Telekommunikasjon er et populært alternativ for ansatte i både store og små bedrifter. Nye verktøy for møte, meldinger og samarbeid betyr nå at arbeid hjemmefra kan være svært produktivt. Men før du tar i bruk en ekstern arbeidsstokk, bør bedriften vurdere fordeler og ulemper.
La oss se nærmere på telekommunikasjonog verktøyene som støtter et eksternt team.
Fordeler med telekommunikasjon
Ansatte liker fjernarbeid. De liker det virkelig. Men det å jobbe hjemmefra er ikke bare gunstig for teamet. Det er også fordeler for bedriften.
En ekstern arbeidsstokk er:
- Mer produktiv. En Stanford-undersøkelse viste at eksterne teammedlemmer jobber fulle skift eller mer. Kontoransatte kommer ofte for sent på kontoret eller forlater kontoret tidlig. Fjernarbeidere i undersøkelsen tok også kortere pauser, hadde færre sykedager og tok mindre fri.
- Mindre kostbar. Din bedrift kan redusere driftskostnadene med få (eller ingen) ansatte på kontoret. Helseforetaket Aetna lar for eksempel omtrent halvparten av de ansatte jobbe hjemmefra. Dette fleksible alternativet har spart dem omtrent 78 millioner dollar i året i kontorkostnader.
- Lykkeligere. Pendling og kontormiljøer kan være belastende. Ansatte er fornøyde når de slipper den daglige kjøreturen til jobb samt skarp kontorbelysning. FlexJobs dokumenterte at 77 % av de spurte ville få bedre helse med en fleksibel jobb. 86 % prosent ville bli mindre stresset. Lykkelige og friske arbeidere blir lenger i bedriften og jobber hardere.
- Mer miljøvennlig. Din bedrift vil kanskje redusere karbonavtrykket. Transport står for 29 % av klimagassutslippene. Det å jobbe hjemmefra reduserer mengden drivstoff de ansatte bruker på vei til jobb. Disse besparelsene bidrar til å beskytte miljøet.
- Enklere å ansette. Når bedrifter søker etter jobbkandidater over hele landet, har de et større talentutvalg å velge fra utenfor sitt nærområde.
Ulemper med telekommunikasjon
Det er mange fordeler med fjernarbeid. Men det er også noen grunner til at du kanskje ikke vil at ansatte skal jobbe hjemmefra.
Ulemper inkluderer:
- Forstyrrelser. Ansatte har kanskje ikke egnede arbeidsforhold hjemme. De har kanskje en liten leilighet eller støyende naboer. Det kan være byggearbeid i nærheten eller dårlig effekt fra klimaanlegget om sommeren. Eller det kan koste for mye for dem å jobbe på sin lokale kaffebar hver dag. Dette er ikke ideelle forhold for fjernarbeid.
- Egenartede personligheter. Mange team, for eksempel salgsteamet, ansetter energiske og utadvendte arbeidere. Disse teammedlemmene trives kanskje ikke hjemme. Videosamtaler og chattekanaler kan imidlertid bidra til den sosiale arbeidskulturen de trenger.
- Sikkerhetsbekymringer. Fjernarbeidere kan ha svak Internett-sikkerhet hjemme. I noen tilfeller kan det hende de jobber på en lokal kafé via et usikret Wi-Fi-nettverk. Likevel er det måter å senke disse risikoene på. Formidle VPN-er og sikre Wi-Fi-aktiveringspunkter til teammedlemmer som jobber med sensitive data. Vurder også ekstra datasikkerhet.
- Tekniske problemer. Den eksterne arbeidsstyrken kan ha problemer når det oppstår tekniske feil. Uten et personlig IT-team må de feilsøke maskinvare- og programvareproblemer online eller i en lokal butikk.
- Mindre tilsyn. Mange trives når de jobber hjemmefra. Men noen gjør ikke det. Ledere kan ikke stikke innom de ansatte og sjekke hvordan det går. I stedet må de spore teamets fremgang via prosjektkvalitet og statusrapporter. For noen ledere kan dette være frustrerende.
Verktøy for vellykket telekommunikasjon
Et par verktøy vil hjelpe ansatte å jobbe hjemmefra med letthet. (Andre verktøy kan hjelpe deg med å administrere det eksterne teamet ditt også.)
Din eksterne arbeidsstyrke trenger:
- Tilgang til firmafiler. Du må lagre alle teamfiler på et delt sted. En leverandør av skylagring gir teamet tilgang til viktige filer på alle enhetene sine. Skylagring sørger for at den eksterne arbeidsstyrken alltid er oppdatert.
- Fildeling og samarbeid. Teammedlemmer må også ha muligheten til å dele filer sikkert. En sikker fildelingsleverandør lar teamene dele prosjekter og jobbe med dem i sanntid. Det vil si at eksterne arbeidere kan gjøre raske fremskritt med store prosjekter.
- Samarbeidsverktøy. Til slutt trenger teammedlemmer en måte å holde kontakten gjennom dagen. Et samarbeidsverktøy bør gi den eksterne arbeidsstyrken muligheten til å chatte, møte, ringe og jobbe sammen i et sentralt knutepunkt. Et robust eksternt kommunikasjonsverktøy vil hjelpe teammedlemmer med å bygge en sterk, effektiv relasjon.
Oversikt
Både du og de ansatte kan dra nytte av telekommunikasjon. Fjernarbeid øker produksjonen og ansattes tilfredshet. Det reduserer også kontorkostnadene og karbonavtrykket. Med de riktige verktøyene vil ikke fjernarbeiderne bare prestere bra, men de vil også trives.