6 tips om de agenda van een online meeting te laten opvallen

Door Dianna Booher, Microsoft Guest Author

Veel te veel online meetings halen het niet bij fysieke vergaderingen in energie, betrokkenheid of gegenereerde ideeën.

Deze online meetings komen op een zijspoor op één of twee manieren: Of ze zijn zo stil als een begrafenis met monoloog na monoloog uitgesproken tegen een vacuüm van rouwenden. Of ze lijken op het gesnater van vertegenwoordigers in een luchtvaartlounge na het binnenhalen van een groot contract: iedereen die zijn woordje wil doen, zonder richting of focus. Maar het hoeft niet zo te zijn.

Om je online meetings net zo levendig en productief te maken als de fysieke tegenhangers, kun je deze richtlijnen volgen:

1. Gebruik een formele agenda.

Geen agenda is hetzelfde als zeggen dat je ‘even wilt praten’ in plaats van zaken te voltooien, ideeën uit te wisselen of besluiten te nemen. Formaliseer de agenda schriftelijk en verzend die naar alle deelnemers ten minste een paar dagen van te voren zodat ze die kunnen bekijken en zich kunnen voorbereiden.

Kom er ook regelmatig tijdens de vergadering op terug. (Als je verder leest, weet je waarom.)

2. Zet de onderwerpen in vragende vorm.

Vermijd deze typische indeling:

– Verkopen derde kwartaal

– Vakbeursstand op ITH-conferentie

– Marketingcampagne concurrent in augustus

Formuleer de onderwerpen in plaats daarvan als vragen, zodat de discussie gericht plaatsvindt:

– Welk percentage van je quotum voor het derde kwartaal zijn al gehaald?

– Is de stand op de ITH-vakbeurs de € 35K kosten en twee dagen waard?

– Wat is de beste strategie voor verkoop tegen de marketingcampagne van Logard in augustus?

3. Specificeer de bespreekvorm van elk onderwerp.

Geef in de schriftelijke agenda aan hoe elk onderwerp wordt besproken: ‘Ter discussie’, ‘Mededeling’, ‘Vraag en antwoord’, ‘Enquête deelnemers’, ‘Ter aanbeveling’, ‘Besluitvorming’ Vaak verlaten deelnemers een vergadering met de gedachte dat het tijdverspilling was, omdat er geen besluit is genomen. Maar als voorzitter, kan je doel zijn een onderwerp aan te snijden en inbreng te verzamelen. Als je de groep van te voren laat weten wat je doel is, geeft zelfs dat soort onderwerpen voldoening.

4. Bepaal een tijd voor elk onderwerp.

Je kunt de tijd altijd tijdens de vergadering aanpassen. Maar het inschatten van de tijd laat iedereen weten wat je verwacht. Als er op de agenda staat ‘Deepak rapporteert over testresultaten’ en de geschatte tijd is 5 minuten, weet hij dat hij geen energie hoeft te stoppen in het voorbereiden van een presentatie van 30 minuten.

5. Zorg ervoor dat elke verantwoordelijke persoon de benodigde informatie meeneemt.

Als je verwacht dat Jana gegevens meeneemt als basis voor een discussie, laat dat dan geen verrassing zijn. Voeg haar naam toe als ‘verantwoordelijke’, zodat ze voorbereid arriveert.

6. Vat conclusies samen en delegeer vervolgacties, OP de agenda.

Denk aan de grote verleiding voor deelnemers van telefoonschermen of stapels papier, vooral tijdens online meetings. Vat belangrijke conclusies en beslissingen samen en schrijf ze in de blanco kolom van de agenda. Noteer vervolgens in de laatste kolom de vervolgactie: Wie is er verantwoordelijk om welke actie te ondernemen voor welke datum.

Voilà. Je voltooide agenda dient nu als verslag. Verzend achteraf die laatste agenda naar alle deelnemers en afwezigen (als download).

Je agenda doet het zware werk. Productieve online meeting klaar!

Dianna Booher is de auteur van 47 boeken, gepubliceerd in 60 vreemde talen. Ze helpt bedrijven helder te communiceren en leiders bij het uitbreiden van hun invloed door een sterke leidinggevende aanwezigheid. Ze blogt regelmatig voor Forbes, HuffPost en The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tips

Bescherm het milieu en ga thuiswerken

Meer informatie
Business Tips

5 manieren om je professionaliteit te stimuleren via e-mail

Meer informatie
Business Tips

6 tips voor presentation software om indruk mee te maken

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.