Fire fremgangsmåter for bedre teamarbeid ved bruk av intranett

Alle prosjektledere har måttet lære seg hvordan de skal holde teamet på rett spor mens arbeidsoppgavene deres kanskje har dratt dem i mange ulike retninger. I noen tilfeller kan det innebære å samarbeide med andre prosjektledere for å prioritere prosjekter, eller å hjelpe teammedlemmer å bli (og holde seg) organiserte når arbeidsmengden trappes opp. Eller det kan innebære å gi teammedlemmer (som kanskje bor i ulike byer, delstater eller land) verktøyene de trenger for et effektivt samarbeid. Og mens gode ferdigheter for prosjektadministrering vil komme via personlige erfaringer, finnes det intranett-programvare tilgjengelig som kan bidra til ikke bare å holde teamet organisert og samarbeidsdyktig, men som også vil hjelpe deg å kommunisere effektivt med enkeltpersoner og teamene som helhet.

Selvsagt er ikke all intranettportal-programvare helt lik, så la oss ta en titt på fire verktøy man bør se etter i en slik løsning.

Informasjonsbehandling

For at alle skal holde seg på rett spor er det viktig at teamet vet hvem som har ansvar for hva, og når det skal gjøres. Dessuten må du også gi teamet informasjon om hvordan man kontakter andre medlemmer, detaljer for hvordan man får tilgang til viktige nettsider eller dokumenter (særlig hvis disse er passordbeskyttet eller befinner seg på oppsamlingsservere), og man må ha muligheten til å legge inn viktige kunngjøringer eller påminnelser osv. Så hold utkikk etter et intranett for bedrifter som lar deg sømløst opprette teamsider som kan tilpasses etter dine behov. På denne måten vil du kunne oppbevare og dele viktig informasjon via et sentralt område.

Biblioteker

Samarbeidsverktøy bør, først og fremst, gjøre det enkelt for teamet å samarbeide. Så velg en løsning som lar deg gi alle tilgang til de samme filene, dokumentene, bildene, møtenotatene osv. Ved å gi deg muligheten til å opprette biblioteker med dokumenter, merket på en måte som gir mening for prosjektet og teamet, kan alle finne den mest oppdaterte informasjonen for prosjektet, se gjennom tidligere leveranser, se tidligere trykkoriginaler, friske opp hukommelsen vedrørende prosjektdetaljer og -krav med mer.

Samarbeidsverktøy

En intranettportal for ansatte bør innebære at teamet har muligheter for å opprette områder hvor de kan dele og administrere informasjon, og arbeide på filer sammen. I den sammenheng kan du se etter programvare som har funksjoner som for eksempel diskusjonstråder, undersøkelser (som kan bidra til å gjøre møteplanlegging og/eller beslutningstaking enklere), delte kalendere, oppgavelister og møteområder hvor du kan plassere alle møtenotater, dokumenter og agendaer osv. På samme måte som møteområder kan en intranettløsning med et arbeidsområdeverktøy la bestemte teammedlemmer, som eksempelvis en grafisk designer og en tekstforfatter, samarbeide i den samme filen på det samme området uten å måtte overskrive den andres arbeid, noe som til syvende og sist vil forbedre produktiviteten.

Integrerer med eksisterende verktøy

Uansett hvor mye en intranettportal-programvare lover å forbedre produktiviteten og samarbeidet, kan det være vanskelig å overbevise teamet om å bruke den dersom den er utfordrende å bruke, eller krever at du erstatter dine nåværende verktøy (som verktøy for tekstbehandling, regneark, grafisk design og/eller verktøy for e-post). For å kunne oppnå den graden av produktivitet og organisering du trenger, må du se etter en intranettløsning som integrerer godt med verktøyene som teamet allerede bruker. På denne måten trenger ikke organisasjonen kjøpe kostbare og potensielt mer ineffektive programmer, og teamet trenger ikke å streve seg gjennom en bratt læringskurve.

Når det gjelder programvare for samarbeid, bør det være intuitivt, sømløst og enkelt å tilpasse, og gi deg og teamet det dere trenger for å arbeide sammen som helhet og i mindre grupper. Når du velger en løsning som lar deg organisere filene på din måte, bruke dine eksisterende verktøy og som gir deg samarbeidsverktøy som gjør det enkelt for medlemmer å arbeide samtidig i filer, dele dokumenter og informasjon samt spore viktige samtaler, har du oppnådd det enhver prosjektleder ønsker: et organisert, produktivt team.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Business Tips

Slik gjennomfører du effektive virtuelle møter

Les mer
Business Tips

Oppdag de fire viktige egenskapene for god datavisualisering

Les mer
Business Tips

4 gode idéer for å bedre det sosiale nettverket i bedriften

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.