Alle vijf de fasen van de levenscyclus van een project beheren met behulp van visuele hulpprogramma’s

Als je dit leest, weet je dat het waar is: effectief projectbeheer is een essentiële vaardigheid. Het is een enorme uitdaging om alle mensen, tijdlijnen en taken die zijn betrokken bij grote zakelijk projecten, in de gaten te houden. Met name als er ook nog onbekende factoren en onverwachte wendingen optreden.  

Uit onderzoek blijkt dat slechts iets meer dan de helft van alle zakelijke projecten op tijd en binnen het budget wordt voltooid. Situaties ontstaan meestal vanwege de gevreesde ‘bereikuitbreiding’, de tendens van het verschuiven en groeien van de projectvereisten tijdens de levenscyclus van het project.  

 

Eén manier om dit te helpen voorkomen, is om je te houden aan de vijf fasen van de levenscyclus van projectbeheer: initiëring, planning, uitvoering, bewaking en afronding. Dit zijn inmiddels algemeen aanvaarde concepten, die tientallen jaren geleden zijn ontworpen door het instituut voor projectbeheer. Ze dienen als een kader om projectmanagers te helpen bij het plannen, focussen en organiseren.   

Er zijn vandaag de dag veel verschillende strategieën voor projectbeheer beschikbaar die jou en je team kunnen helpen alle vijf deze fasen goed te doorlopen. Eenvoudige visuele hulpprogramma’s voor het maken van diagrammen zijn echter het meest effectief om dingen goed op een rijtje te krijgen, voor jezelf en je teamleden, van begin tot eind.  

Hier volgen enkele suggesties. 

Initiëring 

Voordat je begint aan een project, moet je eerst bepalen wat het idee precies is, waarom het nodig is, en of het haalbaar is. Deze fase is essentieel. Als een idee niet haalbaar is met de resources waarover je beschikt, moet je het schrappen (of minstens aanpassen), zelfs als het een geweldig idee is. 

Een projectmanager is niet de enige met een visie. Het is belangrijk om verschillende ideeën te verzamelen en al in een vroeg stadium feedback te krijgen. Visuele hulpprogramma’s helpen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.  

Begin met een sjabloon voor brainstormen. Er zijn meerdere opties, van mindmaps tot relatiediagrammen of clustergrafieken. Brainstormen met een visueel hulpmiddel inspireert tot nieuwe ideeën, ongeacht de visuele stijl. Bovendien kunnen ideeën onmiddellijk worden vastgelegd en georganiseerd. 

Een andere handige optie is een SWOT-analyse. SWOT-analyses (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats) helpen bij de besluitvorming en de planning bij omvangrijke zakelijke ideeën. Stel dat een bedrijf dat modieuze accessoires voor smartphones maakt, overweegt om een nieuwe productlijn te lanceren. Lang voordat ze iets kunnen gaan ontwerpen moeten echter ook de kosten en concurrentie worden meegewogen. 

Het belangrijkste gedeelte van deze fase is om, vóórdat je verdergaat, overeenstemming te bereiken met alle belanghebbenden in een project. Met behulp van dit soort eenvoudige visuele documentatie is het veel gemakkelijker om onderlinge overeenstemming te bereiken. 

Planning 

De volgende stap is om heel nauwkeurig te bepalen hoe je het project gaat uitvoeren. Wie zijn er betrokken? Welke taken moeten worden uitgevoerd? Welke taken zijn afhankelijk van andere taken? Hoe lang gaat het project duren?  

Een geweldig visueel hulpprogramma voor dit aspect van het proces is een Gantt-grafiek. Gantt-grafieken helpen te bepalen wat de projecttaken zijn, en wanneer elk van deze taken plaatsvindt, uitgesplitst tot dagelijkse doelen. Met software voor het maken van diagrammen kun je ook eenvoudig mijlpalen toevoegen, koppelingen tussen taken maken, kleurcodering aanbrengen in grafieken, en nog veel meer.  

Misschien wil je de levenscyclus van je project visualiseren met een nóg duidelijkere tijdlijn, met behulp van een sjabloon voor een tijdlijn of roadmap. Het op deze manier onderscheiden van verschillende aspecten van het project kan erg handig zijn wanneer je deelt met andere teams of met leidinggevenden binnen het bedrijf.  

