6 tips voor een efficiënte conference call

Wanneer had je voor het laatst een fysieke vergadering? Laten we eerlijk zijn, moderne vergaderingen vinden steeds minder in één ruimte plaats. En hoewel online of virtuele vergaderingen handig kunnen zijn, kunnen ze ook de betrokkenheid van deelnemers verminderen omdat het makkelijker is de aandacht te verliezen. Als mensen zijn afgeleid, verliezen vergaderingen de focus en duren ze langer vanwege herhalingen.

Om je vergaderingen (en je planning) op schema te houden, hebben we hier zes tips voor je die je routine kunnen transformeren.

1. Agenda: of je deelnemers aan de andere kant van het gebouw zitten of aan de andere kant van de wereld, het is belangrijk dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Formele agenda’s zijn misschien niet meer zo ‘in’ als vroeger, herstel ze echter in ere. Voeg de agendapunten (en actielijst) toe aan je uitnodiging via de agenda of e-mail een document 24 – 48 uur voor het aangewezen tijdstip. Hierdoor kunnen alle partijen hun verwachtingen aanpassen voor wat betreft het doel van de vergadering. En ja, als je een vergaderagenda ontvangt: lees die dan. Zelfs als je bekend bent met het project of de te bespreken onderwerpen, kun je belangrijke informatie halen uit het perspectief of de kwesties die besproken worden en het is nooit leuk voor verrassingen te komen staan.

2. Bereid je voor: of je vergadering een agenda heeft of niet, zorg ervoor dat je weet wat je doelen zijn. Verzamel voor de vergadering notities en achtergrondinformatie die je misschien nodig hebt en ook mogelijke vragen. Als je een lijst met punten klaar hebt liggen, hoef je niet ter plekke vragen te verzinnen en kun je meedoen met de discussie. Je kunt ook vragen op de agenda noteren als die er is of je document met notities van te voren opstellen met initiële doelen en ideeën bovenaan. Wat je stijl ook is, als je deze voorbereiding volgt, weet je zeker dat je op de dag van de vergadering je eigen agenda bij de hand hebt.

3. Ken je technologie: of het nu je eerste onlinevergadering is of de duizendste, zorg ervoor dat je weet hoe je de technologie moet gebruiken. Controleer of je kunt inbellen en of je luidsprekers werken. Als je internet nodig hebt om deel te nemen aan je vergadering of bij je e-mail moet kunnen, controleer dan de wifi. Frustraties beginnen er vaak mee dat één persoon nog wat tijd nodig heeft om de vergadering op te starten. Zorg ervoor dat jij dat niet bent, ga op tijd naar de vergaderruimte en bel in. Ook al zet je het geluid uit totdat er andere deelnemers zijn, dan kun je je tenminste concentreren op de inhoud van je gesprek in plaats van op überhaupt aanwezig zijn.

4. Delen is belangrijk: als je gegevens bespreekt waar cijfers of grafieken bij horen of als je refereert naar externe documenten, zorg er dan voor dat iedereen het kan volgen. Deel je scherm zodat je de aandacht van je publiek kan sturen en iedereen erbij blijft. Hiermee voorkom je vragen als: “Wacht even, waar zijn we?” en “Even geduld, ik moet de goede pagina nog opzoeken.” Als je je scherm deelt zijn deze pauzes en verwarrende momenten niet meer nodig. Denk eraan: zorg ervoor dat als je je scherm deelt, je je e-mail, telefoon of sms-toepassing en meldingen uitzet om ongemakkelijke momenten te voorkomen.

5. Wees direct: een van de uitdagingen van online vergaderingen is weten wie er iets gaat zeggen. Op basis van de deelnemers en hun persoonlijkheden kunnen virtuele vergaderingen alle vormen aannemen van iedereen die door elkaar heen praat tot lange pauzes nadat iemand is uitgesproken. Stel vragen specifiek aan andere deelnemers om onverstaanbare chaos of lange stiltes te voorkomen. Als mensen samenwerken of op andere stappen in het proces vertrouwen om vooruitgang te boeken, wees dan niet bang om ze specifiek te vragen of ze iets toe te voegen of aanvullende vragen hebben. Door direct te zijn om de vergadering te sturen, weet je zeker dat je de vergadertijd maximaal hebt benut terwijl iedereen zijn zegje heeft kunnen doen.

6. Persoonlijkheid: online-, telefoon- of videovergaderingen kunnen moeizaam verlopen, je hebt geen lichaamstaal om te zien hoe mensen reageren en of ze het nog volgen. Laat je persoonlijkheid zien, om te zorgen dat je de aandacht houdt. Wees jezelf net als je anders ook zou zijn of misschien nog meer, afhankelijk van wat de vergadering nodig heeft. Als je energie uitstraalt, zul je je publiek meevoeren en ze bij de te bespreken onderwerpen betrokken houden. Ze moeten wel opletten, zeker als je de gewoonte hebt om mensen rechtstreeks te vragen hoe ze over iets denken. Als iedereen zijn beste beentje voorzet, zullen je vergaderpunten snel worden behandeld en kun je meer bespreken in minder tijd.

Ongeacht de vorm van de vergadering, je hoeft niet te verdwalen in de virtuele ruimte. Door voorbereid te zijn en je collega’s erbij te betrekken, zullen je vergaderingen helder zijn en de goede kant opgaan.

Is je organisatie aantrekkelijk voor de millenniumgeneratie? Doe de test.