Vijf manieren waarop met geïntegreerde agenda-apps de productiviteit kan worden verhoogd

Wat is een onlineagenda? 

Bijna iedereen heeft veel aan zijn hoofd en kan maar met moeite alles bijhouden. Papieren agenda’s zijn handig, maar die hebben enkele nadelen: beperkte ruimte, een afspraak verzetten maakt de agenda er niet mooier op, alles moet met de hand worden geschreven en delen met anderen is lastig.

Een onlineagenda lijkt sterk op de oorspronkelijke, met al je afspraken, maar je hebt meer mogelijkheden omdat alles digitaal is. Het is eenvoudig om afspraken te verzetten, terugkerende afspraken toe te voegen of een willekeurige periode weer te geven. Bovendien kun je de agenda-app openen op elk apparaat en ook delen met vrienden en collega’s. Onlineagenda’s hebben misschien geen leuke illustraties zoals papieren agenda’s, maar je kunt er veel meer mee. Zodra je ze eenmaal gebruikt, wil je niets anders meer.

Functiesvan onlineagenda’s

Er zijn diverse agenda-apps, maar de voordelen zijn vaak dezelfde: afspraken maken, georganiseerd blijven en deadlines in de gaten houden. Hier zie je wat je met onlineagenda’s kunt doen, afhankelijk van de app die je gebruikt:

  • Persoonlijke en zakelijke afspraken maken.
  • Schema’s van anderen inzien en vergaderingen plannen op basis van beschikbaarheid.
  • Beschikbaarheid van vergaderruimtes controleren en een locatie kiezen.
  • Reacties op uitnodigingen voor vergaderingen bekijken.
  • Je agenda delen en instellingen voor delen aanpassen zodat anderen de details van een afspraak kunnen zien of of je beschikbaar bent.
  • Meerdere agenda’s tegelijk bekijken, zoals die voor het werk, privé en vrije dagen.
  • De komende dag, week, maand of het komende jaar bekijken, maar ook afspraken uit het verleden.
  • Herinneringen voor afspraken instellen, tot op vijf minuten of enkele weken ervoor.
  • Terugkerende vergaderingen maken, of ze nu wekelijks, jaarlijks of op een bepaalde dag van de maand zijn.
  • Andere werknemers toegang geven om je zakelijke agenda-app te beheren.
  • De weersvoorspelling bekijken.
  • Afspraken indelen op kleur.
  • Vergaderingen automatisch accepteren of afwijzen, afhankelijk van je beschikbaarheid.

Hoe onlineagenda’s verbinding maken met je bestaande apps

Een van de beste mogelijkheden van onlineagenda’s is dat ze verbinding kunnen maken met je andere apps. Hier zie je hoe je ze samen kunt gebruiken.

E-mail: Wanneer je een nieuwe vergadering organiseert, wordt er voor deelnemers een e-mailuitnodiging in de agenda gemaakt met details, bijvoorbeeld of aanwezigheid verplicht is of optioneel. Je kunt ook de hele agenda via e-mail verzenden, zodat men kan zien wanneer je vrij bent. In sommige agenda-apps wordt bij het slepen van een e-mail vanuit het postvak IN naar het agendapictogram automatisch een nieuwe vergadering gemaakt met de inhoud van de e-mail in de details van de vergadering.

Videoconferenties: Sommige agenda-apps kunnen verbinding maken met apps voor videoconferenties. Dus als je op Nu vergaderen of Nieuwe vergadering in je agenda klikt, wordt er een uitnodiging voor een vergadering gemaakt met een koppeling naar de videoconferentie.

Documenten: Wanneer je een nieuwe afspraak maakt, wordt in sommige agenda’s de optie Bestand bijvoegen getoond, zodat je een document, video of afbeelding aan de uitnodiging kunt toevoegen die deelnemers voor of tijdens de vergadering kunnen bekijken.

App voor het maken van notities: Wanneer je een afspraak opent, zie je in sommige agenda-apps de optie om notulen te maken in je app voor het maken van notities. Je kunt kiezen of je je notities wilt delen of ze privé wilt houden.

Vijf manieren waarop met geïntegreerde agenda-apps de productiviteit kan worden verhoogd

1. Vergaderingen sneller plannen

De tijd dat je voor het zoeken naar een tijdstip voor een vergadering heen en weer moest e-mailen is voorbij. Met de planningsassistent in je onlineagenda, kun je voor iedereen blokken met perioden zien waarop iemand bezet of vrij is. Je kunt dus makkelijk de beste tijd voor een vergadering zien. Als je met personen in andere tijdzones werkt, kun je ervoor kiezen hun lokale tijd weer te geven. Dat is handig om te voorkomen dat je vergaderingen buiten hun werktijd plant.

