Vijf manieren waarop werknemers op afstand kunnen samenwerken

Nu de trend steeds meer verschuift naar extern werken, is het essentieel dat werknemers en projectteams die ver van elkaar zijn verwijderd, toch nauw kunnen samenwerken. Met de spectaculaire ontwikkelingen in digitale technologie is samenwerking effectiever dan ooit. De beschikbare hulpprogramma’s bieden externe werknemers een ongekend aantal mogelijkheden om samen te werken.  

Zoals vastgesteld door CNBC bestaan er minstens drie soorten ‘afstand’, waaronder fysieke en operationele afstand. De hulpprogramma’s voor samenwerken die hier worden beschreven, zijn ook gericht op ‘affiniteitsafstand’. Dit heeft betrekking op de menselijke behoefte aan ‘een gevoel van vertrouwen, medeleven en connectie’. 

Elke bedrijf kan personeel dat zich niet op locatie bevindt, optimaal tot zijn recht laten komen, bijvoorbeeld met brainstormsessies in realtime en innovatieve strategieën voor het delen van bestanden en documenten. Hier volgt een korte beschrijving van hoe deze waardevolle resources leiden tot nieuwe productiviteitsniveaus

Videogesprekken en -vergaderingen 

Werknemers die hun collega’s het liefst persoonlijk ontmoeten, voelen zich soms benadeeld als ze extern moeten werken. Ze kunnen zich geïsoleerd gaan voelen, wat hun werkhouding kan beïnvloeden en kan leiden tot vervreemding van hun team. 

Videogesprekken en -vergaderingen verbeteren het gevoel van een persoonlijke aanpak aanzienlijk, terwijl tegelijkertijd het teamwerk en de relaties onderling zich verdiepen. Videogesprekken kunnen helpen om de brainstormsessies van teams te verbeteren, omdat heen-en-weer-gesprekken in realtime plaatsvinden. Bovendien zijn videogesprekken een handig hulpmiddel voor beoordelingsgesprekken met (externe) werknemers en voor andere situaties waarin persoonlijke gesprekken de meeste impact hebben.  

Het gebruik van videovergaderingen kan reiskosten verminderen of zelfs elimineren, en vermindert ook de uitdagingen die vaak gepaard gaan met het plannen van vergaderingen op locatie met meerdere personen. 

Chatten / chatberichten 

Gesprekken in realtime hebben de plaats ingenomen van gesprekken bij het koffiezetapparaat, met behulp van chatten en IM-technologie. Met deze hulpprogramma’s kunnen externe werknemers hun ideeën en strategieën delen op een meer efficiënte, gefocuste manier. 

Als een externe werknemer ergens in het land bijvoorbeeld een revolutionair idee krijgt voor een project, kan deze dit idee meteen eenvoudig via chat neerleggen bij collega’s die zich honderden – of zelfs duizenden – kilometers verder bevinden. Deze resource is veel sneller en efficiënter dan e-mail, wat betreft snelle communicatie.  

  • Met de optie voor scherm delen kunnen teamleden in realtime snellere beslissingen nemen, zodat een project zich kan blijven ontwikkelen  
  • Door de chatgeschiedenis te archiveren kan altijd precies worden gekeken hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden en wanneer een nieuwe gedachtegang heeft geleid tot voltooiing 

 In realtime samenwerken aan documenten en bestanden delen 

Hoewel papierwerk nog steeds onderdeel uitmaakt van de bedrijfsactiviteiten, worden documenten vandaag de dag minder vaak afgedrukt. In plaats hiervan kunnen teamleden vanaf verschillende externe locaties nauw samenwerken via onlineversies van documenten, spreadsheets, PowerPoint-presentaties, enzovoort. 

Bewerkingen en feedback vinden nagenoeg in realtime plaats, wat de kans vermindert op miscommunicatie of andere uitglijders die optreden wanneer documenten via e-mail heen en weer worden gestuurd. Samenwerking in realtime is met name handig wanneer belangrijke documenten moeten worden gegenereerd voor tijdgevoelige projecten.  

Net als wanneer ze werken op locatie, moeten teamleden vaak bestanden verzenden, delen en openen. Bestanden delen gebeurt nu voornamelijk via cloudopslag. Zodra gegevens online zijn opgeslagen, kunnen ze eenvoudig worden gedeeld. Anderen kunnen bestanden openen, bekijken en bewerken in Windows en op de Mac, en op mobiele apparaten. 

Taken delen en beheren 

Virtuele teams die werken op verschillende afstanden en in meerdere tijdzones, hebben een manier nodig om up-to-date te blijven over gedeelde projecten. Delen en beheren van taken maakt het delen van projecttaken mogelijk, en houdt alle teamleden op de hoogte van de voortgang van taken. 

Met beheersoftware voor taken kunnen externe werknemers: 

  • Taken accepteren en anderen in staat stellen te zien wie zich heeft ingezet voor een taak 
  • De volgende persoon in een teamprestatie waarschuwen wanneer een taak is voltooid en ervoor zorgen dat de werkstroom op gang blijft 
  • Resourcebestanden (spreadsheets, documenten, enzovoort) opslaan en organiseren, en ervoor zorgen dat gebruikers altijd werken met de bijgewerkte informatie 

Met toegang tot een taakbeheer-app kunnen externe werknemers (en degenen met wie zij samenwerken op locatie) op de hoogte blijven over de takenlijst voor hun project. 

Cloudopslag 

Alle hierboven vermelde samenwerkingsresources werken het beste wanneer ze worden gecombineerd met cloudopslag. Met cloudopslagservices kan iedereen binnen de organisatie, vanaf elke locatie in de wereld, een bestand of map openen. 

Met cloudopslag kunnen externe werknemers samenwerken door: 

  • Bestanden te synchroniseren 
  • Documenten, afbeeldingen en mappen te openen en te delen op meerdere apparaten 
  • Bestanden in realtime te bewerken 
  • Back-ups van bestanden te herstellen wanneer bestanden verloren zijn gegaan 
  • Eerdere bewerkingen te bekijken in de versiegeschiedenis 

Cloudopslag is meestal betaalbaar, zelfs voor de kleinste bedrijven. De ROI is aanzienlijk, wat betreft het veilig delen van bestanden, beschikbaarheid voor de meeste besturingssystemen en apparaten, en de mogelijkheid om te beveiligen tegen verlies of beschadiging.  

Extern personeel is de toekomst. Naarmate de noodzaak voor fysieke aanwezigheid minder wordt, zullen werkgevers een grotere productiviteit waarnemen wanneer ze hun externe teams voorzien van de best mogelijke samenwerkingstechnologie. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Productiviteit

Vijf manieren waarop met geïntegreerde agenda-apps de productiviteit kan worden verhoogd

Meer informatie
Productiviteit

Maak vergaderingen aantrekkelijker met digitale whiteboards

Meer informatie
Productiviteit

Vijf manieren waarop enquêtes de deelname aan onlinevergaderingen kan verhogen

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.