Vijf tijdbeheervaardigheden om je te helpen minder te werken

Met alle afspraken met leveranciers, klanten en je eigen team, plus al het werk dat je op je bord krijgt, is effectief tijdbeheer voor bedrijfseigenaren van kritiek belang. Want wanneer je in tijdnood komt, vallen dingen door de gaatjes, schieten erbij in of worden gewoon vergeten, en dat kan je zaken negatief beïnvloeden, je stressniveau verhogen en zelfs problemen voor jou persoonlijk veroorzaken.

Natuurlijk is er geen panacee voor een drukke agenda en is er geen standaardoplossing voor het effectief beheren van tijd; maar er is tijdbeheersoftware die je kunt aanpassen voor jouw organisatie en die je kan helpen meer te halen uit elke dag. Hier volgen slechts een paar van de dingen waarvoor veel ondernemers software als deze nuttig vinden:

1. Facturering. Door een oplossing te vinden waarmee je digitale facturen kunt maken en distribueren en alles in de cloud kunt opslaan, kun je niet alleen je tempo versnellen, maar ook waardevolle kantoorruimte besparen. En met gemakkelijke instanttoegang tot je bestanden op al je apparaten kun je onmiddellijk wijzigingen aanbrengen, vrijwel overal factureren en je gegevens controleren, waar je ook bent. Als kers op de taart kun je met online facturering veel van de kosten voor papier, inkt en frankering voorkomen, en je factureringskosten met bijna een derde verlagen.
2. Planning. In plaats van je tijdmanagementvaardigheden op de proef te stellen telkens wanneer je een schema moet aanpassen, kun je de nieuwste software gebruiken om je boekingen te vereenvoudigen. Met de kracht om klanten, vergaderingen en stafleden te plannen met behulp van technologie die je helpt het hele plaatje te zien, kun je jouw tijd – en die van hun – zo goed mogelijk benutten. Natuurlijk zijn planners er niet alleen om zelf te gebruiken. Ze zijn ook een uitstekend hulpmiddel voor klanten. Door je klanten toegang te geven tot een mobiele app waarmee ze hun afspraken online kunnen boeken, waar ze ook zijn, geef je ze de mogelijkheid hun eigen tijd effectiever te benutten. En omdat je bewerkingen en updates kunt uitvoeren, en meerdere schema’s vanuit één hub kunt bijhouden, maak je het jezelf gemakkelijker.

3. Kilometers bijhouden. Door je in staat te stellen je kilometers digitaal bij te houden met trackingsoftware, kun je je administratie beter bijhouden en je kilometerstanden bijna overal invoeren. En met digitale logboeken die gemakkelijk kunnen worden geopend en bewerkt met software die gemaakt is voor jouw specifieke behoeften, kun je ook nog tijd besparen.
4. Je bedrijf op de kaart zetten. In de voortdurende strijd om je bedrijf onder de aandacht te brengen en te zorgen dat het het eerste is waar mensen aan denken, kan de juiste software een groot verschil maken. Door een oplossing te vinden waarmee de informatie van je bedrijf digitaal kunt vermelden en op meerdere locaties tegelijk bijwerken, kun je ervoor zorgen dat je bedrijfsinformatie altijd correct is, en meer tijd krijgen om je bezig te houden met je producten, services en klanten. En wanneer je een oplossing kiest waarmee je al je belangrijke informatie op één plaats bij de hand hebt, hoef je je maar bij één hub aan te melden om dingen bij te houden als openstaande facturen, niet-verzonden marketingcampagnes en afspraken met klanten, online impressies; en zelfs voorstellen krijgen voor acties en meldingen over activiteiten tussen verschillende apps.
5. Contacten organiseren. Door je zakelijke contacten te integreren met tijdbeheersoftware die overal met je meegaat, zit je nooit zonder toegang tot belangrijke klanten, je leveranciers of je team. En met de kracht om bijna overal werk te delegeren, benodigdheden te bestellen en met je klanten te praten, kan dit een belangrijk hulpmiddel zijn om je succes te bevorderen.

Bij het zakendoen kan tijdbeheer het verschil maken tussen succes hebben en mislukken, de deal sluiten of mislopen, contact maken met je klanten of een kans missen. Daarom is het zo belangrijk een tijdbeheersoftware-oplossing te kiezen waarmee je meer kunt doen dan alleen je agenda bekijken en delen. Door een hulpprogramma te vinden dat je facturering, contacten, agenda’s, planningsoftware en online aanwezigheid in één hub combineert, kun je zowel op kantoor als onderweg meer doen, vanaf bijna elk apparaat. En niet alleen dat, maar het kan je helpen je bedrijf effectiever te runnen, wat je weer kan helpen je projecten, aanvragen en takenlijst bij te houden en zo je stress verminderen, zodat je inderdaad kunt genieten van de vruchten van je arbeid.