<!–

–>

In een onlineagenda kun je ook snel vergaderingen accepteren, afwijzen of opnieuw plannen, omdat de agenda met e-mail wordt gesynchroniseerd. Als een deelnemer een uitnodiging per e-mail krijgt, kan deze de vergadering rechtstreeks vanuit de e-mail-app accepteren of afwijzen, of een ander tijdstip voorstellen.

2. Je tijd indelen om deadlines te halen

Bezig zijn aan meerdere projecten, elk met een eigen mijlpaal, kan een uitdagende bezigheid zijn. Met een online-agenda kun je makkelijker plannen. Bekijk de belangrijkste deadlines in de agenda’s van je groep en organisatie en maak vervolgens een omgekeerd werkschema in je persoonlijke agenda om bij te blijven. Splits grote projecten op in kleinere stukken, zodat je voor elk deel een bepaalde hoeveelheid tijd hebt. Voeg eventueel herinneringen toe. Blokkeer tijdstippen in je schema, vooral wanneer je het productiefst bent, zodat je je op bepaalde taken kunt richten en je niet gestoord wordt en meer gedaan kunt krijgen.

3. Makkelijker samenwerken

<!–

–>

Wanneer je bestanden aan je agenda-afspraken toevoegt, bijvoorbeeld een gedeelde presentatie of ontwerpmodel, kunnen deelnemers ze tijdens de vergadering sneller openen. Dan kunnen ze onmiddellijk bijdragen in plaats van op zoek te zijn naar het document. Voor een productieve samenwerking kun je zelfs vragen of aanwijzingen aan de beschrijving van de vergadering toevoegen, zodat deelnemers deze vooraf kunnen bekijken.

4. Rekening houden met afwezigheid

Vakanties, ziekte, feestdagen, conferenties – er is veel dat een project kan vertragen. Met een onlineagenda kun je meerdere afspraakschema’s tegelijk bekijken, zodat je tot aan de deadline de beschikbaarheid van je team in de gaten kunt houden. Je kunt dan de beschikbare tijd vol plannen, verrassingen voorkomen en zo nodig deadlines verschuiven.

5. Altijd bij de hand

Agenda-apps worden automatisch online gesynchroniseerd, zodat de laatste versie van je afsprakenschema op al je apparaten staat. Je kunt zelfs vanaf je telefoon aan een vergadering deelnemen als de uitnodiging een koppeling naar een videoconferentie bevat.

Haal meer uit het leven, haal meer uit Outlook

Een slimme manier om nieuwe e-mails in je Postvak IN bij te houden. Maak dagelijks meer tijd vrij met Mijn e-mail afspelen in Outlook of iOS

Aan de slag

Aanbevolen procedures in onlineagenda’s

Hier volgen enkele tips waarmee je het meeste uit je zakelijke agenda-app kunt halen.

  • Pauzes in het schema. Blokkeer tijden voor de lunch en een korte pauze voor een wandelingetje of andere lichaamsbeweging. Frisse lucht en de benen strekken doen wonderen voor je productiviteit.
  • Draag werk over aan een collega. Bespaar tijd door een medewerker, bijvoorbeeld een officemanager, toegang tot je agenda te geven en om afspraken toe te voegen of te verzetten.
  • Verstuur eens een e-mail. Bedenk of een vergadering niet beter via een e-mail kan worden gedaan. Als een vergadering noodzakelijk is, nodig dan zo weinig mogelijk personen uit.
  • Denk na over zichtbaarheid. Pas de agenda-instellingen aan, afhankelijk van of je je collega’s de details van je afspraken wilt laten zien of alleen maar dat je afwezig bent.
  • Beperk herinneringen. Waarschijnlijk wil je een melding voor een vergadering hebben, maar mogelijk niet voor de vakantie van een collega. Schakel de herinneringen uit die je niet wilt om onderbrekingen te beperken.
  • Plan kortere vergaderingen. In bepaalde zakelijke agenda’s kun je ene vergadering van 25 of 50 minuten plannen in plaats van de gebruikelijke 30 of 60 minuten. Probeer het eens; je collega’s zullen die extra tijd waarschijnlijk op prijs stellen.

Dankzij onlineagenda’s blijf je georganiseerd, productief en verbonden met je team, waar je ook bent. Weet je niet welke agenda-app je moet kiezen? Probeer Microsoft Outlook voor bedrijven. Voor een uitgebreide oplossing inclusief Microsoft Outlook koop je Microsoft 365 voor bedrijven om meteen aan de slag te gaan.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Productiviteit

Belangrijkste productiviteitstips voor je externe of mobiele kantoor

Meer informatie
Productiviteit

Tips voor het leiden van effectieve vergaderingen met je personeel

Meer informatie
Productiviteit

Zo kies je het effectiefste stroomdiagram

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.