Vijf hacks om de productiviteit van uw team te maximaliseren terwijl er thuis wordt gewerkt

Als eigenaar van een klein bedrijf, Create & Cultivate, een online platform en offline evenementenreeks voor vrouwen die de carrière van hun dromen willen creëren en cultiveren, ben ik er trots op dat ik een hechte kantoorcultuur heb opgebouwd waarin samenwerken centraal staat. Als klein team waren we, vanwege de aard van ons werk, gewend om samen te reizen, in het weekend te werken en grootschalige evenementen te organiseren. 

Toen we fulltime vanuit huis gingen werken, was ons team genoodzaakt grote aanpassingen door te voeren en nieuwe manieren te vinden om de communicatielijnen binnen de organisatie open te houden en tegelijkertijd het moreel van medewerkers op peil te houden. Productief blijven is al een uitdaging als alles meezit en meer nog in de huidige omstandigheden. 

De afgelopen maanden heb ik een aantal hacks gevonden die we als team hebben kunnen implementeren om onze zakelijke productiviteit te verhogen.  

Haal het meeste uit de “werkuren” door regelmatig te pauzeren en afleidingen te verminderen

In eerste instantie, nadat ons team volledig was overgestapt op werken vanuit huis, probeerden we op dezelfde manier te werken als op kantoor. Het verschil was dat een snel gesprek van vijf minuten op de gang om een probleem te bespreken, werd vervangen door een videovergadering van dertig minuten of een stortvloed aan pings en chats. Deze uitgebreide sessies leidden onvermijdelijk tot een lawine aan communicatie naast hele dagen waarin aaneengesloten werd vergaderd. 

Ik realiseerde me al snel dat er geen tijd overbleef voor diep nadenken of “werktijd” en mijn productiviteit begon eronder te lijden. Het werd duidelijk dat ik mijn dag moest reorganiseren, tot de “maak jezelf lunch”-momenten aan toe. Anders was het gemakkelijk om van 07.00 uur tot 19.00 uur aan mijn computer gekluisterd te zitten, zonder pauzes

Voor eigenaren van kleine bedrijven geldt dat ons bedrijf ons bestaan is en meer dan ooit tevoren is er nu de extreme druk om op normale snelheid te presteren en te werken, maar je moet eerst voor jezelf zorgen.  

  • Plan tijdsblokken in je agenda voor persoonlijke tijd. Toen we niet meer op kantoor werkten, was het alsof uren niets meer betekenden en verdwenen grenzen. De manier waarop we deze hebben hersteld, was door tijdsblokken voor persoonlijke tijd in onze agenda aan te geven. Gedurende deze blokken kon ik een wandeling maken, lunchen en een moment voor mezelf nemen, wat voor mij van cruciaal belang was om mijn hoofd leeg te maken voordat ik weer aan het werk ging. Door NIET STOREN-tijd in te plannen, zorgde ik voor een betere balans tussen mijn gezin, mijn leven en mijn werk. Als ik deze blokken niet doelbewust inplande en probeerde te implementeren, zou ik mijn motivatie verliezen en zouden taken langer duren dan zou moeten. Door deze tijdsblokken in de agenda te hebben, blijft ons team geestelijk gezond en hebben we de mogelijkheid om los te komen van onze computer zodat we fris en opgeladen weer aan het werk kunnen. 
  • Minimaliseer afleidingen tijdens het werken. Ik moedig mijn team aan om hun chatstatus in te stellen op Niet storen zodat er tijd is voor productief werk. Met de toename van video- en IM-gesprekken, wordt een groot deel van onze dag besteed aan communiceren versus werken. Op kantoor kan iemand zien dat je deur gesloten is, maar thuis is er geen virtuele deur om hetzelfde aan te geven. Dus als ik aan belangrijke projecten of voorstellen moet werken, stel ik mijn status in op Niet storen zodat ik geen afleidende meldingen of ad hoc verzoeken ontvang die kunnen verschijnen terwijl ik me probeer te concentreren. Ik heb gemerkt dat dit me heeft geholpen om taken sneller af te ronden en gefocust en gemotiveerd te blijven. 

Maximaliseer de cloud

Design is een enorm onderdeel van Create & Cultivate. We stellen dagelijks nieuwe creatieve stukken op die veel feedback en samenwerking tussen afdelingen vereisen. Ik herinner me de tijden toen we niet in de cloud werkten en het pad naar creatieve goedkeuring uitputtend was. Ik ontving een bestand, stuurde een e-mail met al mijn aantekeningen, en zo verder, totdat de e-mailthreads lang en gecompliceerd waren en versiebeheer een probleem werd. 

Door onze documenten op één plaats te bewaren, besparen we enorm veel tijd. We hoeven immers niet meer te zoeken naar e-mail 7 van 19 om die oude feedback te vinden en we zijn er zeker van dat we met de meest recente versie werken. Thuiswerken heeft de waarde aangetoond van werken met een cloudgebaseerde oplossing, met name de mogelijkheid om met meerdere auteurs aan één document te werken. 

