Dette kan ansatte lære av IT-teamet for å sikre bedre nettmøter

Siden flere arbeider hjemmefra og på farten, er videokonferanser blitt et svært viktig verktøy som hjelper medarbeidere å ha kontakt med hverandre. Nettmøter blir en stadig viktigere del av den daglige kommunikasjonen og samarbeidet i bedrifter.

Det kan være en fordel om IT-teamet jobber med de ansatte, slik at de er godt forberedt før virtuelle møter og vet hvordan teknologien de har tilgjengelig, best kan brukes. Det kan også spare IT-teamet verdifull tid hvis teamet hjelper de ansatte med å sette opp videokonferansesamtaler som blir vellykket.

Sjekk innstillingene på forhånd

Før samtalen bør de ansatte sjekke med IT at de har alle de nødvendige programtilleggene og at teknologien er fullstendig oppdatert. Dessuten bør de ansatte, i god tid før møtet, selv ta ansvar for å sjekke at alle kamera- og mikrofoninnganger og -utganger er kanalisert gjennom samtalen.

Forhindre at hastigheten reduseres unødvendig

Forsinket og usynkronisert video og lyd kan være vanlig, ofte på grunn av dårlig nettverksforbindelse. For å sikre at dette ikke skjer med møtene deres, kan ansatte be om at IT-teamet konfigurerer kvaliteten av tjenesten til å prioritere nettverkstrafikk til din videokonferanseløsning for ansatte som ringer fra kontoret. Antallet innringere kan også gjøre forbindelsen treg. Derfor bør ansatte bare inkludere de viktigste deltakerne eller gruppere flere deltakere i én enkelt innringing når det er mulighet for det.

IT-kunnskap kan forbedre møteopplevelsen

Med så mange funksjoner som er tilgjengelige i dagens virtuelle konferanseløsninger, er ikke ansatte alltid klar over omfanget av funksjoner som er tilgjengelige i nettmøtene deres. IT-teamet kan gi ansatte veiledning i bruken av live chatterom i apper, samarbeidstavler og verktøy for direkte fildeling, slik at samtalene blir bedre.

Utvikle og dele en sjekkliste med tips

En flott måte å fremme suksess på er om dine ansatte og IT-teamet jobber sammen for å utvikle tips som kan deles i hele bedriften og brukes til å sikre at virtuelle møter er så effektive som mulig. Alle organisasjoner er forskjellige, og alle har sine egne unike hensyn, men her er noen tips som kan hjelpe deg med å starte en IT-sjekkliste for dine ansatte:

        
  • Når du bruker en ekstern mikrofon, kan det være at møtearrangører og møtedeltakere må bytte fra standard «innebygd lyd» og velge mikrofonen som lydenhet.
  •     
  • For å unngå tilfeldig bakgrunnslyd som forstyrrer samtaleflyten og gjør kommunikasjon mellom deltakerne vanskelig, bør de ansatte be møtedeltakerne om å holde mikrofonene dempet til de skal snakke.
  •     
  • Hvis noen planlegger å dele skjermen sin, er det lurt å klargjøre alt i forveien for å unngå overraskelser midt i møtet. Hvis du trekker opp faner eller prøver å åpne filer midt i et møte, kan det føre til at samtalen går tregt og at skjermen henger etter.

Om forfatteren

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Komme i gang med Microsoft 365

Få Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå
Relatert innhold
Business Tech

E-postarkivering — fem grunner til at dette er den beste e-postfunksjonen du aldri bruker

Les mer

Growth Center gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.