstå spørsmål. Og når de oppstår, er den eneste måten å få svarene du trenger, å spørre andre hva de husker. De ubesvarte spørsmålene kan føre til at det oppstår enda en e-poststreng, med flere muligheter for misforståelser. Med en videokonferanseløsning som lar deg ta opp og transkribere møtene, kan du raskt finne svarene du trenger, og du slipper å stole på hukommelsen. Hvis et medlem i teamet eller en deltaker ikke rakk møtet, kan du enkelt oppdatere dem ved hjelp av opptaket. 

Videokonferanser hjelper deg ikke bare med å kommunisere tydeligere, inkludere flere deltakere uten reisekostnader (eller avbrudd) og føre bedre register – det kan også forbedre produktiviteten. Avhengig av teknologien du allerede har, kan det kreve svært lave investeringer – noe som gjør det til et godt valg for både teamet, bedriften og bunnlinjen. 

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Bedriftsteknologi

Skylagring versus lokale servere: 9 ting du bør ha i bakhodet

Les mer
Bedriftsteknologi

Få mest mulig ut av gratis videokonferanser

Les mer
Bedriftsteknologi

Gratis skjermdeling er enkelt, men gjør du det riktig?

Les mer
Bedriftsteknologi

Gjøre telemedisinterapi til et alternativ for pasienter som trenger hjelp

Les mer

Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.