Å lede eksterne team er enkelt med slike samarbeidsverktøy

Hvis du tror at virtuell pendling er mer populært enn noensinne, har du helt rett. I følge Bloomberg har antallet selskap i USA som tillater eksternt arbeid steget fra 20 % i 1996, til 60 %. Det er også en populær trend i India, Indonesia og Mexico. Dette betyr at du sannsynligvis allerede jobber med et eksternt team, eller kommer til å ansette din første eksterne ansatte innen kort tid. Det å administrere et eksternt team (og å jobbe som en del av et slikt team) presenterer nye utfordringer, og krever mye tillit fra alle involverte.

Tillit er helt klart den vanskeligste delen av å lede ett virtuelt team, og det er noe du må føle deg frem til. Heldigvis finnes det ledelsesverktøy og mange forskjellige teknologier som kan hjelpe deg med å utvikle forholdene til dine ansatte og de som rapporterer direkte til deg. Slik kan du utvikle effektive arbeidsforhold, dyp respekt og gjensidig tillit. Fire effektive verktøy for å administrere eksterne team:

  • Videosamtaler: E-post er flott for informasjon som må tas vare på for senere bruk, kjappe meldinger om møter eller overtid og lignende, men når det kommer til idédugnader, personalmøter eller andre situasjoner hvor det er viktig å være litt mer overtalende, er det ingenting som er bedre enn å møtes ansikt til ansikt. Og her kommer videosamtaler inn i bildet. Siden videosamtaler gjør det mulig å se hverandre, slik at man kan gjenkjenne personlighet og stemning og legge merke til nyanser og tonefall, gjør de det enklere å dele ideer, komme gjennom tøffe samtaler og legge fram gode argumenter.
  • Chat/direktemeldinger: Når du leder virtuelle team er det umulig å gjenskape spontaniteten fra et vanlig kontor. Men en chatklient gjør det mulig å holde kjappe, snertne samtaler. De blir bare ikke holdt rundt kaffekokeren. Men det beste er at hvis du vil få innspill fra flere kollegaer samtidig slik at det er enklere å fikse problemer og finne gode løsninger i farten, har du den muligheten i de fleste chatklienter.
  • Delte arbeidsområder: Uansett om du administrerer globale team eller arbeider sammen med et par personer på andre siden av byen, er det en god sjanse for at dere før eller senere må samarbeide på en presentasjon, klientinformasjon eller interne dokumenter og prosesser. Du kan gjøre det over e-post, så klart, men versjonskontroll blir fort et mareritt. Da er delte arbeidsområder en god idé. Når du setter opp et sentralt område hvor alle kan jobbe med de samme filene samtidig, og se hva de andre har gjort med dem, kan du holde kontroll på versjonene og gjøre hele prosessen enklere.
  • Delte virtuelle oppgavelister: Når du jobber med virtuelle team på tvers av flere tidssoner er det en utfordring å holde alle teammedlemmene oppdaterte på delte prosjekter. Men hvis du bruker virtuelle oppgavelister kan teamet (eller utvalgte teammedlemmer) se lister over alle oppgavene og hvilken status de har. En enkel måte å dele arbeid og sørge for at alle vet hva som skjer på. Og hvis du vil gjøre det enda mer effektivt, lar noen av programmene med virtuelle oppgavelister deg koble filer til oppgavene, samarbeide med disse filene og til og med dele notater og snakke sammen om dem uten å bruke et annet program. Til og med når timeplanene deres ikke passer sammen, er det enkelt å samarbeide.

Alle som leder globale team eller en virtuell arbeidsstyrke, vet at ekstern ledelse kommer med utfordringer. Men datapendling blir bare mer og mer populært, så det skal ikke så mye sunn fornuft til for å se at det er en god idé å investere i teknologien du trenger for å skape gode samarbeidsløsninger, utvikle gode personlige forhold og levere fremragende prosjekter. Heldigvis finnes denne teknologien allerede, det er bare et spørsmål om hva som er rett for dere og bedriften deres.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Manage my business

Åtte metoder for å lykkes med å lede en mobil arbeidsstyrke

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.