6 måter å effektivisere virtuelle møter på

Når hadde du sist et fysisk møte med noen? Det er bare å innse at dagens møtevirksomhet i stadig større grad skjer elektronisk. Til tross for at nettmøter eller virtuelle møter kan være praktiske, forsvinner ofte deltakeransvar ved at det er lett å miste de andre deltakernes oppmerksomhet. Når man blir distrahert, mister møtene fokus, og mer tid går bort til repetisjoner.

Få oversikt over møter og tidsplaner ved å se nærmere på disse seks tipsene for å endre arbeidsrutinen din.

1. Gjennomgang av saksliste –Enten møtedeltakerne befinner seg i samme bygg eller på den andre siden av kloden, er det viktig at alle er med. Til tross for at formelle sakslister ikke er like moderne som de en gang var, kan vi gjeninnsette denne praksisen. Legg til møteemnene i meldingsteksten i kalenderinvitasjonen, eller send ut et dokument på e-post 24–48 timer før det angitte tidspunktet. Dette vil gi alle parter muligheten til å sette forventinger som svarer til målene for møtet. Og ja, hvis du har fått en saksliste, les den! Selv om du kjenner til prosjektet eller diskusjonsemnene, kan du komme til å finne viktig informasjon om aktuelle perspektiver eller problemer, og det er dumt å gå glipp av noe.

2. Vær forberedt –Enten sakslisten for møtet er satt eller ei, bør du sørge for å ha målene for møtet klare. Før møtet samler du sammen alle notater eller bakgrunnsinformasjon du trenger å vise til, samt eventuelle spørsmål. Når du har klargjort en liste eller oversikt over punkter, slipper du å føle deg presset til å måtte komme på spørsmål der og da, og du kan i stedet engasjere deg i diskusjonen. Skriv gjerne ned spørsmål på sakslisten hvis det finnes en, eller lag et dokument med notater før møtet, med utkast til mål eller tanker øverst. Uansett hvordan du forbereder deg, vil denne fremgangsmåten sørge for at du blir minnet på din egen saksliste på dagen for møtet.

3. Feilsøk teknologien –Enten det er ditt første eller ørtende nettmøte, må du sørge for at du vet hvordan du bruker teknologien. Kontroller at du får ringt opp og at høyttalerne fungerer. Hvis du trenger Internett for å få tilgang til konferansen eller (møterelaterte) e-postmeldinger eller notater, bør du sjekke Wi-Fi-tilkoblingen! Det er ofte en kilde til frustrasjon når noen trenger lenger tid til å koble på konferanselinjen. Ikke vær den som holder resten igjen – vær tidlig på plass i konferanserommet, og ring opp. Sett telefonen på lydløs mens du venter på de andre, og fokuser på hva du skal si fremfor å stresse med å komme på plass.

4. Del med andre –Hvis du går gjennom informasjon som inneholder visuelle effekter eller statistikk, eller hvis du refererer til eksterne dokumenter, må du sørge for at alle kan følge med. Opprett skjermdeling, slik at du kan lede publikums oppmerksomhet og sørge for at alle henger med. Dette trinnet kan forhindre spørsmål som: «Vent. Hvor er vi nå?» eller «Vent litt. Jeg må finne riktig side». Deling av skjermen eliminerer behovet for pauser og innslag av forvirring. Bare vær klar over at hvis du deler skjermen, må du huske å lukke programmer og slå av varsler for e-post, telefon- og meldinger, slik at du unngår pinlige kunngjøringer.

5. Vær direkte –En av utfordringene med nettmøter er å vite hvem som er i ferd med å snakke, og hvem som trenger å hoppe inn. Avhengig av møtedeltakerne og personlighetene deres, kan virtuelle møter variere mellom at alle snakker i munnen på hverandre til lange pauser med stillhet etter at noen har sagt noe. For å unngå utydelig lydkaos eller unødvendig stillhet, kan du henvende deg direkte til andre deltakere med spørsmål. Hvis noen arbeider sammen eller avhenger av andre trinn i prosessen for å komme videre, spør dem gjerne direkte om de har spørsmål eller noe de vil legge til. Ved å styre samtalen på den måten, sikrer du at møtetiden er utnyttet optimalt, og at alle har fått sagt det de ville si.

6. Personlighetspluss –Nett-, telefon- eller virtuelle møter kan være kjedelige. Du kan ikke lese kroppsspråk eller se hvordan andre reagerer eller om de i det hele tatt henger med. Bruk personligheten din på en positiv måte for å unngå at deltakerne mister fokus. Vær like personlig som du ville vært i virkeligheten, eller det som er naturlig ut fra møtesituasjonen. Energiske deltakere engasjerer publikum og holder dem fokuserte på de aktuelle emnene. De vil jo ikke miste oversikten, særlig hvis du har til vane å spørre deltakerne direkte om hvordan de forholder seg til et av punktene. Når alle følger med og deltar i møtet, blir poengene diskutert raskt, og du får tid til å gå gjennom mer materiale på kortere tid.

Uansett hvilket møteformat du bruker, kan du unngå å rote deg bort i det virtuelle nettet. Når du er forberedt og engasjerer kollegene dine, vil møtene bli klare og målrettede.

Er organisasjonen generasjon Y-vennlig? Ta en test.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Business Tips

Fem måter å jobbe hjemmefra på som føles som om du ikke har forlatt kontoret

Les mer
Business Tips

Slik jobber du hjemmefra og ser bra ut mens du gjør det

Les mer
Business Tips

Uvanlig samarbeid: Nye måter eksterne team kan arbeide sammen på

Les mer
Business Tips

Fem tips fra en IT-sjef om mobil produktivitet, eksterne team og sikkerhet

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.