4 ting du må ha for å konfigurere profesjonell firma-e-post

E-posthatere, se her. Ifølge en nylig undersøkelse er e-post det mest populære kommunikasjonsverktøyet på arbeidsplassen, og det vil få økt betydning i løpet av de neste fem årene. Undersøkelsen viste også at ansatte brukte 3,2 timer hver dag på jobbrelaterte e-postmeldinger. En annen studie av The Radicati Group viste at gjennomsnittlig 122 jobbrelaterte e-postmeldinger ble sendt i fjor, per dag, per bruker.

Hva betyr alt dette? Det er en viktig påminnelse om at e-post er og blir et driftskritisk program for enhver bedrift, enten den er liten eller stor. Når du skal konfigurere en e-postløsning for bedriften, er det mange faktorer å ta hensyn til, særlig hvis det er en liten eller mellomstor bedrift med mål om å vokse de neste årene.

Når du skal finne en e-posttjeneste som best fyller bedriftens behov, bør du prioritere følgende nødvendige kriterier:

  1. Vertsbasert e-postløsning:Det finnes to alternativer for konfigurasjon av e-post for bedrifter: intern og vertsbasert e-post. For mange bedrifter er den totale kostnaden av eierskap relatert til intern e-post svært lite økonomisk. Det kan være pålagte grenser for lagring som er upraktisk for de ansatte, og det betyr at firmaet står ansvarlig for oppgradering og sikkerhetskopiering. Når du imidlertid bruker en vertsbasert e-posttjeneste, tar denne tjenesten bort belastningen fra IT-teamets skuldre. En vertsbasert e-posttjeneste for brukere i bedrifter tilbyr også dynamiske lagringsalternativer, som kan justeres slik at de møter firmaet der det er i utviklingsprosessen.
  1. Tilstrekkelig plass på serveren:Avhengig av hvor stort firmaet er, og hvor mye lagringsplass det trenger til e-post, må du velge mellom en delt og en reservert e-posttjeneste. Mange små firmaer begynner med delt vertskap, noe som betyr at den fysiske serveren brukes av flere leiere fordi det er svært lønnsomt samtidig som det gir alle fordelene e-posttjenester kan tilby, inkludert sikkerhet, pålitelighet og personvern. Når den delte plassen på serveren ikke lenger er nok, kan firmaer oppjustere til reserverte e-postservere for bedrifter. Som oftest er det også bedre tilpassingsmuligheter med reserverte løsninger.
  2. Mobil tilgang:I dagens hektiske forretningsverden er det avgjørende at e-postløsningen du bruker og de ansattes mobile enheter er kompatible. Ikke bare er det en nødvendighet at de ansatte har tilgang til bedrifts-e-posten mens de er borte fra kontoret. Det som også er viktig, er at du velger en e-postløsning som har en mobil kalender og funksjoner for dokumentdeling. I tillegg bør du velge en tjeneste som jevnlig oppgraderes for mobilteknologi og tillater synkronisering med andre enheter.
  3. En solid leverandør:Når du velger en e-posttjeneste som skal brukes i bedriftssammenheng, er «hvem» like viktig som «hva». Velg et firma du stoler på som har flere års erfaring som kan dokumenteres, og som leverer førsteklasses e-posttjenester. Du bør se etter en leverandør med lang garantert oppetid, god pålitelighet, og som er uslåelig på sikkerhet. Leverandørens e-postløsning bør gjøre jobben til de ansatte enklere, inkludere funksjoner som for eksempel integrasjon mellom kalender, kontakter og filer, en delt kalenderfunksjon, og støtte fra eksperter døgnet rundt.

Det er ganske opplagt at e-post ikke har tenkt seg noe sted med det første.

Organisasjoner bør være nøye når de skal konfigurere en e-postløsning for bedriften, slik at effektiviteten øker, og det har en positiv effekt på sluttresultatet.

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Manage my business

Bringe sammen avdelinger – verktøy for bedre kommunikasjon og samarbeid

Les mer
Manage my business

Spar tid og penger med bedre programvare for kommunikasjon

Les mer
Manage my business

Innføring i samordnet kommunikasjon: Dette trenger nye bedrifter å vite

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.