Het beste organigram voor je bedrijf maken

Waar je ook werkt, weten wie wat doet en hoe ze in het plaatje passen kan iedereen helpen om hun werk beter te doen. Met een organigram kun je met één blik zien hoe het bedrijf is gestructureerd en of het een gevestigd kantoor, een startend bedrijf, een productiefaciliteit of iets anders is. 

Wat is een organigram? 

Je hebt waarschijnlijk al eens een organigram gezien. Organigrammen, ook wel organogrammen genoemd, bestaat uit vakken en shapes of foto’s die mensen en functies aangeven. Ze kunnen ook contactgegevens, paginakoppelingen, pictogrammen en afbeeldingen bevatten.

afbeelding – voorbeeld van een organigram

Als de vakken worden verbonden met lijnen, vormen ze een diagram dat de interne structuur van een organisatie weergeeft. Het organigram toont wie aan wie rapporteert, waar de scheidslijnen liggen en hoe de afdelingen zijn verbonden.  

De voordelen 

Organigrammen kunnen nieuwe medewerkers of vrijwilligers helpen een bedrijf snel te leren kennen door hierin namen en gezichten bij rollen en verantwoordelijkheden op te nemen. Zelfs oudgedienden, HR-afdelingen en eigenaren van bedrijven kunnen baat hebben bij een organigram onder handbereik.

Dit doen organigrammen: 

  • De interne structuur en hiërarchieën weergeven. 
  • Medewerkers helpen uitzoeken aan wie ze rapporteren en met wie ze contact kunnen opnemen bij problemen. 
  • Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken.  
  • Contactgegevens voor medewerkers op één handige plek bewaren. 
  • Het management laten zien hoeveel medewerkers op elke afdeling werken en hoe medewerkers en andere middelen het beste kunnen worden toegewezen. 
  • Medewerkers inzicht geven in promotietrajecten. 

Je kunt niet alles doen met één organigram. Laten we eens kijken naar de typen organigrammen die bedrijven het meest gebruiken:’

Vier typen organigrammen 

Het type organigram dat je gebruikt, is afhankelijk van je doelgroep, je organisatie en wat je wilt overbrengen. Je hebt misschien maar één exemplaar van een organigram nodig voor je hele bedrijf of meerdere voor verschillende doelgroepen of divisies.  

Hoewel je elk type organigram kunt aanpassen en bewerken, gebruiken de meeste bedrijven organigrammen die in een van de volgende categorieën vallen:  

1. Functionele hiërarchie van boven naar beneden 

Dit type is ideaal voor het weergeven van een traditionele bedrijfsstuctuur. De hiërarchie begint bovenaan met de bestuurders en wordt vervolgens onderverdeeld in afdelingen of divisies. Binnen elke divisie wordt het senior management, middenkader, senior medewerkers, medewerkers en junior medewerkers. Het eindresultaat van deze hiërarchie ziet eruit als een piramide, waarbij elke afdeling onder de CEO valt. 

OPMERKING: hiërarchische organigrammen zijn meestal makkelijk te begrijpen. Maar als de rapportagestructuur uit meerdere lagen bestaat, kan het lastig zijn om te zien met wie je contact moet opnemen en wanneer, met name als er een probleem is of iemand een nieuw idee heeft.   

2. Divisieorganigram 

Dit type is een veilige keuze als je bedrijf is ingedeeld rond productlijnen of geografische regio’s. Als deze onafhankelijk van elkaar zijn, is een divisieorganigram ook een handige manier om dat duidelijk aan te geven. Net als bij een hiërarchisch organigram begint een divisieorganigram met een directeur of CEO. Daaronder volgt een onderverdeling van de lines of business (LOB’s) in plaats van afdelingen met functies en medewerkers. Het organigram beschrijft alle afdelingen van elke LOB, zoals HR, boekhouding, juridische afdeling en marketing en de mensen of functies binnen die afdelingen.  

