Effektiviser innholdet med innholdsbehandling for virksomheter

Markedsføringsmateriale, kontrakter, e-postmeldinger, kundepresentasjoner og idéfremføringer, regneark, tekstfiler, PDF-er, bilder, videoer, skjemaer, fakturaer, CV-er fra jobbsøkere. Både små og store organisasjoner er innholdsskapende maskiner. Selv om det er enkelt å skape det innholdet, er det ingen enkel prestasjon å holde det organisert.

Det er der løsningene for innholdsbehandling for virksomheter (ECM) kommer inn. De gjør at du kan organisere og administrere innholdet gjennom hele livssyklusen, fra oppretting til arkivering. Som med alt annet, er ikke alle systemene for innholdsbehandling for virksomheter opprettet likt. La oss ta en titt på noen av funksjonene som kan hjelpe deg å holde innholdet organisert (og tilgjengelig), og samtidig hjelpe teamet å fungere mer effektivt.

  • Ett enkelt depot for et mangfoldig utvalg av innholdstyper: Ved å velge en ECM-tjeneste som gjør at du kan lagre videoer, regneark, bilder, tekstdokumenter med mer på én enkel plassering, kan du oppbevare alle filene til et bestemt prosjekt eller initiativ sammen.
  • Opprett hovedmapper med et nesten uendelig antall undermapper: Hvis du har et prosjekt eller initiativ som pågår eller oppstår årlig, kan du på denne måten ganske enkelt opprette en hovedmappe for eksempel for Sporrydding. Deretter kan du opprette undermapper for hvert år du jobber med det initiativet. I hver av de undermappene kan du opprette undermapper for ting som kontrakter, utgivelsesskjemaer for frivillige, markedsføringsmateriale og så videre.
  • Redigere dokumentegenskaper eller metadata på en enkel måte: Med muligheten til å lokalisere og redigere metadataene i en fil inni et dokument, kan du spare tid og sikre at filene er merket riktig for fremtidige søk.
  • Kontrollere tilgang til informasjon: Ikke alle i en organisasjon trenger tilgang til alle dokumenter, og med en ECM som gjør at du kan bruke definerte tillatelser til dokumenter, filgrupper, hele deler av systemet, eller til selve systemet, kan du nøye kontrollere hvem som kan se hva.
  • Arbeide sammen: Noen ECM-løsninger gjør at du kan opprette dokumentarbeidsflyter som gjør det mulig å spore og samarbeide med andre i dokumentorienterte prosesser ved hjelp av programmene du allerede stoler på.
  • Spille av medieinnhold fra systemet for innholdsbehandling for virksomheter: Organisasjoner som bruker video- og lydfiler kan spare tid med muligheten til å spille av media direkte fra ECM, ved å redusere antall trinn som kreves for å se eller høre på innholdet.
  • Lagre og beskytte forretningsoppføringer og viktige juridiske filer: Med et sikkert depot kan du være trygg på at oppføringene ikke bare er lagret i en låst og endelig tilstand, men også er enkle å lokalisere og hente ut hvis de kreves i en juridisk fremlegging. Praktisk tilgang til alle dokumentene kan hjelpe til å redusere de totale juridiske kostnadene.
  • Søk med nøkkelord: En EMC-tjeneste som gjør at brukere kan søke etter dokumenter og informasjon ved hjelp av nøkkelord kan hjelpe teamet å lokalisere filer de kanskje ikke er oppmerksomme på, men som kan være relevante for et prosjekt de arbeider med. De kan hjelpe dem å spare tid og arbeide mer effektivt. Søkbare områder bør inkludere dokumenttekst, metadata, merknader og så videre. Dokumenter bør i tillegg være søkbare etter opprettelsesdato.
  • Tilgjengelighet på en rekke enheter: Ved å velge en løsning for innholdsbehandling for virksomheter som er utformet for bruk på stasjonære og bærbare datamaskiner, nettbrett og telefoner, kan brukere få tilgang til filer de trenger når de trenger dem, enten de er på kontoret, jobber hjemmefra, reiser eller er på et eksternt møte.

Med tjenestene for innholdsbehandling kan du lagre, sikre, lokalisere, endre og opprette filer og dokumenter på én enkelt plassering, noe som effektiviserer teamkommunikasjon, prosjektarbeid og juridisk fremleggelse. Uansett om organisasjonen bare har noen få ansatte på ett enkelt kontor eller består av tusenvis av mennesker over hele verden, kan et system for innholdsbehandling for virksomheter hjelpe deg å holde deg organisert.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Business Tech

Fem grunner til hvorfor bedriften trenger et intranett

Les mer
Business Tech

Fremtidens møter – å bruke AI til å forbedre teamsamarbeid

Les mer
Business Tech

Slik velger du riktig intranettprogramvare for bedriften

Les mer
Business Tech

Ikke gå deg bort i rotet: Bruk bedre databasebehandling

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.