Du har kontroll over e-post med disse 4 metodene

Får du hetta bare ved tanken på for mye e-post? Er innboksen din et sammensurium av uleste meldinger og oppgaver du har lagt på vent til senere? 

Det trenger ikke være slik. Drømmen om en strukturert innboks kan virke fjern, men den er nærmere enn du tror. 

Som alle andre verktøy, tilfører e-post verdi til livet når det brukes riktig. Med en smart plan kan du gjøre innboksen til en av dine største kommunikasjonsallierte.  

E-postadressen er en del av identiteten din, så vokt den med omhu 

Dette prinsippet kan betraktes som den gylne regelen for e-posthåndtering. For travle menneskerer det viktig at du formidler e-postadressen bare til de som trenger den. Hvis du har lagt igjen e-postadressen for mange steder, vil innboksen snart være overfylt.  

En metode for å beskytte identiteten, er å bruke flere e-postadresser. Du har den “virkelige” e-postadressen, som er den du bruker hver dag. Den alternative e-postadressen kan du bruke når du fyller ut skjemaer, handler på nettet osv. Den andre alternative e-postadressen fjerner all reklame og annen søppelpost slik at hovedadressen forblir ryddig.  

I en verden der mange sliter med balansen mellom arbeid og fritid, er atskilte e-postadresser en god måte å begynne på. Bruk en app som enkelt oppbevarer kontoene på ett sted, men som håndteres hver for seg.  

Ikke bli for avslappet 

Utsettelser kan føre til problemer på mange områder i livet. Og det stemmer virkelig når det gjelder e-post. Hvis du ikke håndterer e-post rett etter mottak, vil du snart ha en rotete innboks.  

Prøv å sette opp en tidsplan for å gå gjennom innboksen. Du kan for eksempel planlegge å håndtere e-post tre ganger om dagen. Gjør dette om morgenen, etter lunsj og før du drar hjem. Tre sjekktidspunkter vil føre til at du holder innboksen ryddig uten at det går ut over annet arbeid.  

Det er nyttig å bruke teknologi til din fordel. Prøv funksjonen Spill av e-poster i Outlook for iOS. Denne funksjonen spiller av e-post høyt og gir et nyttig sammendrag av innboksen og kalenderen. 

Enten du bruker den til å se hva som er nytt i innboksen på jobb eller for en personlig konto, kan du lytte til og svare på meldinger med enkle stemmekommandoer eller sveipe med en finger for å respondere mens du er på farten. Du besvarer en e-post ved å diktere en kort melding og sende den. Det er en nyttig metode for å få siste nytt om morgenen mens du pendler, eller i lunsjpausen når hendene er opptatt.  

Ukritisk sletting 

Det kan være vanskelig å slette e-poster. Selv om du ikke tror du vil trenge meldingen i fremtiden, er det likevel tøft å trykke på knappen. Men du må gjøre det.  

Det er viktig å slette irrelevante e-poster. De kan nemlig bli en byrde hvis de hoper seg opp. Følelsen av rot i innboksen kan føre til at du mister oversikten, selv om meldingene i seg selv ikke er viktige. Ved å slette arbeidsrelaterte e-poster regelmessig, tar du et lite skritt mot å senke stressnivået.  

Er du fortsatt ikke sikker på at du bli vant til dette? Prøv en mellomting. I stedet for å slette e-post umiddelbart, kan du sveipe slik at e-postene kommer tilbake til innboksen på et mer passende tidspunkt. Ellers fjerner du resten og nyter helgen.   

Begrense antall ord i meldinger 

Vi bruker alle for mange ord fra tid til annen. Det er lett å bli revet med i en e-post når en kort melding nesten helt sikkert ville formidlet det samme. 

Lær deg å skrive kortere meldinger når du samhandler med kollegaer og klienter eller venner og familie. Du sparer tid ved å skrive kortere e-poster, og meldingen din blir i tillegg tydeligere.  

Det er en kunst å skrive korte, informative e-poster. Du synes kanskje det er vanskelig i starten, men du vil få det til etter hvert. Snart vil de fleste meldingene ikke bestå av mer enn et par setninger.  

Du kan også bruke kulepunkter til å presentere ideer raskt og konsist. Mottakerne vil sette pris på kortheten, og du får gjort mer og mer etter hvert som tiden går.