Har du noen gang blitt stanset av en e-postmelding som denne: «Filen du prøver å sende, overskrider størrelsesgrensen for e-post.» Heldigvis finnes det andre alternativer for å sende store filer.
La oss utforske andre måter å sende store filer – og hjelpe deg til å avgjøre hvilken er best.
Derfor kan du ikke sende store filer som vedlegg
Det kan være frustrerende å se e-postmeldinger returnert eller blokkert på grunn av et stort vedlegg. Hvorfor skjer dette?
De fleste Internett-leverandører og e-postleverandører begrenser størrelsen på filene du kan laste opp eller sende via e-post. Disse grensene forhindrer at massive mengder data gjør tjeneste trege. Størrelsesbegrensninger varierer etter leverandør.
Noen ganger kan du kjøpe muligheten til å overføre større filer. Noen leverandører av e-post for bedrifter lar deg for eksempel sende filer på opptil 150 MB, som er mye høyere enn den vanlige grensen. Du trenger imidlertid ikke oppgradere e-postkontoen for å sende store filer. Det finnes andre metoder for å sende store vedlegg som ikke krever at du endrer tjenestenivået du bruker.
De beste metodene for å sende store filer
Hvis filen er for stor til å sendes via e-post, har du tre andre alternativer for å sende den.
Skylagring
Mens man ofte tenker på skylagring som et verktøy for lagring og beskyttelse av filer, er det også en fin måte å sende eller dele store dokumenter og medier på. Etter at du laster dem opp til skylagring, kan du dele dem med en enkel kobling, uansett hvor store de er.
Hvis du jobber i dokument eller regnearkprogram, ser du sannsynligvis en Del-knapp i øvre hjørne. Klikker du på denne knappen, genererer det en kobling du kan sende via e-post, chat eller tekstmelding.
Hvis du viser skyfilene i en mappe, kan du høyreklikke på en fil for å få opp et delingsalternativ. Du kan også dele en hel mappe.
Programvare for chat og møter
Kommunikasjons- og samarbeidsplattformer kombinerer chat på arbeidsplassen, videomøter og fillagring. Disse systemene er ofte integrert med skylagring og gjør det lettere å sende filer via chat.
Nettsteder for filoverføring
Nettsteder for filoverføring lar deg laste opp en stor fil og deretter sende en kobling til noen som da kan gå inn og laste ned filen. Noen nettsteder tilbyr denne tjenesten kostnadsfritt, og andre krever et abonnement.
Før du bruker denne typen nettsteder, bør du vurdere hvilke sikkerhetsprotokoller de har på plass. Disse nettstedene har sannsynligvis ikke robuste protokoller for sikkerhet eller personvern. Derfor er det best å bruke skylagringsleverandøren til å sende filer.
Fordelene ved å sende store filer via skylagring
Til syvende og sist er det både tryggest og mest kostnadseffektivt å sende store filer via skylagring.
Skylagring har langt flere fordeler enn andre metoder, blant annet:
Brukervennlighet
Du kan sende store filer via en e-postinvitasjon eller en direkte kobling. Mottakerne klikker ganske enkelt på koblingen for å få tilgang til filen. De må ikke ha konto hos skylagringsleverandøren for å bruke koblingen.
Sikkerhet
Skylagringstjenester er svært sikre. De inneholder funksjoner som filkryptering, overvåking av mistenkelig innlogging, gjenkjenning av løsepengevirus, virusskanning, godkjenning med to faktorer og passordbeskyttede delingskoblinger. Hvis filene er sensitive, får du den beste beskyttelsen med skylagring. I tillegg kan du sende passordbeskyttede og tidsbegrensede koblinger for å sikre at bare de rette personene kan få tilgang til de delte filene du sender.
Tillatelser
Når du sender filer via skylagring, kan du angi tilgangstillatelsene for å begrense hvem som kan vise, kommentere på, redigere og dele filene videre. Du kan for eksempel begrense tilgang til én person, en gruppe, alle ansatte i bedriften eller alle.
Gjenopprettelse
Du kan også beskytte deg selv fra menneskelige feil. Hvis mottakeren sletter filen du deler, kan du hente den ut igjen fra papirkurven. Hvis de endrer filen ved en feil, kan du gjenopprette det forrige utkastet ved hjelp av innebygd versjonslogg.
Sikkerhetskopiering
Alle filene du har i skylagring, er sikkerhetskopiert. Hvis du mister datamaskinen, eller den blir stjålet eller krasjer, har du fortsatt dataene dine.
Samarbeid
Det er sikkert en god grunn til at du deler en stor fil. Oftest er det for å jobbe med den sammen med noen. Samarbeid er en av de største fordelene ved skylagring. Du kan dele store filer med kolleger. Da kan de foreslå eller gjøre endringer i sanntid. Du kan også spore endringer for å se hva andre legger til og sletter.
Mindre lagringsplass
Skylagring krever mindre lokal lagringsplass på enheten og mindre lagringsplass i den e-postkvoten du har til rådighet.
Kostnader
De fleste skylagringstjenestene tilbyr en kostnadsfri plan og en betalt plan. Hvis du bruker abonnementsplanen, hvorfor betale ekstra for å oppgradere e-posttjenesten eller kjøpe en tjeneste fra et filoverføringsnettsted?
Det å sende store filer via e-post kan være en frustrerende opplevelse. Heldigvis er skylagring en rask, sikker og funksjonsrik måte å sende store filer på.