Situasjonen for det moderne møtet

Enten du elsker eller hater dem, så er møter her for å bli. Som kommunikasjonsverktøy tilbyr møter teaminnsikt, knytting av bånd i sanntid og konstruktive samtaler. Noen ganger kan møter imidlertid bli uproduktive. I USA anslår faktisk Bureau of Labor at bedrifter taper USD 37 milliarder på unødvendige møter hvert år. Ettersom 37 prosent av arbeidstiden foregår i møter i disse dager, kan det være verdt å tenke over hvordan vi møtes, og bruke dette i forbindelse med lederstil og bedriftsstrategier i utvikling.

Graden av tilfredshet i moderne møter

Når du vurderer bedriftsstrategien, bør du få oversikt over både de harde og myke kostnadene ved møter, enten de er digitale eller fysiske. En balansegang mellom begge møtetypene vil kunne resultere i en integrert tilnærming til ny teknologi og tradisjonell forretningspraksis.

Etterhvert som teknologien har blitt mer avansert, har den moderne arbeidsplass utviklet seg. I en organisasjon der hvert minutt teller, vil tjenester som lyd- eller videokonferanser redusere de ansattes behov for tidsplanlegging. Bruk av lydkonferanser sørger for at ansatte og aksjonærer kan delta i samtalen på lik linje, komme med innspill og gi sammendrag av arbeidsdagen, uten noen gang å måtte forlate kontoret. Bruk av videokonferanser sørger for at du slipper å samle fjernansatte. Skjermer gjør det mulig å snakke personlig med flere ansatte på tvers av tidssoner. I tillegg til å forene teamene, kan disse ressursene også erstatte forretningsreiser, noe som eliminerer unødvendige kostnader.

De fysiske møtene vil selvsagt ha et menneskelig element, noe som er umulig gjennom virtuelle brukergrensesnitt. Når man samhandler med en ny kunde, kan et personlig møte bygge opp tillit og etablere et grunnlag for varige profesjonelle relasjoner. Til tross for negativ mediedekning rundt møter, sier 92 prosent av møtedeltakere at de ser verdien i møter og at de åpner for deltakelse, noe som kan bety at vellykkede møter kan være en medvirkende faktor til at de ansatte er tilfredse i jobben. Høyere tilfredshet i jobben betyr redusert gjennomgang.

Ifølge Verizons spørreundersøkelse, innrømte 90 prosent av møtedeltakerne at de tenkte på andre ting under møtene og gikk glipp av hele eller deler av møter, mens 70 prosent sa de jobbet med andre ting under møtene. Det er åpenbart at møtet slik vi kjenner det, trenger en forandring. Se for deg produktiviteten vi kunne hentet frem, hvis vi ga møtekonseptet som helhet en ny mening.

En ny mening for det moderne møtet

Som en del av ny teknologi, nye jobbtrender og økonomiske skifter, er møter i dag stadig i utvikling. BlueJeans foretok nylig en studie som viste at 25 prosent av alle møter har med minst én deltaker via mobilvideo. Økningen i bruk av mobilvideo kan ses i sammenheng med det stigende antallet deltids- og frilansarbeidere. I de siste par årene utgjorde disse kontraktarbeiderne rundt 40,4 prosent av den moderne arbeidsstyrken.

Hva er det viktigste vi kan lære av dette? For at bedrifter og ansatte skal kunne lykkes i fremtiden, må dagens møtevirksomhet integreres med både digital og fysisk teknologi.

Hvordan ville imidlertid dette se ut? Hvor er det perfekte møtestedet, uavhengig av om det er fysisk eller digitalt? Svaret er ikke alltid det samme for alle bedrifter, men noen innovasjoner har blitt utviklet for å øke produktiviteten på tvers av organisasjoner.

  • Digitale teknologier populariserer enkle koblinger med ett trykk som fører bilde og lyd sammen. Undersøkelser og telemetri som måler suksess og tilkoblingstid har allerede vist forbedring i tilkobling fra et gjennomsnitt på tre minutter til under ett minutt.
  • Fremskritt innen fysisk teknologi kommer til å levere AV-tjenester basert på enhetstype, enten samtalene er kabelbaserte eller trådløse, interne eller utenfor et firmanettverk. Ideelt sett vil disse forbedringene gi en god møteopplevelse både for eksterne deltakere og interne ansatte.
  • Enkelte organisasjoner har tatt i bruk nye metoder, for eksempel digitale tavler, for å sikre at disse fremskrittene leverer. Nyskapende løsninger for teamsamarbeid som flerberøringsskjerm, funksjoner som responsiv penn- og håndskrift og innebygde videokonferanser kommer til å forbedre situasjonen for det moderne møtet.

Slik det ser ut i dag, mener 28 prosent av alle ledere at møter er bortkastet tid. Når de brukes på en effektiv måte, kan imidlertid møter være mer enn et sted hvor man finpusser forretningsstrategien. De muliggjør kontakt, innovasjon og synergi mellom teammedlemmene. Uavhengig av hvilken rolle man har i organisasjonen – ansatt, leder eller frilanser – kan alle dra nytte av en holistisk tilnærming til gode møteopplevelser.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Business Tech

Tre presserende sannheter om nettskyen i en mobil verden

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.