OPMERKING: omdat organisaties zoals deze vaak overtollige afdelingen hebben binnen elke divisie, kan een divisiestructuur leiden tot uitdijing van personeel en onnodige overheadkosten. 

3. Matrixorganigram 

Dit type organigram wordt vaak gebruikt door bedrijven met teams of teamleden die onder meer dan een manager vallen. Bij een krant kan een verslaggever bijvoorbeeld zowel lokaal als financieel nieuws verslaan, wat betekent dat hij twee managers heeft. Of een grafisch ontwerper bij een energiebedrijf kan rapporteren aan het hoofd grafisch ontwerp. Maar omdat zij ook aan projecten werkt voor de divisie duurzame energie, rapporteert ze ook aan iemand binnen dat team.  

OPMERKINGEN: als teamleden voor verschillende afdelingen werken, kunnen organisaties vaak creatievere manieren bedenken om problemen op te lossen. Hierdoor ontstaat een echte samenwerkingscultuur. Als teams of teamleden echter meer dan een supervisor hebben, kan dit tot verwarring en conflicten leiden.  

4. Plat organigram 

Dit type wordt vrijwel uitsluitend gebruikt door kleine bedrijven. Platte of “horizontale” organigrammen hebben meestal twee niveaus: managers en medewerkers. In het organigram geven ononderbroken lijnen de hiërarchische hoofdstructuur aan en stippellijnen de secundaire gezagsniveaus. Op papier zien bedrijven met een platte organisatiestructuur eruit als een kleine brandweerkazerne, met een commandant, drie kapiteins en diverse brandweerlieden die onder de kapiteins werken. Of er is misschien een supervisor of afdelingshoofd met een handvol medewerkers die rechtstreeks aan hem of haar rapporteren. 

OPMERKING: in een platte structuur hebben supervisors en hun teams vaak een nauwe band en nemen ze samen beslissingen. Medewerkers hebben meer verantwoordelijkheid en autonomie dan bij andere organisatiestructuren, Dit betekent dat vertrouwen van essentieel belang is, en dat geldt ook voor teamwork. Maar met deze compacte matrix kunnen eventuele conflicten tussen medewerkers hoger oplopen omdat het team zo klein is.  

Organigrammen maken met software 

Met organigramsoftware kun je eenvoudig nieuwe organigrammen maken en bestaande organigrammen aanpassen. Laten we eens kijken hoe je online een organigram maakt met een paar populaire softwaretools. 

Organigrammen in PowerPoint  

PowerPoint is misschien ontworpen als presentatietool, maar je kunt hiermee ook organigrammen maken. Dit doe je als volgt: 

  • Open een nieuw PowerPoint-document. 
  • Ga naar het tabblad Invoegen en klik op SmartArt. 
  • Blader naar de groep Hiërarchie en selecteer het organigram dat je wilt gebruiken. 
  • Klik in de shapes om tekst toe te voegen. 
  • Voeg zo nodig meer shapes (personen) toe. 

Zodra iedereen in het organigram is opgenomen, kun je het organigram gaan reorganiseren in PowerPoint. Ga terug naar het tabblad Ontwerp onder Hulpmiddelen voor SmartArt en klik op de knoppen Niveau verhogen/verlagen om shapes verticaal te verplaatsen. Gebruik de knoppen Omhoog/Omlaag verplaatsen om je shapes horizontaal te verplaatsen.  

Organigrammen in Word  

Het is misschien geen traditionele manier om organigrammen te maken, maar met Microsoft Word kun je eenvoudige diagrammen ontwerpen die laten zien hoe je organisatie werkt. Je maakt als volgt een organigram in Word: 

  • Ga naar het tabblad Invoegen en klik op SmartArt.  
  • Blader naar de groep Hiërarchie en selecteer de organigramsjabloon die je wilt gebruiken. 
  • Vervolgens verschijnt er een menu met shapes die personen aangeven. Typ gewoon tekst in de shapes voor elke persoon in je organigram. 
  • Als je shapes aan je organigramsjabloon wilt toevoegen, klik je op het tabblad Ontwerp onder Hulpmiddelen voor SmartArt en vervolgens op Shape toevoegen. 
  • Als je iemand in je organigram wilt rangschikken, klik je op de naam in het dialoogvenster Tekst. Druk op Tab om de persoon een niveau omhoog te verplaatsen of op Shift+Tab om de persoon omlaag te verplaatsen. Je kunt je hiërarchie ook aanpassen op het tabblad SmartArt-ontwerp. 

