De 6 minder duidelijke redenen dat een project plan mislukt

Slecht uitgevoerde projecten zijn duur. Organisaties hebben zelfs wel $ 109 miljoen verloren voor elke $ 1 miljard die ze in projecten en programma’s hebben geïnvesteerd, volgens een onderzoek van het Project Management Institute (PMI). En hoe groter de projecten zijn, hoe harder ze vallen. Grote projecten hebben een tien keer grotere kans om compleet te mislukken, volgens een ander industrierapport, en een twee keer grotere kans om niet op tijd af te zijn, niet binnen het budget te vallen en ontbrekende kritieke kenmerken te hebben vergeleken met kleinere projecten. Hoewel kleine en middelgrote projecten misschien niet zo veel gevaar lopen, weet iedereen die eraan werkt dat ze beslist niet geheel zonder problemen zijn.

Dus wat zijn de boosdoeners van deze epische en minder epische mislukkingen? Volgens het PMI variëren de meestvoorkomende oorzaken van projectmislukking van veranderende prioriteiten binnen een organisatie (40%) tot beperkte bronnen (20%). Over sommige oorzaken hebben we geen controle als projectmanagers, maar over vele wel.

Hier volgen zes minder duidelijke redenen dat een project plan snel fout kan lopen:

  1. Statische methoden – Projecten hebben tegenwoordig veel bewegende onderdelen. Of je nu in marketing, HR, IT, productie of een andere industrie werkt, een gebrek aan flexibiliteit kan voor elk project de dood betekenen. Agile project management, dat toeneemt naarmate oplossingen en toepassingen voor project management software in gebruik worden genomen, is nu al een paar jaar de trend en zal volgens PM Times “nu en in de toekomst nóg belangrijker worden”. Volgens PricewaterhouseCoopers is Scrum het populairste (43%) Agile-framework voor het uitvoeren van ingewikkelde taken, gevolgd door lean en testgedreven ontwikkeling (11%) en extreme programmering (10%). Hoewel Agile-organisaties 37% sneller groeiende inkomsten hebben en een 30% hogere winst genereren dan niet-Agile-bedrijven, meldt minder dan een derde van alle bedrijven dat ze regelmatig gebruikmaken van Agile.
  2. Low-end softwareoplossingen – Een low-end tool aanschaffen waaraan functies ontbreken in plaats van in een goede softwareoplossing investeren is nog een fout die veel bedrijven maken. Wat verbazingwekkend is, is dat sommige bedrijven (23%) helemaal geen project management software gebruiken. Hoogpresterende bedrijven (87%) begrijpen echter het belang van verbeterde efficiëntie en meer functionaliteit die project management (PM) software biedt. Maar elke software is anders. Succesvolle bedrijven noemen betrouwbaarheid, eenvoudige integratie en gebruiksgemak als de belangrijkste kwaliteiten bij het kiezen van nieuwe project management software. Goede software moet ook naadloos werken in universeel populaire tools zoals Office, Office 365, Skype, PowerPoint en SharePoint, en moet toonaangevende cloudgebaseerde PM-services bieden om flexibiliteit en beveiliging toe te voegen en tegelijkertijd technische complexiteit te verminderen.
  1. Ineffectief balanceren van virtuele teams – Met teams die op afstand werken, vaak wereldwijd in verschillende tijdzones, culturen en talen, zijn communicatievaardigheden en tijdbeheer belangrijker dan ooit geworden. Dankzij toegang tot tools waarmee belanghebbenden onderweg projecten kunnen beheren en snel de laatste statussen, gesprekken en projecttijdlijnen kunnen delen via een toegewijde projectsite (zoals die door goede PM-software wordt geboden), blijft iedereen verbonden en georganiseerd.
  2. Weinig executive ondersteuning – Het hebben van een executive sponsor met gevestigde belangen, iemand die je project van begin tot eind ondersteunt, is een grote factor in projectsucces. En toch hadden minder dan twee van de drie projecten actief betrokken projectsponsors om duidelijke instructies te geven of problemen op te lossen. Een gebrek aan tijd is vaak een probleem. Voordat een project wordt gestart, moeten sponsors en projectmanagers dus bijeenkomen om dingen zoals tijdbeheer, rapportage, vergaderingen, probleemescalatie enzovoort te bespreken. Daarnaast is het belangrijk software te hebben waarmee je Project Management Office (PMO) of sponsor zonder extra hulp PM-instellingen kan beheren.
  3. Niet afgestemd op de doelen en strategieën van een organisatie – Niet-gedefinieerde projectdoelen zijn een van de grootste factoren in mislukte projecten. En toch melden organisaties dat gemiddeld drie van de vijf projecten niet zijn afgestemd op de bedrijfsstrategie. Het is essentieel de belangrijke strategische prioriteiten van je bedrijf te begrijpen en vervolgens projecten te bekijken om te zien hoe ze (en of ze überhaupt) zijn afgestemd op strategische bedrijfs-/afdelingsdoelen. Dit zou moeten helpen bij het prioriteren van projecten en het beëindigen van projecten die een lage prioriteit hebben of op de een of andere manier geen verband houden met de algehele strategie. Zo bespaar je niet alleen waardevolle tijd, moeite, geld en bronnen, maar zorg je ook voor goede projecten waarvoor je de benodigde executive ondersteuning zult krijgen.
  4. Communicatiestoring – Uit een onderzoek van het PMI bleek dat een van de belangrijkste oorzaken van projectmislukking die bedrijven meldden, slechte communicatie is. Gelukkig wijst recent onderzoek uit dat het aanschaffen van de juiste PM-software de interne teamcommunicatie aanzienlijk lijkt te verbeteren, evenals de communicatie met klanten. De mogelijkheid om in realtime te communiceren met teamleden aan de andere kant van de gang of aan de andere kant van de wereld dankzij tools die zijn ontworpen om je kritieke gesprekken snel en veilig te verzenden, is belangrijk voor het succes van een project.

Van eenvoudige tot ingewikkelde problemen, en alles daartussenin, een project kan veel valkuilen hebben. Maar voor elke val is er ook een oplossing. En aangezien laagpresterende organisaties bijna 12 keer zoveel bronnen verspillen aan mislukte projecten dan hoogpresterende organisaties, is het nu de beste tijd om die hoognodige veranderingen te implementeren.

Over de auteur

The Microsoft 365 team is focused on sharing resources to help you start, run, and grow your business.

Aan de slag met Microsoft 365

Het is het Office-pakket dat je kent, plus de hulpmiddelen waarmee je beter kunt samenwerken. Zo kun je overal en altijd meer voor elkaar krijgen.

Nu kopen

Het Groeicentrum is geen professioneel belasting- of financieel advies. Neem contact op met je eigen belasting- of financieel adviseur om je eigen situatie door te nemen.