Mijn assistent creative director en ik doorlopen tegelijkertijd creatieve decks. Ik kan afbeeldingen toevoegen die zij nodig heeft voor specifieke dia’s en zij kan deze in realtime opmaken. Tegelijkertijd kan ik doorgaan met werken en notities voor haar achterlaten op dia 9 terwijl zij op dia 7 bezig is met het afronden van de kopie, enzovoort. Door het proces te taggen, kunnen we onze gezamenlijke tijd zo efficiënt mogelijk maken, aangezien we allebei tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. 

Leg de videovergaderingen vast om anderen tijd te besparen 

In deze nieuwe thuiswerkomgeving hebben mensen te maken met meerdere verantwoordelijkheden. Deze situatie belet hen vaak om evenveel vergaderingen bij te wonen als ze voorheen konden bijwonen toen ze op kantoor waren. Ouders moeten hun kinderen thuis onderwijs geven, echtgenoten moeten een werkruimte delen en kunnen overlappende vergaderingen hebben, plus de vele andere factoren waarmee we allemaal dagelijks worden geconfronteerd. Het moeten combineren van deze verantwoordelijkheden, nieuw en oud, maakt bijvoorbeeld het bijwonen van sommige videovergaderingen lastig.  

Daarom begon mijn team met het opnemen van videovergaderingen. Nu hoeven we niet in paniek te raken als we een videovergadering of een deel ervan missen, omdat we ontbrekende informatie achteraf kunnen bekijken. 

We hoeven niet te vertrouwen op een samenvatting van iemand anders in ons team. We kunnen teruggaan en nogmaals controleren wat er tijdens die vijf minuten werd gezegd terwijl je kind een woedeaanval had of toen de Uber Eats-chauffeur aanbelde, door naar de opname te kijken.    

Implementeer een dagelijkse check-in

Toen we allemaal op kantoor waren, was onze gebruikelijke frequentie voor vergaderingen laag omdat we door de kamer konden roepen of de collega naast ons even op de arm konden tikken als we een vraag hadden. We realiseerden ons al snel toen we overgingen naar werken op afstand, dat deze frequentie niet werkte. Er gebeurde dagelijks teveel. Bovendien misten we de informele discussies die je voert in een persoonlijke werkomgeving. 

Vanwege alle onbekende variabelen hebben we een check-in aan het einde van de dag geïmplementeerd om te zien hoe we als team staan ten opzichte van de producten die we vaak onder tijdsdruk moeten leveren. We ontdekten bovendien dat deze dagelijkse contactmomenten niet een uur hoefden te duren. Door kortere, regelmatige check-ins te hebben, houdt ons team gedurende de dag meer tijd over om productief te zijn. 

Maar iedereen blijft wel op de hoogte van wat er gebeurt. De dagelijkse contactmomenten helpen ons bij de les te blijven en productiever te zijn, terwijl ze ook een snelle manier bieden om problemen op te lossen en potentiële belemmeringen vóór te zijn zodat deze de voortgang niet belemmeren. 

Houd uw kantoorcultuur levendig en het moreel van het team hoog

Blije teams zijn productievere teams en het moreel hooghouden in deze onzekere tijden heeft bij Create & Cultivate prioriteit. Toen we face to face contact hadden, was het een stuk gemakkelijker om de moed erin te houden omdat we persoonlijke evenementen konden organiseren, zoals elke donderdag een happy hour, met speciale gasten, lekker hapjes en goede gesprekken. 

Tijdens deze happy hours bedachten we een aantal van onze beste evenementideeën. We wilden een manier vinden om deze sociale contactmomenten in stand te houden en verbonden te blijven, dus zijn we overgestapt naar het hosten van twee virtuele, informele brainstorming happy hours per week met behulp van videochat. We hebben gemerkt dat vooral in deze moeilijke tijden, deze luchtige momenten met ons team ons hebben geholpen het gebrek aan face to face tijd te compenseren, terwijl we ook in de gaten konden houden of iedereen zich goed aan de nieuwe omgeving aanpaste. 

Een andere techniek die we hebben gebruikt om het moreel te stimuleren, zijn wekelijkse e-mails met tips en advies voor het team, variërend van tv-programma’s die je tijdens het weekend kunt bingewatchen tot ideeën om thuis aan je conditie te werken. De communicatie herinnert iedereen eraan dat we allemaal in hetzelfde schuitje zitten en versterkt dat gevoel van kameraadschap binnen het team.  


In deze ongeëvenaarde tijden is het belangrijker dan ooit om onze workflows opnieuw te beoordelen en aan te passen aan de huidige thuiswerkrealiteit. Wat de productiviteit en het moreel in onze traditionele kantooromgeving stimuleerde, hoeft momenteel niet per se op dezelfde manier te werken. Maar eenvoudige aanpassingen zijn mogelijk. Als eigenaar van een klein bedrijf heb ik gemerkt dat deze hacks mijn tijd hebben gemaximaliseerd en mijn team en ik efficiënt hebben laten werken, zonder essentiële persoonlijke tijd om te ontspannen en op te laden op te offeren. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.