Je kunt kleuren, lettertypen en grootten wijzigen op het de tabbladen Ontwerp en Opmaak onder Hulpmiddelen voor SmartArt.  

Organigrammen in Visio vanuit Excel 

Visio is een visueel canvastool met functies voor slepen en neerzetten waarmee je organigrammen kunt maken. Je kunt ook koppelingen maken met bestaande bestandsgegevens in Excel of Active Directory om automatisch organigrammen te maken. Maar als je die twee combineert, kun je fraaie organigrammen ontwerpen voor bedrijven van elke omvang. Hiervoor open je eerst Visio en klik je op de wizard Organigram. Vervolgens: 

  • Klik op Gegevens die al in een bestand of database zijn opgeslagen.” 
  • Beantwoord de vragen die verschijnen. 
  • Importeer desgewenst foto’s of afbeeldingen. 
  • Klik op Voltooien. 

Je kunt niet alleen gegevens in je organigram importeren vanuit Excel, maar ook gegevens rechtstreeks in de wizard Organigram toevoegen. 

Meer tips voor organigrammen  

Zelfs met organigramsoftware kunnen organigrammen al snel een onduidelijke verzameling shapes en woorden worden. Met een beetje ontwerp kunnen ze op de juiste manier de aandacht van mensen trekken. Probeer dus het volgende om je organigram te verfijnen: 

  • Kies de juiste grootte. Als je organigram te groot is, wordt dit overweldigend. Je kunt beter drie organigrammen maken dan één grote. Je doelgroep kan op die manier een overzicht van de organisatiestructuur bekijken en vervolgens dieper in de afdelingen of divisies duiken wanneer ze klaar zijn. Zorg er wel voor dat alles terugleidt naar het hoogste niveau van je organisatie.  
  • Maak consistent gebruik van shapes en kleuren. Als je dezelfde shape gebruikt voor supervisors, een andere shape voor het middenkader en weer een andere shape voor junior medewerkers, begrijpen mensen je organigram beter. Gebruik ook één kleur voor elke divisie in je bedrijf. 
  • Voeg relevante informatie toe. Let erop dat je details over je personeel toevoegt, zoals contactgegevens, locatie, klanten of specialiteiten. Als mensen dan op zoek naar hulp zijn, kunnen ze meteen zien wie wat doet en waar. 
  • Geef assistenten weer met een zijbalk onder de manager. Met deze opmaak kun je de rol van assistent aangeven en toch duidelijk laten zien wie rechtstreeks aan de manager rapporteren. Bovendien weten mensen dan met wie ze contact moeten opnemen als ze de manager nodig hebben. 
  • Let op afstanden. Plaats vakken op gelijke afstand van elkaar. Je organigram wordt zo makkelijker leesbaar en ziet er professioneel uit. 

Zodra je organigram klaar is, vraag je iemand die de organisatie goed kent (en iemand die de organisatie niet goed kent) om ernaar te kijken. Op deze manier weet je zeker dat je organigram niet alleen correct is, maar ook duidelijk en informatief is voor iedereen op elk niveau. Meer informatie over het maken van organigrammen met software en sjablonen vind je in deze stapsgewijze handleiding. 

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

Haal het meeste uit gratis videovergaderingen

Meer informatie
Business Tech

Het is makkelijk om gratis je scherm te delen, maar doe je het op de goede manier?

Meer informatie
Business Tech

Telehealth-therapie aanbieden voor patiënten in tijden van nood

Meer informatie
Business Tech

Kan een smartphone mijn tekst lezen? Ja – en het werkt geweldig!

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.