Bespaar tijd en geld met betere communicatiesoftware

Of je nu eigenaar bent van of werkt voor een multinationaal bedrijf of onderdeel bent van een klein bedrijf met (inter)nationale klanten, de kans is groot dat reizen voor je werk onderdeel uitmaakt van je dagelijkse leven. Persoonlijke ontmoetingen verbeteren niet alleen Business communication, het is tenslotte moeilijk intonatie te lezen in een e-mail of sms’je, maar ze laten je je cliënten ook zien en horen, zodat je ze mogelijk beter begrijpt.

Helaas kunnen zakenreizen duur zijn, in geld en in productiviteit en als vluchten worden geannuleerd, vertraagd of omgeleid, kunnen die kosten nog hoger oplopen. Buiten de impact die zakenreizen op je bedrijf hebben, hebben ze ook invloed op je medewerkers. Die kunnen lijden aan chronische jet lag, bloot worden gesteld aan ongezonde hoeveelheden straling, verzwakking van het immuunsysteem ervaren en hun privéleven wordt erdoor verstoord, allemaal omdat jij of je team een cliënt moet ontmoeten.

Natuurlijk zijn bepaalde fysieke ontmoetingen noodzakelijk, maar als ze dat niet zijn, zijn er communicatieoplossingen waarmee je je cliënten kunt zien, ook als er kilometers tussen zitten. Ja, videoconferencing is de sleutel tot het terugdringen van zakenreizen. Maar niet alle oplossingen zijn gelijk, kies je communicatiesoftware daarom zorgvuldig en probeer een optie te vinden die:

  • Videoconferencing met meerdere partijen op HD-kwaliteit mogelijk maakt. Zoek vergaderapps waarmee je genoeg bandbreedte hebt en genoeg plek op het scherm zodat iedereen kan meedoen. En ga voor hd-video en -audio. Op die manier kun je iedereen duidelijk horen en zien.
  • Inhoud delen. In bijna elke vergadering wordt inhoud gedeeld, meestal op een scherm in een vergaderruimte. Het is dus logisch te zoeken naar een videoconferencinghulpmiddel waarmee alle partijen naadloos documenten, apps, URL’s, presentaties en schermen kunnen delen. Zoek bovendien een oplossing waarmee je kunt samenwerken aan documenten in realtime, waardoor samenwerken weer eenvoudiger wordt.
  • Geïntegreerde bediening. Met producerhulpmiddelen die direct zin ingebouwd in de business communication-app, kun je de hele vergadering via je configuratiescherm beheren. Bij bepaalde hulpmiddelen kun je zelfs bepalen welke aanwezige welke inhoud kan zien, zodat je je vergadering nog strikter kunt leiden.
  • Meedoen met één knop. Des te meer stappen gebruikers moeten nemen, des te minder groot is de kans dat ze een product gaan gebruiken, dus zoek naar communicatiesoftware die meedoen eenvoudig maakt. Door toegang middels één knop vanuit een vergaderherinnering, agenda, enz., kunnen deelnemers met minimale inspanning meedoen.
  • Hosting door derden. Door een business communication-oplossing te gebruiken die door derden wordt gehost, hoef je zelf niet te investeren in infrastructuur om de benodigde hulpmiddelen en functionaliteit te krijgen. En alle onderhoud is voor de host, waardoor je waarschijnlijk ook geld bespaart.

Een of twee teamleden naar een overleg laten vliegen, kan duizenden euro’s kosten aan vluchten, hotels, maaltijden, taxi’s of autohuur en dan hebben we het nog niet over de verloren tijd bij het overstappen. Als dit meerdere keren per jaar gebeurt, kunnen de kosten voor jou en je team behoorlijk oplopen. Dus als je zoekt naar een oplossing waarmee je niet alleen geld kunt besparen, maar ook de stress verminderen voor je medewerkers en waarmee je een heldere en open business communication kunt onderhouden met je cliënten, kijk dan eens naar welke videoconferencingsoftware er beschikbaar is. Deze heeft een hele evolutie doorgemaakt sinds de eerste introductie en het kan net de doorslag geven voor je bedrijf en je cliënten.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen
Verwante inhoud
Manage my business

Hokjesdenken uitroeien, hulpmiddelen voor betere communicatie en samenwerking

Meer informatie
Manage my business

4 basisbehoeften om zakelijke e-mail op te zetten als IT-pro

Meer informatie
Manage my business

Unified Communications: wat nieuwe bedrijven moeten weten

Meer informatie

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.