3 manieren om oplossingen voor videovergaderingen te gebruiken om uw bedrijf te verbeteren

Videovergaderingen is de mogelijkheid om ten minste twee personen via een live videofeed en geluid in realtime met elkaar te verbinden. Het is een technologie die sinds de jaren zestig bestaat toen een apparaat dat de “Picturephone” heette voor het eerst werd geïntroduceerd op de World’s Fair in New York in 1964. Tegenwoordig is de technologie natuurlijk veel geavanceerder en in het alledaagse leven geïntegreerd.

Externe vergaderingen worden bijvoorbeeld steeds noodzakelijker. Bijna driekwart van de leidinggevenden zegt dat hun netwerk van medewerkers en leveranciers wereldwijd is, volgens onderzoek van Forbes Insight. Bovendien staat bijna twee derde van de bedrijven hun medewerkers in belangrijke mate toe om te telewerken. Dat is meer dan alleen maar handig. Studies tonen aan dat extern werken de productiviteit kan bevorderen en personeelsverloop kan verminderen.

Als u niet gemakkelijk een team persoonlijk bij elkaar kunt krijgen, zijn videovergaderingen het beste alternatief. Waarom? Onderzoek toont aan dat het persoonlijk zien van collega’s, zelfs virtueel, een gevoel van verbondenheid creëert en daarom vertrouwen opbouwt. In een wereldwijde enquête uit 2017 van duizenden werknemers, zei 92 procent van de respondenten dat videovergaderingen zorgden voor beter teamwork en betere relaties.

Maar er is een groot verschil tussen adequate virtuele samenwerking en de allerbeste samenwerking. U wilt ervoor zorgen dat elke tool die u gebruikt uw team helpt om slimmer te werken. Videovergaderingen vormen één van die bedrijfskritische tools. 

De voordelen van videovergaderingen

Hier zijn drie manieren waarop videovergaderingen allerlei soorten teams helpen om productiever, verbonden en innovatief te zijn. 

1. Online videovergaderingen

Online videovergaderingen vormen een oplossing die de meeste bedrijven voor virtuele vergaderingen gebruiken. Bedrijven vinden dat videovergaderingen het moreel en de betrokkenheid kunnen verbeteren, vooral voor externe teams. Onderzoek toont aan dat dit gedeeltelijk komt omdat de meeste communicatie is gebaseerd op non-verbale signalen. Deze zijn wel op beeld duidelijk, maar niet in geluid. Een aantal van de beste oplossingen voor online videovergaderingen beschikken ook over ingebouwde tools, zoals aantekeningen maken, chatten, plannen en schermen delen. Dit zijn functies die workflows meer geïntegreerd en efficiënter maken. De meeste tools bieden ook mobiele oplossingen, zodat medewerkers zich overal kunnen aanmelden en aan een videovergadering kunnen deelnemen.

Een online videovergadering is geweldig voor: 

  • Dagelijkse “staande vergaderingen,” of veelvuldige vergaderingen van kleine teams die met het oog op snelheid zijn ontworpen (en zelfs deze vergaderingen kunnen profiteren van persoonlijke communicatie)
  • Regelmatig geplande teambijeenkomsten waarbij u een videovergadering als een conferentieruimte van uw team kunt behandelen.
  • Interviews met mogelijke sollicitanten
  • Het contact maken met klanten en het delen van gegevens, voortgang of ideeën.
  • Vergaderingen van het voltallige personeel of interne informele bijeenkomsten waar belangrijke of gevoelige informatie wordt gedeeld

2. Live-uitzendingen

Een live-uitzending is een andere vorm van online videovergaderingen die extreem effectief kan zijn, vooral om contact te maken met mensen buiten uw organisatie. Het betekent dat u een vergadering, presentatie, conferentie, workshop of live-evenement kunt uitzenden naar duizenden online kijkers. 

Bovendien kunnen de kijkers in realtime deelnemen. U kunt het evenement ook opnemen en bewaren zodat het later door medewerkers en klanten kan worden gebruikt. Het is een uitstekende manier om het werk dat u doet te presenteren of mensen met behulp van een spannend betoog of een interessant panel aan te trekken. 

Live-uitzendingen zijn geweldig voor:

  • Virtuele evenementen van allerlei soorten, inclusief verkoop- en marketingevenementen die toegankelijk zijn voor het publiek
  • Grote vergaderingen van het voltallige personeel 
  • Keynotesprekers op een conferentie of tijdens een bedrijfsevenement, voor een intern of extern publiek
  • Virtuele informele bijeenkomsten die een forum voor dialoog voor medewerkers of het grote publiek kunnen zijn
  • Webinars

3. Video-interoperabiliteit via de cloud

Videovergaderingen in de cloud vormen gewoon een virtuele ontmoetingsplaats die online in plaats van in uw kantoor is gehuisvest. Interoperabiliteit betekent ervoor zorgen dat verschillende technische systemen met elkaar kunnen samenwerken. Het geweldige van video-interoperabiliteit via de cloud is dat, zelfs als deelnemers aan vergaderingen een breed scala aan verschillende technologie en software gebruiken, ze toch allemaal aan een videovergadering kunnen deelnemen. Dit is vooral handig als u cliënten, klanten of onafhankelijke aannemers hebt uitgenodigd die niet dezelfde systemen als de uwe voor een vergadering of evenement gebruiken. 

Video-interoperabiliteit via de cloud is fantastisch voor:

  • Het naadloos integreren van en verbinding maken tussen verschillende apparaten en conferentieruimten
  • Het delen van gegevens, dashboards en visuele hulpmiddelen tijdens een vergadering, zelfs als mensen verschillende soorten apparaten en software gebruiken
  • Het verminderen van communicatiebeperkingen en het verbeteren van relaties met klanten

Een aantal best practices voor videovergaderingen

Het proberen van één of al deze modellen kan het bedrijfsmoreel stimuleren en teamwork verbeteren. Maar het kan uw werk ook onder de aandacht van een groter publiek brengen en u helpen bij het opbouwen van een klantenbestand, hetgeen tot betere bedrijfsresultaten zal leiden. Een paar eenvoudige tips kunnen ervoor zorgen dat dit ook werkelijkheid wordt. 

Best practices voor videovergaderingen zijn: 

  • Ervoor zorgen dat alle technologie werkt voordat de vergadering begint, van de internetverbinding tot de microfoons 
  • Een agenda opstellen om de vergadering gefocust te houden en het tempo erin te houden
  • Het actief, een voor een benaderen van teamleden om dooreengepraat of stilte te vermijden
  • Het gebruiken van visuele hulpmiddelen, het delen van schermen en andere samenwerkingstools om de betrokkenheid te helpen vergroten

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Business Tech

Bij gratis telefonische vergaderingen hoef je niet in te leveren op kwaliteit

Meer informatie
Business Tech

5 redenen waarom je bedrijf niet zonder e-mailhosting in de cloud kan

Meer informatie
Business Tech

Wat groeiende bedrijven moeten weten over mails opslaan

Meer informatie

Business Insights and Ideas is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.