Vergeet niet om jezelf en je team veel gedetailleerde vragen te stellen over het project, zodat je de meest nauwkeurige tijdlijn kunt maken die mogelijk is, of je nu een Gantt-grafiek gebruikt, of een tijdlijnsjabloon, of beide.  

Met onlinetijdlijnen en Gantt-grafieken kan iedereen in je team in realtime bijdragen aan het document. Daarnaast kunnen ze een aangepaste weergave gebruiken om eenvoudig hun taken bij te houden.  

Uitvoering 

Een geslaagde uitvoeringsfase is afhankelijk van een geslaagde planningsfase. Daarom is een van de beste visuele hulpprogramma’s voor het uitvoeren van complexe projecten ook zeer geschikt voor plannen: een stroomdiagram.  

Functiestroomdiagrammen helpen projectmanagers bijvoorbeeld om te bepalen wie verantwoordelijk is voor het bereiken van bepaalde mijlpalen, en wat de taakafhankelijkheden zijn. Bij sommige projecten werken mogelijk verschillende teams ook aan andere aspecten van het project. Dit soort diagrammen helpen om dit, en meer, te definiëren.   

Met zwembanen worden bijvoorbeeld de personen gedefinieerd die bij elke taak zijn betrokken, terwijl fasevakken de tijdlijn of mijlpaal vertegenwoordigen. 

Zodra het project is gestart en wordt uitgevoerd, is het nuttig om een deelbaar stroomdiagram te gebruiken om iedereen op de hoogte te houden. Teamleden kunnen ook opmerkingen plaatsen bij het diagram. Op deze manier kunnen, indien nodig, context of updates worden toegevoegd. De klikbare shapes kunnen worden uitgevouwen om extra informatie weer te geven, of ze kunnen ook worden gekoppeld aan externe gegevens, zoals een database of spreadsheet.  

Bewaking  

In dit stadium krijg je al veel voor elkaar, maar het blijft cruciaal om elke taak te bewaken zodat zich geen onverwachte situaties voordoen. Een van de voordelen van onlinevisuals en gegevensgekoppelde diagrammen is dat de projectvoortgang heel gemakkelijk kan worden gedeeld met anderen. Zelfs met mensen die niet direct betrokken zijn bij het project. 

Software voor het maken van diagrammen biedt eenvoudige sjablonen voor statusrapporten. Deze rapporten helpen projectmanagers om te bepalen wat de essentiële punten zijn, en deze te delen met managers en externe klanten of belanghebbenden. 

Het bijhouden van meerdere documenten tijdens het proces, van een SWOT-analyse tot een stroomdiagram, kan helpen om het project gefocust te houden. Je kunt bereikuitbreiding helpen voorkomen door de oorspronkelijke doelen en producten van het project goed in de gaten te houden. 

Sommige software voor het maken van diagrammen werkt ook goed met automatiseringssoftware, zodat je de werkstroom van je project kunt ontwerpen, en vervolgens automatische triggers kunt instellen, zoals een melding wanneer een taak is voltooid. 

Afronding 

Je bent er! Zodra je team alle producten heeft voltooid, is het project klaar. In deze laatste fase is het echter belangrijk om even de tijd te nemen voor een evaluatie. Als je gedurende het hele proces duidelijke en gedetailleerde visuals hebt gemaakt, kun je veel eenvoudiger terugkijken en zien wat heeft gewerkt en wat niet. 

Plan achteraf een vergadering in met teamleden en belanghebbenden. Bespreek zowel de successen als de uitdagingen. Ook hier kun je gebruikmaken van een extra hulpmiddel voor het maken van diagrammen: gebruik een van de passende projectsjablonen om te helpen feedback en ideeën uit je vergadering vast te leggen.  

Sla alle documentatie op een centrale locatie op, zodat deze later weer beschikbaar is als resource. 

Al deze nauwgezette planning en documentatie kan overdreven lijken, maar het helpt echt. Het gebruik van visuele hulpprogramma’s voor plannen, communiceren en bijhouden, is een van de meest betrouwbare manieren om je project in het gareel, binnen het budget en stipt te houden. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Mijn bedrijf beheren

Een kanbansysteem gebruiken om je teamtaken te beheren

Meer informatie
Mijn bedrijf beheren

Taakbeheersoftware gebruiken om minder tijd te verspillen

Meer informatie
Mijn bedrijf beheren

Diversiteit en inclusiviteit bevorderen in de werkomgeving

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.